Kundenservice Veranstaltungen: 02234-9894940
Kundenservice Bücher: 089-21837921
Aboservice Zeitschriften: 089-21837110

Rechtliches zur Digitalen Personalakte. Teil 2: Aufbewahrungspflichten

Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Danach sind sie zu löschen. Was wann zu löschen ist, muss in einem Löschkonzept festgelegt werden.

Teil 2: Aufbewahrungspflichten

Die Frage nach den Löschpflichten stellt sich dann nicht, wenn Unternehmen zur Speicherung oder Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind. Solche Verpflichtungen finden sich zunächst im Bereich von Arbeitszeit- und sonstigen Arbeitsschutzvorschriften. Dabei geht es nicht um das Interesse des Arbeitgebers, Ansprüche abzuwehren oder geltend zu machen, sondern um die Überwachung der Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften durch den Staat: Kein Arbeitgeber soll sich der Kontrolle korrekter Arbeitszeiterfassung unter Berufung auf den Datenschutz entziehen können. Danach sind etwa Aufzeichnungen über Mehrarbeit und Überstunden gem. § 16 Abs. 2 ArbZG für die Dauer von zwei Jahren aufzubewahren. In weiteren Vorschriften wird die zweijährige Aufbewahrungsdauer erstreckt auf Jugendarbeitsschutz, Mutterschutz, Mindestlohn und Arbeitnehmerentsendung. Es ist damit zu rechnen, dass sich die Aufbewahrungspflicht im Zuge der Verschärfung der Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeiten insgesamt auf die Erfassung der Arbeitszeit erstrecken wird.

Was gilt bei Bewerberdaten?

Auch wenn das ArbZG das noch nicht anordnet, dürfte eine entsprechende Aufbewahrungsdauer vor diesem Hintergrund bereits heute zulässig sein. Bewerberdaten dürfen dann (für bis zu drei Jahre über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus) aufbewahrt werden, wenn der Bewerber eingestellt wurde. Begründet wird das mit dem Zeugnisanspruch. Für abgelehnte Bewerber fehlt eine entsprechend klare Anordnung, hier kommt es auf die Wahrscheinlichkeit der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen an. Insofern dürften generell etwa Daten über schwerbehinderte Bewerber länger als sonstige, diskriminierungsfreie Unterlagen aufbewahrt werden. Das ist aber keine Frage der Digitalen Personalakte (die es für Bewerber ja noch nicht gibt) – und damit übrigens auch keine Sache des Betriebsrats. Andere Daten wiederum dürfen für sechs Jahre oder länger aufbewahrt werden, insbesondere solche, die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammenhängen und Relevanz für Steuer oder Sozialversicherung haben. Sofern es Jahresabschlüsse und andere handelsrechtlich bedeutsame Dokumente betrifft, ist gar eine Aufbewahrung von zehn Jahren vorgeschrieben. 

 

Autor: Dr. Philipp Wiesenecker, Rechtsanwalt bei GvW Graf von Westphalen, Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mbB. Quelle: HRP 1/2020, Spezial Digitale Personalakte.

 

Den 1. Teil des Beitrags finden Sie hier.  

 

 

Teaserfoto: © Adobe Stock/thodonal