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Elf Fallen auf dem Weg in die digitale Zukunft

Was haben Digitalisierung und das erste Date gemeinsam? Vor beidem haben viele Leute Angst, obwohl sie wissen, dass es ein wichtiger Schritt für eine gelungene Zukunft ist. Und tatsächlich kann beim Digitalisieren wie beim Rendezvous einiges schief gehen. Erste Dates hatte ich nicht ganz so viele, aber Digitalisierungsprojekte habe ich mit meinem Team inzwischen mehr als hundert geplant und durchgeführt. In den meisten Fällen mit großem Erfolg. Mittlerweile kennen wir die größten Fallen, die auf dem Weg der digitalen Transformation lauern. Hier sind die elf häufigsten:

1. Wer ohne klares Ziel loslegt, scheitert.

Grundlage für jedes Projekt sind klar definierte Ziele. Diese müssen möglichst präzise bestimmt werden auch bei agilen Vorhaben. Erst dann können aus den Anforderungen Lösungen erarbeitet werden. Um möglichst klare Abgrenzungen zu schaffen, gilt es nicht nur die Ziele, sondern auch die Nicht-Ziele zu benennen.

2. Die IT-Abteilung darf nicht allein verantwortlich sein.

Bei einem Projekt muss geklärt werden, wer die Verantwortung trägt. Meist ist die IT-Abteilung verantwortlich. Ohne Rückhalt aus der Chefetage geht es jedoch nicht. Gerade in Branchen, die originär nichts mit IT zu tun haben, wie z. B. Medizin oder auch fertigende Industrie, werden die IT und deren Innovationsvorschläge oft eher als lästige Kostenstellen gesehen. Dabei ist eine funktionierende IT das Rückgrat eines jeden Unternehmens.

3. Ohne gesunden Menschenverstand und Empathie geht es nicht.

Es geht immer um Menschen. Man sagt Informatikern ja oft nach, sie seien gefühlarme, analytische Maschinen. Dabei besteht nur etwa die Hälfte unserer Arbeit aus Fachwissen, die andere Hälfte ist Kommunikation und zwischenmenschliche Problemlösung. Nur mit einem hohen Maß an Empathie und gesundem Menschenverstand, ist es möglich, sich in die Rolle aller Stakeholder hineinzudenken und sinnvolle Lösungen herbeizuführen.

4. Sorgen und Ängste müssen ernst genommen werden.

Oft haben Mitarbeiter Angst, dass ihr Arbeitsplatz durch Software ersetzt wird. In den allermeisten Fällen ist dies unbegründet. Es ist extrem wichtig, mit den Leuten zu reden und ihre Bedenken ernst zu nehmen. Und: Projekte sind besonders erfolgreich, wenn auch Wünsche und Ideen von nicht-IT-affinen Anwendern wie z. B. Handwerkern oder Facharbeitern eingearbeitet werden.

5. Durch die Digitalisierung ändert sich die Arbeit, aber sie wird nicht weniger.

Die Arbeit wird durch die Digitalisierung nicht immer weniger, aber immer anders. Eher selten fällt tatsächlich direkt und kurzfristig weniger Arbeit an. Die Dokumentation wird verbessert, Wissensaufbau und -verwertung werden optimiert. Diese Art von Knowledge Management ist die Basis für eine anschließende Auswertung der Daten, z.B. durch künstliche Intelligenz, und somit auch für langfristigen Erfolg.

6. Kritisch, streng und anspruchsvoll bleiben.

Die erfolgreichsten Projekte sind die, in denen der Kunde mitdenkt und unsere Arbeit kritisch hinterfragt. Das Expertenwissen unserer Berater und Softwareentwickler kann nur gepaart mit dem Know-how der Kunden zu einem Erfolg werden. Der Kunde sollte kritisch, streng und anspruchsvoll sein. Gleichzeitig wünschen wir uns natürlich auch, dass Kunden uns vertrauen, wenn wir Ideen für nicht realisierbar halten. Auch wir können nur begrenzt zaubern.

7. Insellösungen bringen gar nichts.

Gerade bei öffentlichen Organisationen haben wir bisweilen die Erfahrung gemacht, dass jede einzelne Behörde ihr eigenes Süppchen kocht und lieber autark arbeitet. Das führt zu Kommunikationsblockaden, ist ineffizient und schlussendlich anstrengend für alle Beteiligten. Die allermeisten IT-Strategien können nur dann aufgehen, wenn sie die komplette Struktur des Unternehmens erfassen.

8. Keine Strohfeuer entfachen.

Manchmal werden Projekte begonnen und dann nicht zu Ende geführt. Die Kunden sind zu Beginn Feuer und Flamme, verlieren dann aber bisweilen die Motivation. Solche Strohfeuer sind für alle Seiten frustrierend.

9. Wer an der falschen Stelle spart, kommt nicht weiter.

Zwei Bereiche, in denen Sie bei einem Digitalisierungsprojekt nicht sparen sollte, sind der Dialog mit den Menschen und Zeit. Es geht nicht nur darum ein Tool auszurollen, ein Produkt zu liefern. Die Mitarbeiter müssen die Neuerung verstehen und akzeptieren. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Firmen bei Schulungen und Trainings sparsam werden. Geschulte Mitarbeiter arbeiten jedoch effektiver und motivierter, das zahlt sich am Ende immer aus. Und was die Zeit angeht: Die digitale Transformation wird nicht mal ebenso nebenbei erledigt.

10. Es gibt aber auch immer Sparpotenzial.

Sparpotenzial gibt es zum Beispiel bei den Lizenzkosten. Wir haben von Anfang an auf Open-Source-Lösungen gesetzt. Es gibt immer noch Kunden mit Sicherheitsbedenken und Markengläubigkeit, aber Leaks gibt es auch im Quellcode von Microsoft und Apple. Zudem hat die Wahl von Open-Source-Software auch einen weltanschaulichen Aspekt. Wissen wächst, wenn man es teilt. Es sollte nicht nur vom Budget abhängen, ob man sich Wissen leisten kann oder nicht.

11. Digitalisierung ist ein permanenter Prozess.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Uns sind langfristige Projekte am liebsten, auch weil wir die Kunden dann kennengelernt haben und wissen, wie sie ticken. Und vice versa. Da die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist, sollte man nie von End- sondern nur von Zwischenergebnissen sprechen. Die Digitalisierung ist ein Weg, auf dem man niemals stehen bleiben darf.

Zum Autor: Torsten Thau hat 2006 gemeinsam mit Thomas Maier, René Böhm und Rico Barth die Softwarefirma c.a.p.e. IT gegründet. Er hat mehr als 100 Digitalisierungsprojekte begleitet und zum Beispiel bei Burda, DB Cargo oder öffentlichen Verwaltungseinrichtungen Software implementiert.

Foto: Torsten Thau © One Moment Pictures

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