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Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Danach sind sie zu löschen. Was wann zu löschen ist, muss in einem Löschkonzept festgelegt werden.
Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist.
In der Teststation in der Jugendstil-Festhalle in
Landau koordiniert die DLRG Ortsgruppe Landau
e.V. mittlerweile mehr als 200 ehrenamtliche
Mitarbeiter/Innen. Für die Einhaltung
steuerrechtlicher Vorgaben in Bezug auf
monetären Ausgleich und arbeitszeitliche
Begrenzungen kommt das Zeiterfassungs-System
„GDI Zeit“ um Einsatz.
Thomas Fahrig ist Experte für HRM, Personalentwicklung und Talentmanagement sowie Vertriebsgeschäftsführer bei forcont. Die HR Performance sprach mit ihm über die Einbindung des Betriebsrates in digitale Technologien, wie die Digitale Personalakte.
Die digitale Personalakte gleicht einer Schatzkammer: Darin befinden sich sensible personenbezogene Daten, die strengen Datenschutzvorschriften unterliegen.
Laptop statt Aktenberge, Workflows statt Laufzettel, Scanner statt Locher. Mit der Einführung der digitalen Personalakte ist es geschafft: Der Grundstein zu einer erfolgreichen digitalen HR ist gelegt. Und nun? Soll die Personalabteilung zum Vorreiter der digitalen Transformation im Unternehmen werden?
Es gibt in Unternehmen kaum einen anderen Bereich, der noch so stark wie die Personalabteilung von administrativen – meist papierbehafteten – Prozessen geprägt ist. Wer hier nicht am Puls der Zeit agiert, kommt in Krisenzeiten wie diesen schnell ins Straucheln.
Digitalisieren ist nicht gleich digitalisieren. Was identisch klingt, kann in der Praxis völlig unterschiedlich aussehen. So denken viele, es sei bereits damit getan, Dokumente und Unterlagen einzuscannen und digital abzulegen. Dabei lässt sich mit der Digitalisierung längst mehr bewirken, als nur Papier in binäre Codes zu transformieren. Beispiel ist die Digitale Personalakte: Richtig umgesetzt, professionalisiert sie die Personalarbeit gerade von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) umgehend.
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