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Warum lohnt sich die Digitale Personalakte für Existenzgründer?

Seit der Jahrtausendwende hat sich in Deutschlands Personalabteilungen viel getan: Hängeregister drängen sich längst nicht mehr dicht an dicht in den Schubladen der Personalsachbearbeiter*innen. Und Kellerarchive benötigen die wenigsten Betriebe. Schuld ist die Digitalisierung. Sie weist das Papier in die Schranken und bringt zugleich viele Vorteile mit sich. Warum sich digitale Personalakten vor allem für Existenzgründer lohnen? Ein Überblick.  

Seit der Corona-Pandemie ist die Digitalisierung nicht zu bremsen. Aber: Nicht alle Betriebe ticken vollständig papierlos. Wie eine Bitkom-Umfrage zeigt: Vier von zehn Betrieben faxen immer noch. Gerade für Existenzgründer stellt sich die Frage: Wo macht Papier noch Sinn und wo ist es im Wald als Ressource besser aufgehoben? Stichwort: Personalakten.

Vor- und Nachteile der digitalen Archivierung  

Die Vorzüge von digitalen Personalakten liegen auf der Hand:

  • Unternehmen automatisieren Personalprozesse einfach und schnell. Die Zeitersparnis ist immens, weil intelligente Suchmöglichkeiten dafür sorgen, dass der HR-Mitarbeiter aus dem Effeff Dokumente findet.
  • Digitale Personalakten sorgen nicht nur für Freiraum, sondern auch für Freiheit. Der HR-Mitarbeiter kann auf das Dokument weltweit zugreifen – egal ob im Homeoffice oder am Strand. Längst muss er nicht mehr vor Ort sein, um in Archiven nach entsprechenden Akten zu suchen.
  • Digitale Personalakten sind DSGVO-konform. Betriebe legen von Anfang an fest: Wer darf auf die Unterlagen zugreifen, wer nicht.
  • Schlanke Arbeitsprozesse und keine Papier- sowie Aktenordnerkosten sind weitere Argumente, die für die digitale Variante sprechen.

Der größte Nachteil für Betriebe, die vorher mit Papierakten gearbeitet haben, ist die Umstellung. Denn diese kostet Zeit und Geld. Zeit, da die Unterlagen zunächst in digitale Form gebracht werden müssen. Geld, da diese Tätigkeiten Ressourcen im Unternehmen binden.

Existenzgründer sparen sich die Umstellung von Papier auf die digitale Variante

Der Vorteil von Existenzgründern: Erfassen sie Daten von Anfang an digital, fällt der manuelle Umstellungsprozess weg – und damit die größte Hürde für eine Implementierung einer digitalen Personalakte. Sie genießen von Anfang an die Vorzüge der elektronischen Variante und stellen sich so als ein moderner Arbeitgeber auch im Bereich HR auf digitale Füße.

 

Teaserfoto: © AdobeStock/Dilok