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Was kommt nach der Digitalen Personalakte?

Laptop statt Aktenberge, Workflows statt Laufzettel, Scanner statt Locher. Mit der Einführung der digitalen Personalakte ist es geschafft: Der Grundstein zu einer erfolgreichen digitalen HR ist gelegt. Und nun? Soll die Personalabteilung zum Vorreiter der digitalen Transformation im Unternehmen werden?

Der Digitalisierungsgrad einer Personalabteilung kann unter drei Dimensionen betrachtet werden: Medien, Systeme und Anwender. Mit der erfolgreichen Einführung einer Digitalen Personalakte wurden Papierakten in digitale Dokumente überführt (Medien) und ein zentraler digitaler Datenpool eingeführt (Systeme), der nun der Personalabteilung zur Verfügung steht (Anwender).

Die nächsten Schritte zur Erhöhung des digitalen Reifegrads erfolgen entlang ebendieser Dimensionen. Kurz gesagt: Es sollen möglichst alle Anwender zukünftig ohne Papier arbeiten, mit einer maximalen Vernetzung der unterschiedlichen HR-Anwendungen.

Erste Dimension: Papier adieu, hallo digitale Prozesse

Die Devise lautet: das Papier sukzessive zu reduzieren und mit digitalen Prozessen zu arbeiten. So werden Papierdokumente in der HR-Eingangspost beispielsweise gescannt und in der elektronischen Akte weiterverarbeitet oder Mitarbeiter bekommen Dokumente digital zur Verfügung gestellt.

Zweite Dimension: Im Netz mit operativen HR-Anwendungen

Eine elektronische Personalakte ist niemals eine Stand-alone-Lösung. Erst durch die Vernetzung mit weiteren HR-IT-Systemen (z. B. Zeiterfassung, Payroll, Skillmanagement) wird sie zur zentralen Wissensdatenbank der HR. Im Idealfall bedienen diese Systeme mit Schnittstellen allesamt die Digitale Personalakte, denn diese ist der zentrale Informationspool der HR-Abteilung.

Dritte Dimension: unternehmensweite Nutzung  

Die Einführung der digitalen Personalakte beginnt in der Personalabteilung und setzt sich unternehmensweit fort. Es sollten mittelfristig alle Mitarbeiter eingebunden werden. Mit einem Employee Self-Service beispielsweise können Mitarbeiter des Unternehmens Einsicht in ihre eigene Personalakte nehmen. Genauso können über Manager Self-Services Vorgesetzte im Unternehmen eine ggf. eingeschränkte Einsicht in die Akten ihrer Mitarbeiter erhalten.

HR als Vorreiter der digitalen Transformation

Die Betrachtung der nächsten Schritte zum Ausbau der digitalen Transformation in den drei Dimensionen Medien, Systeme und Anwender zeigt, dass sich die drei Dimensionen gegenseitig bedingen und verstärken. Zum Beispiel führt das Ausrollen der digitalen Personalakte im ganzen Unternehmen (3. Dimension) dazu, dass papiergestützte Prozesse sich deutlich reduzieren. Wenn beispielsweise Mitarbeiter ihre Anträge digital stellen, verringert dies das Volumen der Papierdokumente (1. Dimension). Es lohnt sich, die HR-Abteilung zum Vorreiter der digitalen Transformation zu machen – schließlich ist sie das Aushängeschild des Unternehmens.

Quelle: Frank Rüttger und Jonas Erkel, IQDoQ GmbH, „Was kommt nach der Digitalen Personalakte“, HR Performance Spezial Digitale Personalakte 2/2020.