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Wie eine Professionalisierung durch digitale Personalakten gelingt – Teil 2

Es ist höchste Zeit, die Personalarbeit insgesamt zu professionalisieren und an die Erfordernisse der digitalen Arbeitswelt heranzuführen. Gleichzeitig müssen Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effektivität) bei der Durchführung personalwirtschaftlicher Maßnahmen verbessert werden.

In Teil 1 ging es um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nun folgen eine Checkliste und einige Tipps, worauf Unternehmen bei Umstellung auf eine Digitale Personalakte achten sollten.

Erster Prüfungsschritt – Notwendigkeit der Aufbewahrung:

  • Bestimmen des Dokumentenbestands
  • Qualifizieren der Dokumente (Arten/Kategorien)
  • Identifizieren der jeweiligen gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
  • Bestimmen betrieblicher Aufbewahrungszwecke

 

Zweiter Prüfungsschritt – Ausgestaltung der Aufbewahrung:

  • Beachten der Grundanforderungen: Integrität, Authentizität, Lesbarkeit
  • Bestimmen weiterer Anforderungen: Aufbewahrungsdauer, Verkehrsfähigkeit, Vollständigkeit und Vertraulichkeit
  • Auswählen der Sicherungsmittel in Bezug auf die zu erfüllenden Anforderungen: Qualitätsunterschiede elektronisch signierter und unsignierter Dokumente
  • Notwendiges Pflegen der eingesetzten Sicherungsmittel (Notwendigkeit von Transformation, Verifikationsdatenbeschaffung und Neusignierung)
  • Konzipieren des elektronischen Archivsystems

 

So wichtig ist ein Löschkonzept – Datenschutz-Compliance

In vielen Geschäftsprozessen und IT-Anwendungen werden personenbezogene Daten verwendet. Die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes wie Erforderlichkeit, Datenvermeidung und -sparsamkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten sind zu beachten und eine Löschung ist zu gewährleisten. Daten werden auf der Grundlage von einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften wie Gesetzen oder Verordnungen (Betriebs- oder Dienstvereinbarungen) erhoben, verwendet und gelöscht. Im Löschkonzept ist festzulegen, wie die datenschutzrechtlichen Pflichten zur Löschung erfüllt werden. Löschprotokolle dienen als Nachweis der rechtskonformen Löschung, und sie sind nach vier Jahren ebenfalls zu löschen. Personenbezogene Daten sollten grundsätzlich nicht nach individuellen Entscheidungen, sondern konsequent nach sinnvollen Regeln gelöscht werden. Demgemäß sind für eine datenschutzgerechte Gestaltung von IT-Prozessen die Prinzipien Zweckbindung („Use, Retention and Disclosure Limitation“) und Datensparsamkeit („Data Minimization“) anzuwenden. Unternehmen, die diesen Verpflichtungen nicht hinreichend nachkommen, drohen hohe Haftungsrisiken. Es zeigt sich, dass die Löschfristen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) eng mit den Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten verknüpft sind. Der datenschutzrechtlich Verantwortliche, somit der Arbeitgeber, unterliegt einer laufenden Pflicht zur Überprüfung des Bestehens von Löschungspflichten. Um die bei Verstößen gegen die DS-GVO drohenden schwerwiegenden Haftungsrisiken zu minimieren, müssen sich Arbeitgeber die Löschungsverpflichtung, die damit einhergehende, kollidierende Aufbewahrungspflicht und die jeweiligen Fristen vergegenwärtigen. Hierbei ist insbesondere zu beachten, dass bei einem Nebeneinander von verschiedenen Aufbewahrungsfristen die längste einschlägige Frist hinterlegt werden sollte.

Mit dem Wandel Schritt halten

Der Übergang vom Papier zum elektronischen Dokument schreitet schnell voran. Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen resultiert vor allem in Zeit- und Kostenvorteilen. Einsatzfelder für Digitalisierungsmöglichkeiten im Personalmanagement sind Personalauswahl, Personalentwicklung, Betriebliches Gesundheitsmanagement, Zeitmanagement sowie die Personaleinsatzsteuerung. Nachholbedarf besteht in vielen Unternehmen und insbesondere bei zunehmender Teilzeitarbeit sowie wachsenden Flexibilitätserfordernissen.

Autor: Raschid Bouabba, MCGB GmbH.

 

Der vollständige Artikel ist in der aktuellen Ausgabe der Lohn + Gehalt erschienen.

Den ersten Teil der Reihe finden Sie >> hier

 

 

 

 

 

 

Teaserfoto: © Adobe Stock/peach_fotolia 

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