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In eine Personalakte gehören alle Unterlagen, welche die Beschäftigte oder den Beschäftigten betreffen und die mit ihrem/seinem Beschäftigungsverhältnis in einem direkten und internen Zusammenhang stehen. Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden – gerade auch rein besoldungstechnische Vorgänge müssen hier sauber getrennt werden.
Corona bedeutet meistens auch für die HR-Mitarbeiter: Arbeiten im Homeoffice. Funktioniert hat dies nur in Unternehmen mit digitaler Personaladministration. Wenn aber noch Verträge, Dokumente und Bescheinigungen gedruckt oder in Papierform archiviert werden, müssen die Mitarbeiter regelmäßig ins Büro kommen und dort ihren „Papierkram“ erledigen.
Zentraler Bestandteil jeder Personalabteilung ist die Personalakte. Können Sie bereits zu jeder Zeit und von überall aus auf vollständige Akten zugreifen? Kennen Sie den Mehraufwand, der häufig mit der Suche nach dem richtigen Dokument aber auch mit dem Verlust von Unterlagen verbunden ist? Stören Sie Schattenakten, die im Unternehmen im Umlauf sind? Und sind Sie in Sachen Datenschutz und Zugriffsberechtigung auf dem aktuellen Stand?
Was vor der Pandemie häufig als lästiges To-Do wahrgenommen wurde, hat sich in den letzten Monaten zum erfolgsentscheidenden Top-Thema entwickelt: Digitalisierung im Personalwesen. Denn spätestens seit “Homeoffice” nicht mehr nur ein gern gesehenes Buzzword in Stellenausschreibungen ist, kristallisiert sich heraus, wie es um den Digitalisierungsgrad in den Unternehmen steht.
In vielen Geschäftsprozessen und IT-Anwendungen werden personenbezogene Daten verwendet. Diese unterliegen den Bestimmungen des Datenschutzes, welche unter anderem fordern, die Prinzipien der Erforderlichkeit, Datenvermeidung und Datensparsamkeit im Umgang mitzubeachten und auch eine Löschung derartiger Daten zu gewährleisten.
Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Danach sind sie zu löschen. Was wann zu löschen ist, muss in einem Löschkonzept festgelegt werden.
Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Danach sind sie zu löschen. Was wann zu löschen ist, muss in einem Löschkonzept festgelegt werden.
Mit der Einführung der Digitalen Personalakte stellt sich die Frage nach Aufbewahrungs- und Löschfristen neu. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 einen strengen Rahmen vor: Personenbezogene Daten – und damit im Wesentlichen der gesamte Inhalt der Digitalen Personalakte – dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist.
In der Teststation in der Jugendstil-Festhalle in
Landau koordiniert die DLRG Ortsgruppe Landau
e.V. mittlerweile mehr als 200 ehrenamtliche
Mitarbeiter/Innen. Für die Einhaltung
steuerrechtlicher Vorgaben in Bezug auf
monetären Ausgleich und arbeitszeitliche
Begrenzungen kommt das Zeiterfassungs-System
„GDI Zeit“ um Einsatz.
Thomas Fahrig ist Experte für HRM, Personalentwicklung und Talentmanagement sowie Vertriebsgeschäftsführer bei forcont. Die HR Performance sprach mit ihm über die Einbindung des Betriebsrates in digitale Technologien, wie die Digitale Personalakte.
Die digitale Personalakte gleicht einer Schatzkammer: Darin befinden sich sensible personenbezogene Daten, die strengen Datenschutzvorschriften unterliegen.
Laptop statt Aktenberge, Workflows statt Laufzettel, Scanner statt Locher. Mit der Einführung der digitalen Personalakte ist es geschafft: Der Grundstein zu einer erfolgreichen digitalen HR ist gelegt. Und nun? Soll die Personalabteilung zum Vorreiter der digitalen Transformation im Unternehmen werden?
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