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Der Arbeitstag ist lang, die To-do-Liste länger. Bei vielen HR-Profis bleibt am Ende des Tages Arbeit liegen. Denn meist reicht trotz bester Organisation die Zeit einfach nicht für alle Aufgaben. Der beste Weg, Zeit zurückzugewinnen: die digitale Personalakte.
Mit jedem neuen Mitarbeiter kommt auch eine neue Personalakte ins Unternehmen. Und mit ihr wächst die Aufgabenliste der Personalabteilung. Schließlich muss sie gepflegt und aktuell gehalten werden, damit sie bei allen Fragen rund um den Mitarbeiter schnelle Antworten bieten kann. Viele Unternehmen spielen daher mit dem Gedanken, ihre Personalakten zu digitalisieren.
Begonnen hat alles mit dem Plan, mehr als 17.000 Akten mit rund 330.000 Dokumenten zu digitalisieren und revisionssicher zu archivieren. Vor dieser Aufgabe stand 2014 die Česká Spořitelna, die größte Bank der Tschechischen Republik mit Sitz in Prag.
Die in Papierform vorhandenen Personalakten werden oft von einem Dienstleister eingescannt und im Anschluss zurückgegeben. Die digitale Personalakte befindet sich somit – genau wie die Stamm- und Abrechnungsdaten der Mitarbeiter – im HR-System. Nach dem Scanprozess wird eine Qualitätskontrolle durch das Personalmanagement vorgenommen. Die Mitarbeiter erhalten sodann Gelegenheit, Einsicht in ihre Papierakte zu nehmen, und im Anschluss sollen die Papierunterlagen vernichtet werden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Corona hat nicht nur die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in der Gesundheitsbranche extrem stark belastet, sondern nahezu die gesamte Arbeitswelt revolutioniert. Die meisten „Büromenschen“ mussten im Homeoffice arbeiten. Führungskräfte mussten auf einmal virtuell führen, persönliche Kommunikation war nur noch über digitale Medien möglich. Corona hat aber auch schlagartig verdeutlicht: Überall dort, wo Geschäftsprozesse schon weitgehend digitalisiert waren, funktionierte die Zusammenarbeit nahezu reibungslos.
Die Digitale Personalakte – ich selbst beschäftige mich nun schon seit mehr als 30 Jahren mit diesem Thema. In den 90er-Jahren haben wir eine Untersuchung für ein Unternehmen mit ca. 16.000 Mitarbeitern durchgeführt. Damals gab es bereits die Idee, die Papierakten zu digitalisieren und entsprechend zu archivieren – und das im Zusammenspiel mit SAP. Doch zu dieser Zeit war das ein Projekt ungeahnter Größenordnung und man konnte weder die Kosten vernünftig argumentieren, noch war klar, ob irgendein Richter oder behördliche Stellen digitale Kopien anerkennen würden.
Schnell. Effizient. Kostengünstig. Es sind altbekannte Attribute, die das Konzept "Selbstbedienung" mit sich bringt. Bekannt ist es vor allem aus der Gastronomie, von Tankstellen oder Geldautomaten. Was es aber mit HR und damit auch mit der Entgeltabrechnung zu tun hat? Mehr als die meisten vermutlich denken: Setzen Unternehmen heutzutage doch zunehmend auf Self-Service-Portale, um ihre Personalabteilung zu entlasten. Was HR-Self-Service ist, wem er nutzt und inwieweit er wirklich entlastet: ein Überblick.
Online am selben Dokument arbeiten, die Ablage digital organisieren oder Rechnungen elektronisch erstellen und versenden – die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen zu einem Digitalisierungsschub geführt. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es aber häufig am Know-how, um solche Lösungen zu etablieren. Der neue Leitfaden „Das Digital Office aus der Cloud“ des Digitalverbands Bitkom will hier Abhilfe schaffen und Beispiele für entsprechende Angebote aus der Cloud liefern.
Es ist höchste Zeit, die Personalarbeit insgesamt zu professionalisieren und an die Erfordernisse der digitalen Arbeitswelt heranzuführen. Gleichzeitig müssen Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effektivität) bei der Durchführung personalwirtschaftlicher Maßnahmen verbessert werden.
Es ist höchste Zeit, die Personalarbeit insgesamt zu professionalisieren und an die Erfordernisse der digitalen Arbeitswelt heranzuführen. Gleichzeitig müssen Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effektivität) bei der Durchführung personalwirtschaftlicher Maßnahmen verbessert werden.
Die Digitale Personalakte ist für Unternehmen ein wichtiges Instrument, um Mitarbeiterinformationen aufzubewahren und zu verwalten. Dabei ist jedoch höchste Vorsicht geboten: Schließlich handelt es sich dabei um besonders sensible und personenbezogene Daten. Der Gesetzgeber regelt klar, was Arbeitgeber speichern dürfen und wann sie entsprechende Dokumente wieder löschen müssen. Viele Mitarbeiter*innen fragen sich in diesem Zuge: Welche Rechte habe ich eigentlich, wenn es um meine eigene Akte geht?
Der Weg zum datengetriebenen Unternehmen ist lang und aufwändig. Vor allem die Datenaufbereitung stellt Firmen vor neue Herausforderungen. Dr. Kerstin Schäfer, Digital Strategist bei Adobe, hat im Gespräch mit Sage Empfehlungen formuliert, wie sich der Datenaufbereitungsprozess effektiv gestalten lässt und warum es so wichtig ist, die Welt der Datenwissenschaftler mit der Business-Welt in Einklang zu bringen.
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