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Exzellente Mitarbeiter suchen und finden: Das systematische Bewerbergespräch

Kein Bewerbungsgespräch gleicht dem anderen. Selbst dann nicht, wenn es um dieselbe zu besetzende Stelle geht. Die große Unbekannte ist der Kandidat. Ganz gleich, wie viele Fragen sich der Unternehmer oder Personalverantwortliche im Vorfeld überlegt hat und wie der Ablauf geplant ist – erst durch den Kandidaten wird das Bewerbungsgespräch zu dem, was es ist – ein Kennenlernen auf Augenhöhe. Jedes Unternehmen setzt dabei andere Maßstäbe. Die Individualität der Stelle und der Person müssen berücksichtigt werden: von der Mitarbeiterin am Empfang, der Bürokraft für die Buchhaltung, über den Vertriebsleiter bis zum möglichen Geschäftspartner oder einem zukünftigen Nachfolger. Hinzu kommt, dass jeder Interviewer seinen individuellen Stil pflegt. Ist es dem einen wichtig, dem Kandidaten gleich die Anspannung zu nehmen, wird er zu Gesprächsbeginn einen hohen Redeanteil einnehmen. Anderen hingegen ist der Umgang des Bewerbers mit herausfordernden Situationen wichtig, sodass dieser unmittelbar mit seiner persönlichen Vorstellung beginnen und ins kalte Wasser springen darf.

Lass uns miteinander reden!

Letztlich gilt: Nicht für jede Stelle wird der gleiche Aufwand betrieben. Dennoch sind gewisse Überlegungen für jedes Bewerbungsgespräch unabdingbar. Die Struktur und die Fragen müssen in Bezug auf die zu besetzende Stelle für alle Bewerber gleich und damit vergleichbar sein und das heißt: Am Ende mehrerer Gespräche muss eine Auswertung erfolgen können. Und so banal es klingen mag: Je besser die Vorbereitung, desto besser das Gesprächsergebnis. Warum das so ist? Weil sich der Fragensteller umso stärker auf das Verhalten des Kandidaten und die Gesprächsführung konzentrieren kann, je detaillierter die organisatorischen Dinge geplant sind. Zeitplanung, Ortswahl, Raumausstattung, Gesprächspartner, Sitzordnung – Unklarheiten oder Flüchtigkeitsfehler behindern eine umfängliche Konzentration auf den Menschen hinter dem Bewerber.

Wer fragt, der führt!

Eine der vielen Redewendungen rund um das Thema Fragen. Und gleichzeitig eine exzellente Wahrheit für die Vorbereitung auf jedes Bewerbungsgespräch, denn der Weg dorthin erfolgt über eine exzellente Fragetechnik. Werden die falschen Fragen zum falschen Zeitpunkt gestellt, kann ein Bewerbungsgespräch auch erfolgreich in den Sand gesetzt werden. Im Sand wird das Gespräch ebenso verlaufen, wenn die typischen Fragen aus dem nächstbesten Bewerbungsratgeber gestellt werden. Die enorme Fülle an Hilfestellungen für Bewerber führt dazu, dass sich viele hinter den dazugehörigen vorgefertigten Antworten verstecken können. Und schon entgeht dem Fragesteller das Wichtigste: Die tatsächliche Persönlichkeit des Kandidaten. Dieser echten Persönlichkeit kommt nur derjenige auf die Spur, der  bereit ist, das Bewerbungsgespräch mit einer exzellenten Fragetechnik auszustatten. Folgende Tipps helfen dabei:   

Verwenden Sie verschiedene Fragetypen: Nur so bekommen Sie einen fundierten Eindruck von Ihrem Gegenüber und können neben dem Wissen auch die Verhaltenskompetenz und Persönlichkeit einschätzen.

Fragen Sie wohlwollend: Gehen Sie wertschätzend in das Gespräch und freuen Sie sich auf einen Austausch auf Augenhöhe.

Stellen Sie mehr offene als geschlossene Fragen: Offene Fragen animieren Ihren Kandidaten zum Reden und engen ihn in seiner Antwort nicht ein.

Geben Sie dem Bewerber Zeit zum Nachdenken und Antworten: Gerade bei unerwarteten Fragen oder Fragen, die der Kandidat mit Sicherheit nicht in einem Internetratgeber gefunden hat, dürfen Sie Ihrem Gegenüber Zeit geben und gespannt sein auf eine ehrliche Antwort:

Fragen Sie nach: Hören Sie genau zu und gehen Sie auf die Antworten Ihres Kandidaten ein, bei welchen noch Unklarheiten bestehen.

Bauen Sie bewusst auch Phasen des „Nicht-Fragens“ ein: Fragen können auch in eine falsche Richtung führen. Vor allem dann, wenn Sie zu wenig zuhören. Achten Sie auf die Sprechpausen des Kandidaten und stellen Sie nicht sofort die nächste Frage. Oftmals kann das Nicht-Fragen wichtiger sein als das Fragen.

Verwenden Sie Fragen für den Themenwechsel: Fragen erleichtern es uns, ein Gespräch zu führen und damit gezielt zu lenken. So können Themenbereiche einfach gewechselt werden. Wenn Sie nach einer Frage zur Ausbildung die Gründe zur Entscheidung dafür abfragen, wechseln Sie fast unbemerkt vom Themenkomplex Biografie in den Bereich der Motivation.

Entwickeln Sie den Inhalt Ihrer Fragen entlang des Kompetenzprofils: Die intensive Vorbereitung der erforderlichen Kompetenzen für die zu besetzende Stelle zahlt sich aus, wenn Sie diese als Basis für Ihre Fragen verwenden, denn: Für jede Kompetenz können erfolgskritische Verhaltensweisen definiert werden, die wiederum in konkrete Fragen umgesetzt werden können.

Die Dreieckstechnik

Die meisten Fragen im Bewerbungsgespräch haben vor allem ein Ziel: Das Verhalten des Kandidaten zu ergründen. Wie reagiert er in bestimmen Situationen? Welche Prioritäten setzt er? Wie verhält er sich bei schwierigen Herausforderungen? Themenfelder, die unter anderem durch die Dreieckstechnik angesprochen werden können. Dabei betrachtet man die konkrete Situation, das Verhalten der Person in dieser Situation und letztendlich die persönliche Konsequenz. Mögliche Situationen können auch konstruiert werden: „Stellen Sie sich vor, Sie telefonieren gerade mit einem langjährigen Kunden und in diesem Moment betritt ein neuer Kunde den Raum und schaut Sie erwartungsvoll an. Was machen Sie?“ Der Kandidat muss die Antwort – wie auch immer sie ausfällt – unbedingt erklären. Warum vertröstet er den Kunden am Telefon? Warum lässt er den neuen Kunden warten? Was sagt er ganz konkret zur Person am Telefon? Ob junge Kandidaten mit wenig Erfahrung oder „alte Hasen“ – durch die Begründung des Verhaltens, werden Spekulationen vermieden. Ein weiteres Beispiel: Auf dieFrage nach einer beliebigen Situation „Was sind Ihre größten Erfolge gewesen?“ folgt oft eine klassische Antwort: „Mein bestandener Abschluss“. Wesentlich aufschlussreicher ist die Frage nach dem Verhalten: „Was haben Sie konkret dafür gemacht? Wie haben Sie Ihren Alltag organisiert, um dieses Ziel zu erreichen? Was waren die größten Hindernisse dabei und wie sind Sie damit umgegangen?“ sowie dem Ergebnis: „Was haben Sie aus dieser Situation gelernt?“ oder „Was machen Sie nun zukünftig anders?“ Mit dieser Fragetechnik kann einerseits das wahrscheinliche Verhalten der Person in zukünftigen Situationen erfragt werden, aber auch – und das ist noch aufschlussreicher – bereits erlebte Situationen und das dort gezeigte Verhalten. Eine wertvolle Erkenntnis!

Zwischen Onboarding und Absagen

Ist die Entscheidung gefallen und der neue Mitarbeiter gewonnen, ist es die Aufgabe des Unternehmers, den Neuen ebenso exzellent an Bord zu holen, damit die Zusammenarbeit beginnen kann. Konkret geht es also um die Zeitspanne von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag. Aber zuvor noch ein kleiner und wichtiger Exkurs: Es wird sich nicht verhindern lassen, dass einigen Bewerbern eine Absage erteilt werden muss. Wichtig ist, sich darüber klar zu sein, dass eine Absage immer auch Marketing ist. Genau deshalb unterscheidet die Art der Absage gute von exzellenten Unternehmen. Gerade mit Absagen erreicht man im Normalfall einen deutlich größeren Personenkreis, schließlich bekommen meist mehr Menschen eine Absage als eine Zusage. Ganz im Zeichen der „Candidate Experience“ verbietet sich deshalb eine Standard-Absage mit nichtssagenden Floskeln. Bereits mit einem individuellen Satz „Beeindruckt hat uns Ihr Engagement als Tänzerin. Hier wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg!“ (Hinweise geben der Lebenslauf oder das Anschreiben des Kandidaten sowie das Bewerbungsgespräch) heben sich Unternehmen deutlich von gängigen „copy&paste“-Absagen ab.

Der glückliche Eine

Ja und dann gibt es ja auch noch den glücklichen Einen. Ein Griff zum Telefon reicht, um die gute Nachricht zu übermitteln. Wenn das Unternehmen „Ja“ sagt, freut sich der Kandidat sicher über eine kurze Erklärung, warum die Entscheidung für ihn gefallen ist. Sollte er keine Bedenkzeit mehr brauchen, kommt es zur Vertragsunterzeichnung – persönlich oder auf postalischem Wege. Übrigens: Die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag ist eine wunderbare Gelegenheit, sich näher kennenzulernen. Unternehmer sollten diese Zeit unbedingt nutzen, um im engen Kontakt mit dem zukünftigen Mitarbeiter zu bleiben und ihn schon jetzt bestmöglich an das Unternehmen zu binden. Vielleicht gibt es ja sogar ein gemeinsames „Glückwunsch-Essen“ – dann steht der erfolgreichen Mitarbeit sicher nichts mehr im Weg!

Autor: Thomas Völkl, Experte für Personalauswahl und Vortragsredner