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Wie eine Professionalisierung durch digitale Personalakten gelingt – Teil 1

Es ist höchste Zeit, die Personalarbeit insgesamt zu professionalisieren und an die Erfordernisse der digitalen Arbeitswelt heranzuführen. Gleichzeitig müssen Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effektivität) bei der Durchführung personalwirtschaftlicher Maßnahmen verbessert werden.

Folgende Ausgangssituation: Die in Papierform vorhandenen Personalakten werden oft von einer Fremdfirma eingescannt und im Anschluss zurückgegeben. Die digitale Personalakte befindet sich somit genau wie die Stamm- und Abrechnungsdaten der Mitarbeiter im HR-System. Nach dem Scanprozess wird eine Qualitätskontrolle durch das Personalmanagement vorgenommen. Die Mitarbeiter erhalten dann Gelegenheit, Einsicht in ihre Papierakte zu nehmen, und anschließend sollen die Papierunterlagen vernichtet werden. Es stellt sich nun für eine revisionssichere Archivierung die Frage, welche Papierunterlagen trotz Digitalisierung im Unternehmen aufbewahrt werden müssen.

Unsicherheit bei Unternehmen: Welche Unterlagen müssen aufgehoben werden?

Die verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen lassen nicht einheitlich erkennen, welche Unterlagen das im Einzelnen sind und welche gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen sind. Weiterhin steht die Frage im Raum, wie lange Papierunterlagen, die nicht vernichtet werden dürfen, im Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Die historisch gewachsenen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich in den für das Personalmanagement relevanten Bereichen (Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Recht der betrieblichen Altersversorgung etc.) erheblich, und dies schafft große Unsicherheiten bei der Digitalisierung. Das wird deutlich, wenn durch die gesetzlichen Vorschriften (Datenschutz-Grundverordnung der EU, Bundesdatenschutzgesetz etc.) die Vorgaben zur Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses in die betriebliche Praxis umgesetzt werden.

Gleichwohl kann die Verletzung von Aufbewahrungspflichten straf- und berufsrechtliche, aber auch prozessuale Konsequenzen haben. Beispiele sind die Verletzung der handelsrechtlichen Buchführungspflicht, dies kann eine Insolvenzstraftat nach §§ 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB) darstellen. Gemäß § 427 Zivilprozessordnung (ZPO) gilt der Inhalt der Abschrift einer Urkunde als bewiesen, wenn der Gegner der Anordnung, die in seinen Händen befindliche Urkunde vorzulegen, nicht nachgekommen ist. Die (Papier-)Urkunde ist im System des Beweisrechts das sicherste Beweismittel, da das Gericht, sofern die Echtheit der Unterschrift feststeht, hinsichtlich der Bestimmung des Beweiswerts des Dokuments Beweisregeln unterliegt. Elektronische Dokumente mit qualifizierter Signatur sind Urkunden gleichgestellt. Nicht signierte elektronische Dokumente können ebenfalls in einen Prozess als Beweismittel eingeführt werden; das Gericht ist allerdings in seiner Beweiswürdigung frei. Sofern die Echtheit des Dokuments strittig ist, muss der Beweispflichtige weiterführende Nachweise erbringen. Ob dies gelingt, hängt von den konkreten Umständen ab und dürfte bei ungesicherten Dokumenten schwierig sein.

Das sind die gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. In § 15 Abs. 4 Telemediengesetz (TMG) ist der Umgang mit Verbindungsdaten geregelt.

LUG7-2021-Digitale-Personalakte

 

Für die Aufbewahrungsfristen von Daten innerhalb der Personalakte eines Mitarbeiters gilt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Eine Aufbewahrungspflicht der Personalakte über die Verjährung hinaus ist nur für bestimmte Dokumente vorgeschrieben. Je nach Art der Unterlagen ist die Länge der Aufbewahrungsfrist etwa im Arbeitsrecht, im Lohnsteuerrecht oder im Sozialversicherungsrecht geregelt. Dokumente wie Lohnabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug dürfen laut Steuerrecht (§ 41 Einkommensteuergesetz – EStG) erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ist für alle Dokumente vorgeschrieben, die zur Gewinnermittlung eines Betriebs verwendet werden. Vor der Entsorgung einer Personalakte sollte deshalb eingehend geprüft werden, ob Lohnunterlagen darin enthalten sind, für welche die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt. Aufbewahrungsfristen von zehnjähriger Dauer und mehr ergeben sich insbesondere aus dem Steuer- und Handelsrecht. Dies betrifft nach § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO Bücher, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht worden oder der Buchungsbeleg, wie Lohnabrechnung, Bankauszug oder Betriebskostenabrechnung, entstanden ist.

Autor: Raschid Bouabba, MCGB GmbH.

 

Der vollständige Artikel ist in der aktuellen Ausgabe der LOHN+GEHALT erschienen.

 

 

 

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