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Rechtliches zur Digitalen Personalakte. Teil 1: Löschfristen

Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Danach sind sie zu löschen. Was wann zu löschen ist, muss in einem Löschkonzept festgelegt werden.

Teil 1: Löschfristen

Hieran fehlte es zunächst noch in vielen Unternehmen, obwohl die Verpflichtung bereits zuvor bestand. Der erhebliche Sanktionsrahmen von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes hat an dem Interesse an dem Thema etwas geändert – ein fehlendes Löschkonzept mag man sich generell nicht mehr leisten, erst recht nicht nach Einführung einer Digitalen Personalakte.

Datenspeicherung: nur so lange wie nötig

Der Grundsatz lautet: Die in der Digitalen Personalakte gespeicherten Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie die Speicherung notwendig ist. Das ergibt sich aus Art. 17 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Dass die Speicherung selbst rechtmäßig sein muss, ergibt sich von selbst.

Löschfristen: Was gilt bei Widerruf?

Endet also die Notwendigkeit, sind die Daten grundsätzlich zu löschen. Daneben gibt es weitere Löschpflichten, etwa bei Widerruf einer einmal erteilten Einwilligung. Dieser Widerruf wird jedoch in der Praxis selten erklärt und ist im Übrigen immer dann wirkungslos, wenn, wie meist, eine andere Notwendigkeit der Speicherung nachgewiesen werden kann. Wenn also ein Arbeitnehmer – etwa nach einem Konflikt mit seinem Arbeitgeber, man denke an eine Abmahnung wegen verspäteten Arbeitsbeginns – der Speicherung der Zutrittsdaten widerspricht, ist das praktisch ohne Relevanz, jedenfalls so lange, wie die Speicherung der Zutrittsdaten im bestehenden Arbeitsverhältnis weiter notwendig ist. Nicht mehr notwendig ist die Speicherung regelmäßig dann, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet – der Zweck der bisherigen Datenverarbeitung besteht damit nicht mehr. Das gilt jedenfalls dann und soweit, wie die letzte Abrechnung erteilt ist und das Beschäftigungsverhältnis abgewickelt wurde. Solange noch Hauptpflichten (etwa Gehaltszahlungen) oder Nebenpflichten (etwa die Erteilung eines Zeugnisses) zu erfüllen sind, dürfte eine Speicherung der hierfür erforderlichen Daten zulässig sein. Bei der Gehaltszahlung sind das regelmäßig neben der Höhe des Gehalts Daten, wie Zeit und Umfang geleisteter Überstunden, das Urlaubskonto und auch Daten, die Auslagenerstattungen rechtfertigen können (wie Reisen, Übernachtungskosten und Kfz-Belege).

Wann ist Speicherung der Daten nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses zulässig?

Doch auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus kann eine Speicherung von Daten zulässig sein. Diese hat aber regelmäßig einen anderen Zweck als die bisherige Speicherung – so dient sie nicht mehr der Abwicklung des Arbeitsverhältnisses, sondern zum Beispiel der Abwehr von Rechtsansprüchen. Der geänderte Zweck kann aber nicht einfach als gegeben unterstellt werden, sondern muss konkret vorliegen. Geht es um eine Abwehr von Rechtsansprüchen, muss im Zweifel dargelegt werden können, dass in dem jeweiligen beendeten Arbeitsverhältnis damit gerechnet werden muss, dass Ansprüche geltend gemacht werden oder ein Verfahren vor Gericht anhängig gemacht wird. Im Zweifel kommt es bei der Bewertung, ob mit einer Geltendmachung von Ansprüchen zu rechnen ist, auf ihre Bedeutung für den ehemaligen Arbeitnehmer und damit regelmäßig auf ihre Höhe an – je höher ein potenzieller Schaden, desto länger dürfen die Daten gespeichert werden. Kann eine solche konkrete Situation nachgewiesen werden, weil Ansprüche bereits geltend gemacht wurden oder eine Klage anhängig ist, stellt sich die Frage, wie lange die Daten aufbewahrt werden dürfen. Soll die Abwehr etwaiger Rechtsansprüche eine fortdauernde Speicherung über das Beschäftigungsende hinaus rechtfertigen, muss differenziert werden: Man wird insoweit vielleicht noch eine Aufbewahrung bis zum Ende einer Ausschlussfrist rechtfertigen können, wie sie häufig im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Umgekehrt wird man keinesfalls eine vollständige Speicherung des gesamten Inhalts der Personalakte bis zum Ablauf der Verjährungsfrist rechtfertigen können. Vielmehr liegt die Wahrheit hier in der Mitte und erfordert eine einzelfallbezogene Bewertung, wie lange die einzelnen personenbezogenen Daten jeweils aufbewahrt werden müssen.

Autor: Dr. Philipp Wiesenecker, Rechtsanwalt bei GvW Graf von Westphalen, Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mbB. Quelle: HRP 1/2020, Spezial Digitale Personalakte.

 

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