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Rechtliches zur Digitalen Personalakte. Teil 3: Mitbestimmung des Betriebsrats

Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Danach sind sie zu löschen. Was wann zu löschen ist, muss in einem Löschkonzept festgelegt werden.

Teil 3: Mitbestimmung des Betriebsrats

Die Vielfalt der Löschfristen lässt sich im Rahmen der Digitalen Personalakte wohl am ehesten durch ein – ebenfalls digitales – Löschkonzept umsetzen. Wie regelmäßig bei der Digitalisierung stellt sich auch hier die Frage nach der Mitbestimmung des Betriebsrats. Sofern sich das Löschkonzept im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bewegt, dürfte insofern auch für eine Mitbestimmung des Betriebsrats kein Raum sein. Da in der Praxis jedoch meist auch andere, ohne weiteres mitbestimmungspflichtige Aspekte der Digitalen Personalakte zu regeln sind, empfiehlt sich eine umfassende, aber auch sachgerechte Regelung durch eine Betriebsvereinbarung.

Betriebsvereinbarung – warum?

Oft beschränkt sich die Rolle des Betriebsrats im Zusammenhang mit dem Datenschutz aber nicht auf die der Mitbestimmung. In manchen Fällen übernimmt der Betriebsrat eine aktivere Rolle, die bis hin zur Anzeige (vermeintlicher) Verstöße bei Aufsichtsbehörden reicht. Ob das zulässig ist, ist umstritten – klar ist allerdings, dass zuvor zumindest der Versuch unternommen werden muss, sich an den Arbeitgeber oder an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu wenden. Im Rahmen einer Betriebsvereinbarung können diese abgestuften Meldepflichten konkretisiert werden. Ein Verstoß hiergegen ist dann ein ernsthafter Verstoß gegen das Gebot vertrauensvoller Zusammenarbeit, der Konsequenzen bis hin zur Amtsenthebung haben kann.

Fazit: Löschkonzept ist das A und O

Ein Löschkonzept ist im Rahmen der Digitalen Personalakte praktisch unabdingbar. In der Regel dürfen die Löschfristen durch Gesetz vorgegeben sein, sodass eine Regelung auch ohne Betriebsrat umsetzbar ist. Da jedoch im Zusammenhang der Digitalen Personalakte eine Vielzahl anderer Fragen zu regeln ist – zu denken ist hier vor allem an die Zugriffsrechte – liegt der Abschluss einer Betriebsvereinbarung nahe. In diesem Zuge ist der Betriebsrat auch in die Pflicht zu nehmen, was eine etwaige Abhilfe von Verstößen angeht.

Autor: Dr. Philipp Wiesenecker, Rechtsanwalt bei GvW Graf von Westphalen, Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mbB. Quelle: HRP 1/2020, Spezial Digitale Personalakte.

 

Den 1. Teil des Beitrags finden Sie >>hier, den 2. Teil >>hier

 

 

Teaserfoto: © Adobe Stock/SpicyTruffel

 


 

 

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