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Das papierlose Personalbüro beginnt mit der digitalen Personalakte

Corona bedeutet meistens auch für die HR-Mitarbeiter: Arbeiten im Homeoffice. Funktioniert hat dies nur in Unternehmen mit digitaler Personaladministration. Wenn aber noch Verträge, Dokumente und Bescheinigungen gedruckt oder in Papierform archiviert werden, müssen die Mitarbeiter regelmäßig ins Büro kommen und dort ihren „Papierkram“ erledigen.

Elektronische Personalakten sind ein zentraler Baustein für ein papierloses – und damit grundsätzlich auch mobiles – Personalbüro. Personalakten sollen ein vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang eines Arbeitnehmers im Unternehmen vermitteln. Somit zählen hierzu sämtliche Urkunden, Dokumente und Daten, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Beschäftigten beziehen. Dabei gibt es keine Pflicht für den Arbeitgeber, die Personalakten in einer bestimmten Form (Papier oder digital) aufzubewahren. Außer für Beamte gibt es noch nicht einmal die Vorgabe, überhaupt Personalakten anzulegen. Digitale Personalakten enthalten naturgemäß personenbezogene Daten, dementsprechend müssen die DS-GVO-Bestimmungen beachtet werden.

Projekt „digitale Personalakte“ in Stufen einführen – so geht’s

Die Umstellung von der Papierakte auf die elektronische Akte stellt kein besonders riskantes oder teures Vorhaben dar. Allerdings kann eine digitale Personalakte auch nicht „nebenbei“ eingeführt werden. In jedem Fall handelt es sich um ein Projekt, welches in mehrere Stufen unterteilt wird.

Stufe 1: Analyse

Die Ausgangssituation für ein solches Projekt ist in den meisten Fällen die Unzufriedenheit mit der aktuellen Situation. Personalakten werden oftmals zentral in Aktenschränken aufbewahrt, ein dezentraler Zugriff ist nicht ohne Weiteres möglich. Zur Einsicht angeforderte Akten müssen kopiert und verschickt werden. Hierbei treten Wartezeiten auf. Vielfach ist der Zugang zu den Akten auch nicht besonders abgesichert, beispielsweise fehlen Brandschutzvorrichtungen. Letztlich nehmen über Jahre gelagerte Personalakten auch sehr viel Platz in Anspruch. Für die Auswahl und Einführung von digitalen Personalakten wird in den meisten Fällen eine Projektgruppe gebildet, in der Mitarbeiter aus Personalabteilung und dem IT-Bereich vertreten sein sollten. Am Anfang analysiert das Projektteam die aktuelle Situation in der Personalabteilung.

Hierbei sollten unterschiedliche W-Fragen beantwortet werden:

  • Wie viele Personalakten von aktiven bzw. ehemaligen Mitarbeitern gibt es?
  • Welche Arten von Dokumenten werden archiviert (Register)?
  • Wie viel Blatt Papier enthält durchschnittlich eine Personalakte?
  • Wie viele Blätter kommen jährlich hinzu?
  • Welche zusätzlichen Dokumente in Papierform z.B. in Aktenordnern werden aufbewahrt?
  • Wer archiviert heute (alle Personalsachbearbeiter oder eine zentrale Stelle)?
  • Welche Formate existieren bei digitalen Personaldaten (Word-Format, PDF etc.)?
  • Wer benötigt Zugriff auf Personalakten?
  • Wie viel Zeit erfordert das Anlegen einer neuen Akte, das Suchen und das regelmäßige Ablegen?
  • Wie hoch sind die Kosten der Aktenarchivierung (Drucken, Ablage, Suchen, Vernichtung, Schränke)? Erfahrungsgemäß gewinnt das Projektteam in dieser Phase wertvolle und zumeist auch neue Hinweise auf Schwachstellen und dringenden Handlungsbedarf.

Stufe 2: Konzept

Lesen Sie hier den vollständigen Artikel von Prof. Dr. Wilhelm Mülder kostenlos weiter.

 

Teaserfoto: © Adobe Stock/Suelzengenappel

 

 

 

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