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HR-Self Service – lohnt es sich?

Schnell. Effizient. Kostengünstig. Es sind altbekannte Attribute, die das Konzept "Selbstbedienung" mit sich bringt. Bekannt ist es vor allem aus der Gastronomie, von Tankstellen oder Geldautomaten. Was es aber mit HR und damit auch mit der Entgeltabrechnung zu tun hat?  Mehr als die meisten vermutlich denken: Setzen Unternehmen doch heutzutage zunehmend auf Self-Service-Portale, um ihre Personalabteilung zu entlasten. Was HR-Self-Service ist, wem er nutzt und inwieweit er wirklich entlastet: ein Überblick.

Self-Service: HR neu denken

Wer ESS-(Employee Self Service) und/oder MSS-(Manager Self Service)-Portale implementiert, der möchte vor allem administrative Aufgaben aus der Personalabteilung ans Unternehmen, sprich an Mitarbeitenden und Führungskräfte, delegieren. Spart Zeit, Geld und reduziert bestehende Bürokratie, so die Absicht. Mitarbeiter*innen erhalten Zugriff auf ihre persönlichen Daten und können diese selbst verwalten. So erhoffen sich Unternehmen, die eigene Personalabteilung zu entlasten und Angestellte aktiv in HR-Prozesse mit einzubeziehen. Zusätzliches Plus: HR wird transparenter. Mitarbeiter*innen sehen die über sie vorliegenden Informationen auf der webbasierten Plattform direkt ein. Auch Informationen zu Kolleg*innen wie Telefonnummer, Standort, Stellvertreter und Organigramme entnehmen sie dem System. In Sachen Lohnabrechnung herrscht Selbstbedienung: Mitarbeiter*innen laden sich ihre Dokumente eigenständig auf PC, Tablet oder Handy herunter. Krankmeldungen reichen sie im Portal ein.

Den Mitarbeitenden in HR-Angelegenheiten mitarbeiten lassen

ESS-Portale machen den Angestellten zum Herr der eigenen Daten. So wählt sich der Mitarbeitende mit einem persönlichen Login im Portal ein und ändert oder vervollständigt seine Stammdaten selbst. Das sind zum einen persönliche Informationen wie Bankverbindung, Adresse und Kontaktperson aber auch absolvierte Seminare, Bildungs- und Berufsweg sowie Hard- und Soft-Skills.

Wenn es um Zeugnisse oder Bescheinigungen wie beispielsweise die Entgeltbescheingung zur Berechnung von Mutterschaftsgeld geht, dann stößt der Angestellte diese Prozesse per Mausklick selbst an. Der Personalsachbearbeitende wird vom System informiert, bearbeitet das Anliegen und übermittelt dem Mitarbeitenden das Dokument einfach und schnell im Portal.

Zeitkontingente und Reisekosten lassen sich ebenfalls unkompliziert über die Plattform managen. Das Ergebnis: Personalprozesse werden effizienter, die Qualität der Datenerfassung optimiert.

Entgeltabrechnung: Sicher und bequem übermitteln

Es ist das Grauen eines jeden Entgeltabrechners: Am Ende des Monats muss er oder sie die Lohndokumente ausdrucken, kuvertieren und versenden. Viel Arbeit, die in Anbetracht immer steigender Portokosten auch noch jede Menge Geld kostet. Sparsamer und schneller geht das mit einer ESS-Lösung. Lohnbuchhalter*innen verschicken die Unterlagen direkt aus der HR-Software heraus über das Portal an den jeweiligen Mitarbeitenden. Software-Anbieter versprechen hier absolute Sicherheit in Sachen Datenschutz. Um den Anforderungen der DSGVO und dem BDSG-neu gerecht zu werden, sind die Unterlagen sicher verschlüsselt und laufen meist über ein in Deutschland sitzendes Rechenzentrum. Die Zugriffrechte liegen allein beim Mitarbeitenden.

MSS – Mehr Selbstständigkeit und mehr Strategie

Das Self-Service-Prinzip funktioniert für Führungskräfte gleichermaßen. Wenn es um das Bewerbermanagement, Ein- und Ausstellungen, Leistungsbeurteilungen, die Personaleinsatzplanung oder Personalentwicklungsmaßnahmen geht, dann leistet das Tool wertvolle Unterstützung. Ein fiktives Beispiel zeigt wie. Die Kollegin aus dem dritten Stock hat gekündigt. Sie kümmert sich ums Eventmanagement. In vier Wochen verlässt sie das Unternehmen, ein passender Nachfolger ist bereits gefunden. Das System erinnert den Vorgesetzten rechtzeitig an auslaufende Verträge sowie an neue Mitarbeiter*innen, die beginnen. So können Entscheidungsträger alles dafür Erforderliche rechtzeitig in die Wege leiten. Aber auch Jubiläen und Geburtstage stehen auf der Erinnerungsliste. Wann und ob der Benutzer eine Benachrichtigung erhalten will, das legt er in den Portal-Einstellungen selbst fest.

HR-Self-Service: Be- oder Entlastung?

Grundsätzlich ist die Implementierung solcher Portale von den organisatorischen und technischen Möglichkeiten eines Unternehmens abhängig. In dienstleistungs- und verwaltungsorientierten Betrieben ist die Einführung einfacher als in Produktionsunternehmen. Schließlich haben letztere nicht immer automatisch Zugang zum Internet. Hier können Kiosk-Systeme Abhilfe schaffen.

Entscheidend ist die Transparenz, die solche Systeme bieten. Werden Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot geholt, lassen sich Bedenken gegenüber Datensicherheit und Bedienbarkeit schnell aus dem Weg räumen. Sind alle davon überzeugt, dass sich der administrative Aufwand lohnt, gelingt eine Einführung. So ist die unternehmerische Absicht, der Personalabteilung Freiraum zu schaffen, indem Führungskräfte sowie Mitarbeiter*innen ihre Personalprozesse eigenständig und effizient abwickeln, von Erfolg gekrönt.

Autor: P. Kinzel

Foto: AdobeStock/WrightStudio

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