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Einführung einer digitalen Personalakte in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Thomas Fahrig ist Experte für HRM, Personalentwicklung und Talentmanagement sowie Vertriebsgeschäftsführer bei forcont. Die HR Performance sprach mit ihm über die Einbindung des Betriebsrates in digitale Technologien, wie die Digitale Personalakte.

HRP: Immer mehr Unternehmen gehen aus Gründen der Verwaltungseffizienz dazu über, ihre Personalakten zu digitalisieren und in elektronischen Archiven zu verwahren. Hat der Betriebsrat bei diesem Vorgang mitzubestimmen?

Thomas Fahrig: Nach dem Betriebsverfassungsgesetz soll der Betriebsrat verhindern, dass technische Einrichtungen der Leistungsüberwachung von Arbeitnehmern dienen. Nun protokollieren Programme zum digitalen Personalmanagement aus Gründen der Revisionssicherheit die Bearbeitungsvorgänge – ohne jedoch Rückschlüsse zu erlauben, wer wann wie viele Dokumente bearbeitet hat. Da sie aber statistische Auswertungen ermöglichen, könnte man eine Verhaltensüberwachung unterstellen. Deshalb ist von einem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates auszugehen.

HRP: Die Digitale Personalakte in einem Unternehmen einzuführen, ist für alle Beteiligten eine neue Herausforderung. Weshalb sollte der Betriebsrat von Anfang an in den Entscheidungsprozess einbezogen werden?

Fahrig: Wenn es um die Digitalisierung der Personalakten geht, ist die gesamte Belegschaft betroffen. Um ihre Interessen und Rechte zu wahren, dafür gibt es den Betriebsrat. Mit ihm sind entsprechende Betriebsvereinbarungen abzuschließen, die unter anderem auch die zukünftigen Einsichtsrechte regeln. Eine digitale Aktenführung kann Genehmigungsprozesse – z. B. bei der Einstellung neuer Mitarbeiter, der der Betriebsrat zustimmen muss – immens beschleunigen. Vor allem, wenn vorab in ihre Ausgestaltung die Interessen und Hinweise des Betriebsrates eingeflossen sind. Aber auch, damit es später nicht zu Unstimmigkeiten kommt, die möglicherweise zu Verzögerungen führen oder aufwendige Änderungen nach sich ziehen, ist das Management aus meiner Sicht gut beraten, die Arbeitnehmervertreter frühzeitig einzubinden.

HRP: Wie könnte die Betriebsvereinbarung dafür aussehen?

Fahrig: Zunächst sollte man klar formulieren, dass es um die Digitale Personalakte geht, was diese beinhaltet und welche Ziele beide Seiten mit ihr verbinden. Die Beschreibung des konkreten Personalaktensystems darf ebenso wenig fehlen wie Angaben zu Aufbewahrungsfristen und den Pflichten zu löschen. Ferner sollten die Vertragsparteien regeln, um welche personenbezogenen Daten es sich handelt und wie diese erhoben und verarbeitet werden. Und dann gibt es noch den ganzen Komplex rund um die Datensicherheit, vom Zugriffskonzept bis hin zu Festlegungen, wie mit Gesundheitsdaten umzugehen ist.

HRP: Eine Frage, die viele Mitarbeiter beschäftigt: Wie ist der Schutz der sensiblen Mitarbeiterdaten gewährleistet bzw. wie wird das Risiko minimiert, dass Personaldaten in falsche Hände gelangen?

Fahrig: Ein detailliert ausgearbeitetes Rollen- und Rechtesystem gewährleistet umfassenden Schutz. Das heißt, das Unternehmen muss genau definieren, wer auf welche Daten zugreifen darf und wie Freigabeprozesse abzulaufen haben. Ein Ziel dabei sollte es übrigens sein, dass keine Papierakten mit personenbezogenen Daten mehr im Unternehmen zirkulieren. Dem Softwareanbieter obliegt es dann, alle diese Festlegungen zuverlässig umzusetzen. Dass dies lückenlos gelingt, davon sollte man sich als Unternehmen in jedem Fall überzeugen.

HRP: Was ist bei der Einführung der digitalen Personalakte aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beachten?

Fahrig: Die juristischen Regelungen dazu finden sich in der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz. Nach Artikel 88 der DS-GVO und Paragraf 26 BDSG ist es zulässig, dass die Unternehmen für die Digitale Personalakte die entsprechenden personenbezogenen Daten erfassen, verarbeiten und nutzen. Und zwar ohne, dass der einzelne Mitarbeiter dazu seine gesonderte Einwilligung geben muss. Eine diesbezügliche Betriebsvereinbarung hat übrigens die gleiche rechtliche Wirkung. Dennoch sollte das Management der Belegschaft die Vorteile einer digitalen Aktenführung vermitteln und darstellen, mit welchen Maßnahmen die Datensicherheit gewährleistet wird.

HRP: Herr Fahrig, vielen Dank für das Gespräch.

 

 

Foto: © Adobe Stock/Irina