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Gehaltsabrechnungen per Klick - ja, aber bitte verschlüsselt

Advertorial

Ein Interview mit Axel Ruf, Experte zum Thema E-Mail-Verschlüsselung bei Swiss Post Solutions AG

Die Digitalisierung schreitet voran – immer mehr administrative Arbeiten werden per Klick erledigt: auch das Versenden von Gehaltsabrechnungen. Denn so können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. Doch warum ist der verschlüsselte digitale Versand von HR-Dokumenten wichtiger denn je? Wie das überhaupt funktioniert und was für eine Rolle IncaMail einnimmt, erklärt Axel Ruf, Experte zum Thema E-Mail-Verschlüsselung bei Swiss Post Solutions AG.

HRP: Herr Ruf, ist das Verschlüsseln von E-Mails und HR-Dokumenten aufwendig und kompliziert?

Axel Ruf: Ein Trugschluss, der sich tatsächlich immer noch hartnäckig hält. Heutzutage ist die Verschlüsselung weder kompliziert noch aufwendig – zumindest nicht zwangsläufig. Denn mittlerweile sind Tools verfügbar, die die Verschlüsselung im Hintergrund übernehmen – so beispielsweise IncaMail der Schweizerischen Post. Alle erzeugten Dokumente aus den gängigen HR-Systemen können damit direkt verschlüsselt versendet werden. Beispiele hierfür sind Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise und Lohnsteuernachweise.

HRP: Warum ist die E-Mail-Verschlüsselung besonders im Bereich HR so wichtig?

Ruf: HR-Abteilungen sind aus mehreren Gründen besonders gefordert: Sie haben ständig mit personenbezogenen Daten zu tun und tauschen sich regelmäßig per E-Mail aus. Spätestens seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gelten für Unternehmen hohe Anforderungen im Umgang mit sensiblen Personendaten. Werden diese nicht eingehalten, drohen Sanktionen. Weiter ist das Image von Unternehmen stark davon abhängig, wie verlässlich sie mit den Daten ihrer Mitarbeitenden, aber auch ihrer Kundschaft umgehen.

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Datenschutzkonform und sicher mailen mit IncaMail

Quelle: HR Performance 4/2021

Teaserfoto: iStock/anyaberkut

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