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Schützen digitale Prozesse in der Krise?

Es gibt in Unternehmen kaum einen anderen Bereich, der noch so stark wie die Personalabteilung von administrativen – meist papierbehafteten – Prozessen geprägt ist. Wer hier nicht am Puls der Zeit agiert, kommt in Krisenzeiten wie diesen schnell ins Straucheln.

Durch moderne Systeme ist es heutzutage leicht, analoge Prozesse digital abzubilden und sowohl bei der Durchlaufzeit als auch bei der reinen Bearbeitungszeit deutlich effizienter zu werden. Grundstock dafür ist die Digitale Personalakte – sie vereinfacht die Ablage und optimiert Suchprozesse.

Standard-Personalprozesse gibt es strenggenommen nicht

Doch die Akte ist nur ein kleiner Schritt. Viel spannender wird es, wenn sich Human Resources Gedanken über die Digitalisierung seiner Prozesse macht.

In der Regel gibt es drei Gruppen von Prozessen:

▪ Prozesse, die primär vom Mitarbeiter gestartet werden (z. B. Datenänderung von Bank oder    

   Krankenkasse, Urlaubsantrag, Krankmeldung).

▪ Prozesse für Führungskräfte (z. B. Beurteilungsprozesse, Gehaltsänderung, Versetzung).

▪ Prozesse für die Personalabteilung (z. B. Gehaltserhöhungsrunde, Wiedereintritt oder die

   Übernahme von Azubis).

 

Durch digitale Prozesse sind diese Vorgänge, für die sonst Tage benötigt werden, innerhalb von Minuten durchzuführen. Vielfach kommt die Forderung nach Standardprozessen oder Standardtools, die mit ein paar Klicks komplexe Prozesse abbilden sollen. Doch in der Personalarbeit gibt es streng genommen keine Standards. Natürlich sprechen Personaler häufig von den gleichen Basisprozessen, zum Beispiel eine Versetzung, ein Eintritt, eine Gehaltsänderung, aber damit ist ein möglicher Standard auch schon zu Ende.

Warum ein externes Tool?

Immer wieder stellt sich die Frage, ob für digitale Prozesse die bestehende Software-Landschaft genutzt werden soll oder dafür ein eigenes Tool angeschafft wird. Sicherlich haben viele ERP-Systeme auch die Möglichkeit, Prozesse digital abzubilden. Dies funktioniert in der Regel nur innerhalb dieser Software. Sobald Personaler auf Daten anderer Systeme zugreifen müssen, wird es schwierig. Dies ist der Vorteil von externen Tools, wie zum Beispiel EDIB Workflow von der BEGIS. Hiermit ist es möglich, über Datenkonnektoren auch auf andere Systeme zuzugreifen – ohne, dass der User etwas davon merkt. Und das alles in Echtzeit. Sollten Personaler ihr ERP-System einmal wechseln, können die Prozesse bleiben, da nur der Datenkonnektor angepasst werden muss.

Der Krisenschutz in Krisenzeiten wie diesen

Egal, wie eine Krisensituation entsteht, sobald Personaler nicht mehr die Möglichkeit haben, aus den bestehenden Büros heraus zu arbeiten, wird die Zusammenarbeit schwierig. Denn Homeoffice erfordert einiges an Vorbereitung. Problematisch wird es, wenn Mitarbeiter Unterlagen aus dem Büro benötigen oder laufend Dokumente in Papierform empfangen oder versenden müssen. Gerade in Krisen sind die HR-Mitarbeiter besonders wichtig. Unternehmen, die bereits vorher in digitale Prozesse oder zumindest die Digitale Personalakte investierten, verfügen über gesicherte Arbeitsprozesse und müssen sich nicht auch noch darum kümmern.

Quelle: Thomas Eggert, BEGIS GmbH, „Digitale Prozesse als Krisenschutz“, HR Performance Spezial Digitale Personalakte 2/2020