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„Es ist erschreckend, wieviel unter dem Radar bleibt“

Interview mit Tobias W. Goers, Vertriebsleiter KMU HR Solutions der ADP Employer Services GmbH

HRP: In einer aktuellen Blitzumfrage unter KMU fanden Sie heraus, dass viele Unternehmen keinen richtigen Überblick über die Kosten in der Personalabteilung haben. Was bedeutet das genau?

Tobias Goers: Oftmals wissen kleine und mittelständische Unternehmen nicht genau, welche Kosten in der Personalabteilung anfallen. Generell kann zwischen direkten und indirekten HR-Kosten unterschieden werden. Die direkten Kosten sind relativ schnell und einfach zu ermitteln. Hier handelt es sich u.a. um Anbieter- und Lizenzkosten für eingesetzte HR-Software oder um die Mitarbeitergehälter in der Personalabteilung. Die indirekten Kosten sind schwieriger zu erheben, denn es geht um HR-Prozesskosten. Wie lange braucht beispielsweise ein (oder zwei) HR-Mitarbeiter, um die Lohnabrechnung durchzuführen, Infos aus den Papierakten zu suchen oder um eine Fehlzeitenübersicht zu erstellen. Mit diesen scheinbar kleinen Tätigkeiten sind gerade KMU sehr intensiv beschäftigt und zeitweise überfordert.

Dies ist leider nur die Spitze des Eisbergs. Im Schnitt finden sich allein in der HR-Administration circa 23 administrative Prozesse, die betreut und gepflegt werden wollen. Tendenz steigend. Mit einer HR-Vollkostenanalyse werden diese Prozesse genauer analysiert und die Kosten ermittelt. Wenn Unternehmen selbstständig ihre Kosten unter die Lupe nehmen, schauen sie in der Regel lediglich auf die direkten HR-Kosten und haben somit nur 27 Prozent der Gesamtkosten im Blick – denn 63 Prozent des HR-Aufwandes sind im indirekten Bereich zu finden. Erschreckend, wieviel unter dem Radar bleibt und welche Einsparpotenziale und Effizienzen noch zu finden sind.

HRP: Was sind demnach für KMU die größten Zeitfresser im HR-Bereich?

Goers: Laut unserer Blitzumfrage sehen 42 Prozent – und so der Großteil der befragten KMU – den größten administrativen Arbeitsaufwand in der Abwicklung der Entgeltabrechnung. Darauf folgt mit 19 Prozent das Bescheinigungswesen. Dieses ist wiederum stark mit der Lohnabrechnung verzahnt. Hier muss doch etwas getan werden, um den KMU diese Last von den Schultern zu nehmen, oder?

HRP: Mit welchen Maßnahmen können KMU Zeit und Kosten sparen?

Goers: Im ersten Schritt hilft eine HR-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die alle Kosten – direkt und indirekt – unter die Lupe nimmt. Auf Grund unserer jahrzehntelangen Expertise haben wir in diesem Bereich sehr gute Tipps, Tricks und Tools entwickelt, die KMU dabei helfen, alle Kosten zu finden und einen umfangreichen Überblick zu bekommen. Erst dann kann der Schraubenschlüssel angesetzt und gemeinsam analysiert werden, welche administrativen Prozesse optimiert werden können. Laut unserer Blitzumfrage wird deutlich, dass wir uns auf den Bereich der Lohnabrechnung fokussieren sollten. Tatsächlich finden sich hier im direkten sowie indirekten Kostenbereich oftmals immense Einsparpotenziale.

HRP: Was waren für Sie die überraschendsten Ergebnisse Ihrer Blitzumfrage?

Goers: Was mich am meisten überrascht hat, ist die Tatsache, dass es laut unserer Befragung 61 Prozent der KMU sehr wichtig zu sein scheint, Zeit und Kosten in der Personaladministration einzusparen und Ressourcen effizienter einzusetzen. Trotzdem haben wiederum 61 Prozent keinen Überblick über ihre HR-Kostenstruktur und wissen zum Beispiel nicht, was ihre Entgeltabrechnung für interne Kosten verursacht. Wie sollen denn so geeignete Potenziale ausgenutzt werden?

 Als HR-Dienstleister bin ich tatsächlich erschrocken darüber, dass immer noch 52 Prozent der Unternehmen ihre Entgeltabrechnung eigenständig und intern abwickeln, obwohl das doch augenscheinlich der größte Zeitfresser ist.

HRP: Welche Ansatzpunkte für zukünftige Umfragen/Studien haben sich ergeben?

Goers: Uns interessiert nun brennend, wo gerade KMU neben der Entgeltabrechnung weiteren Bedarf an entlastenden Tools und Dienstleistungen sehen. Uns als ADP ist es wichtig, nicht am Kunden „vorbei zu entwickeln“ und stets am Puls der HR-Zeit zu sein. Hier arbeiten wir tagtäglich an der Verbesserung unserer Services und unserer Tools, damit kleine und mittelständische Unternehmen weiterhin der Motor unserer deutschen Wirtschaft bleiben können. Zukünftig wird die Personalarbeit der Hauptfaktor sein, der über Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen entscheidet.

 HRP: Vielen Dank für das Gespräch.