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Digitale Personalakte: Welche Rechte haben Arbeitnehmer*innen?

Die Digitale Personalakte ist für Unternehmen ein wichtiges Instrument, um Mitarbeiterinformationen aufzubewahren und zu verwalten. Dabei ist jedoch höchste Vorsicht geboten: Schließlich handelt es sich dabei um besonders sensible und personenbezogene Daten. Der Gesetzgeber regelt klar, was Arbeitgeber speichern dürfen und wann sie entsprechende Dokumente wieder löschen müssen. Viele Mitarbeiter*innen fragen sich in diesem Zuge: Welche Rechte habe ich eigentlich, wenn es um meine eigene Akte geht

Klar geregelt ist das im Betriebsverfassungsgesetz. Demnach darf der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin jederzeit und ohne besonderen Grund seine oder ihre Personalakte einsehen. Dabei können Arbeitnehmer*innen sowohl Notizen machen, als auch bestimmte Bestandteile kopieren. Wer hier unsicher ist oder bei der Einsicht lieber einen Experten dabeihaben möchte, der hat die Möglichkeit, ein Betriebsrat-Mitglied hinzuziehen. 

Rechte bleiben mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen

Gilt das Arbeitsverhältnis als beendet, bleiben diese Rechte des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin weiterhin bestehen. Außerdem kann der oder die Betroffene jederzeit verlangen, dass der Arbeitgeber falsche Informationen aus der Digitalen Personalakte entfernt. Generell gilt: Mitarbeiter*innen können selbst auf Sachverhalte in der Akte reagieren und entweder eine Gegendarstellung vornehmen oder allgemein Stellung zu den Inhalten beziehen.

Regelmäßige Einsicht ermöglichen

Wenn es hart auf hart kommt, können Arbeitnehmer*innen natürlich auch falsche oder unwahre Behauptungen gerichtlich geltend machen.

Unser Tipp an Unternehmen: Lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen und bieten Sie Ihren Arbeitnehmer*innen regelmäßig an, von ihrem Recht zur Akteneinsicht Gebrauch zu machen. Protokolle zu Mitarbeitergesprächen sollten Sie Mitarbeitenden zur Verfügung stellen und die Richtigkeit unterzeichnen lassen, bevor Sie diese in der Digitale Personalakte ablegen.  So vermeiden Sie, dass die dokumentierten Inhalte später zum Streitpunkt werden.

Autor: Philipp Kinzel

Teaserfoto: © Adobe Stock/Hurca!

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