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Digitale Personalakte: Diese Dokumente gehören rein und diese nicht

Die digitale Personalakte gleicht einer Schatzkammer: Darin befinden sich sensible personenbezogene Daten, die strengen Datenschutzvorschriften unterliegen. Unternehmen sind hier gut beraten, sich vorab zu informieren: Welche Dokumente gehören rein und welche nicht?

Erblickt ein Neugeborenes Licht der Welt, bekommt es umgehend eine Steuer-ID. Ähnlich ist das auch bei einem neuen Mitarbeiter. Er erhält sofort eine digitale Personalakte. Bereits seine Bewerbungsunterlagen, sprich Anschreiben und Lebenslauf, landen in dem elektronischen Datenarchiv. Gefolgt vom Personalfragebogen und dem Arbeitsvertrag.

Dokumente, die das Beschäftigungsverhältnis widerspiegeln

Hat die Karriere des Mitarbeiters erst einmal begonnen, häufen sich auch die Dokumente in der digitalen Personalakte von Jahr zu Jahr. Leistungsbeurteilungen, Beförderungen, Änderungen im Arbeitsvertrag, Informationen zur Gehaltsentwicklung und Zwischenzeugnisse finden hier ihren Platz. Aber auch Abmahnungen und die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – sprich Kündigung und Abschlusszeugnis – archivieren Unternehmen in der elektronischen Akte.

Unterlagen zu Fortbildungen sowie Dienstreisen

Das ist aber längst nicht alles. Auch Dokumente wie die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Pfändungen, Darlehen, Anträge und Genehmigungen zu Urlaub, Fortbildungen sowie Dienstreisen speichern Arbeitgeber hier. Ebenso Unterlagen zur Korrespondenz mit dem Mitarbeiter.

Steuerlich relevante Informationen

Angaben zur Sozialversicherung, Vereinbarungen zur Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Jahresmeldungen, Bankdaten – all das findet der Personalverantwortliche per Mausklick in der digitalen Personalakte. Aber Vorsicht: Private Daten oder sonstige Informationen, die die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers berühren, dürfen Unternehmen auf keinen Fall hier abliegen.

Geheimakten und private Daten sind tabu

Dazu gehören beispielsweise Profile aus sozialen Netzwerken, Angaben zur Sexualität, Nationalität oder Religionszugehörigkeit. Graphologische oder psychologische Gutachten haben ebenfalls nichts in der Akte zu suchen. Gleiches gilt für ärztliche Unterlagen und Listen über Krankheitstagen. Wichtig: Arbeitgeber dürfen keine eigenen „Geheimakten“ zu Mitarbeitern ohne deren Kenntnis führen.

 

 

Foto: © Adobe Stock/Stanislau_V

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