Kundenservice Veranstaltungen: 02234-9894940
Kundenservice Bücher: 089-21837921
Aboservice Zeitschriften: 089-21837110

Fünf Gründe, die für eine Digitale Personalakte sprechen

Digitalisieren ist nicht gleich digitalisieren. Was identisch klingt, kann in der Praxis völlig unterschiedlich aussehen. So denken viele, es sei bereits damit getan, Dokumente und Unterlagen einzuscannen und digital abzulegen. Dabei lässt sich mit der Digitalisierung längst mehr bewirken, als nur Papier in binäre Codes zu transformieren. Beispiel ist die Digitale Personalakte: Richtig umgesetzt, professionalisiert sie die Personalarbeit gerade von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) umgehend.

Fünf Beispiele zeigen, warum.

1. Datenschutz leichtgemacht

Seit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist das Thema Beschäftigtendatenschutz in aller Munde. Doch wie diesen lückenlos gewährleisten, wenn das Know-how dafür im eigenen Unternehmen fehlt? Gerade für KMU ist das ein Hemmschuh. Die richtige Software unterstützt dabei. Was einst der Schlüssel zum Aktenarchiv war, ist heute das Programm – sicherer und komfortabler. Personalabteilungen legen von Anfang an fest: Wer darf auf welche Dokumente zugreifen? Und wie lange? So sind sensible Daten vor dem Zugriff Unbefugter stets geschützt.

2. Prozesse standardisieren

Mit dem Datenschutz einher geht die Frage: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Welche personenbezogenen Informationen müssen Personalabteilungen umgehend löschen, welche aufbewahren? Ab einer gewissen Unternehmensgröße rutscht hier schnell etwas durch. Im Zweifel kann das teuer werden, verstößt ein Unternehmen gegen geltendes Recht. Die HR-Software hilft dabei, Unterlagen zu identifizieren, die aufbewahrt beziehungsweise gelöscht werden müssen.

3. Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung

Ein Personalprozess gleicht oft dem anderen. Beispielsweise, wenn es um die Erstellung von Mitarbeiterunterweisungen geht. Mit einer HR-Software sucht sich der Personalsachbearbeiter die entsprechende Vorlage aus dem vergangenen Jahr heraus und befüllt das Dokument automatisch mit den mitarbeiterbezogenen Informationen aus der Datenbank. Die Dokumente werden auf Wunsch sofort in der Akte abgelegt. Das ist ein Beispiel von vielen. Was es deutlich macht: Softwarebasierte Personalarbeit ist nicht nur bequem, sie ist vor allem zeitsparend.

4. Einfache Verwaltung

Vorlagen einfach zu erstellen, ist das eine. Dokumente effizient zu verwalten, das andere. Und das geht mit einer Software besonders leicht. Ein zentraler Datensatz macht es möglich. Personalakten sind für Berechtigte mit einem Klick erreichbar. Per Schlagwort finden Personalsachbearbeiter umgehend das Dokument, das sie gerade benötigen. Und wer nicht ganz aufs Papier verzichten möchte, hinterlegt einen physischen Ablageort der Originaldokumente in der Software.

5. Arbeiten in der Cloud

HR-Abteilungen stellen heutzutage Unterlagen heute bequem online über die Cloud bereit. Sie gewähren Führungskräften einen sicheren, datenschutzkonformen Zugriff per Browser. Nach Ablauf einer festgelegten Frist erlischt das Dokument im Cloud-Portal von selbst.

Quelle: Christoph Buluschek, Agenda Software, „Mehr Zeit fürs Wesentliche“, HR Performance Spezial Digitale Personalakte 2/2020.