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Damit Papier nur noch für Kunden zum Einsatz kommt

Seit mehr als 150 Jahren liefert die Mundschenk Nachrichtengesellschaft mbH & Co. KG Druckerzeugnisse – von Zeitungen über Werbeträger bis hin zu Organisationsmitteln. Dabei setzt die traditionelle Druckerei auf hochwertige Qualität und zufriedene Kunden. Auch die eigenen Mitarbeiter sowie eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre sind für das Unternehmen von großer Bedeutung. Mithilfe eines modernen Zeiterfassungssystems unterstützt Mundschenk seine Angestellten fortan bei allen Prozessen rund um die Organisation ihrer Zeitdaten. Neben der lückenlosen Abbildung diverser Informationen zu Arbeitsverträgen, Schichtmodellen oder Tarifvereinbarungen wurde zudem der Administrationsaufwand reduziert. Künftig können Nachtzuschläge, Antrittsgebühren oder Sonntagszuschläge ohne manuelle Eingabe zugewiesen werden.

Einen Großteil der Aufgaben in Personalabteilungen nehmen administrative und stets wiederkehrende Tätigkeiten ein. Das betrifft etwa die Aktualisierung von Personaldaten, die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder auch Korrekturen von Falschbuchungen der Mitarbeiter. Oftmals verlaufen diese Prozesse auch heute noch formlos und werden mithilfe von Papieranträgen bearbeitet. Daraus resultieren eine stark überlastete Personalabteilung sowie ineffiziente und teilweise redundante Abläufe. Laut der Studie „Innovatives Personalmanagement“ des Marktanalyse- und Beratungsunternehmens PAC sehen deutsche Unternehmen aktuell einen konkreten Handlungsbedarf, die Effizienz ihrer HR-Prozesse zu steigern. Hierbei geht es vor allem darum, die Datenanalysen zu verbessern, die Benutzerführung zu erleichtern sowie die für die HR-Abteilung erforderlichen Daten und Workflows bereitzustellen. Knapp 40 Prozent sind bereit, in HR-Software zu investieren, um fehlende Funktionen zu ergänzen. Für etwa 90 Prozent sind Effizienzsteigerung und Kostenreduktion die wichtigsten Aspekte für den Softwarekauf, gefolgt vom Wunsch, HR-Anwendungen zu modernisieren (86 Prozent) sowie die Transformation des Personalmanagements als Unternehmensstrategie zu forcieren (63 Prozent). [1] Doch in welche konkreten Lösungen investieren Betriebe, um ihre Personalprozesse zu verbessern? An der Spitze der am häufigsten verwendeten HR-Software stehen Programme für Arbeitszeitmanagement und Zeit- sowie Zutrittserfassung, so der HR-Software-Report 2016. Im Vergleich zum Vorjahr ist die Nutzung in diesem Bereich nochmals um zwei Prozent gestiegen. Eine größere Veränderung zeigt sich beim Thema Self-Service. Setzten 2015 nur 29 Prozent eine professionelle Software dafür ein, sind es 2016 schon 54 Prozent. [2] Personalabteilungen optimieren damit ihre Abläufe, indem sie die Mitarbeiter aktiv in die Personalwirtschaft sowie Planungs- und Erfassungsprozesse einbinden – etwa zur Regelung von Arbeitszeiten. Mit der Selbstverwaltung durch die einzelnen Mitarbeiter lassen sich Vorgänge beschleunigen, vereinfachen und für alle Beteiligten transparenter gestalten. Auch die Verantwortlichen des Druck- und Verlagshauses Mundschenk suchten nach einem System, das sowohl die Vergütung als auch die Arbeitszeitregelungen der Mitarbeiter einwandfrei und lückenlos realisieren kann.

Arbeitszeitmodelle abbilden und Mitarbeiter entlasten
Mundschenk setzt bereits seit einigen Jahren eine Zeitwirtschaftslösung ein. Das von Interflex eingeführte System arbeitete stets zuverlässig. Jedoch sammelten sich im Laufe der Zeit große Datenmengen an, die sich aus den verschiedenen Arbeitszeit- sowie Schichtmodellen der 130 Mitarbeiter aus Produktion und Verwaltung zusammensetzten. Wesentliche Herausforderung war, die Arbeitszeit gemäß dem entsprechenden Arbeitszeitmodell auf bestimmte Zuschlagskonten zu buchen, sodass sich Arbeitsverträge, Tarifvereinbarungen sowie Nacht- und Sonntagszuschläge korrekt und ohne manuelle Eingabe zuweisen ließen. Das bestehende System konnte diesen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Noch immer war damit ein hoher administrativer Aufwand verbunden, wodurch die Personalabteilung nicht die gewünschte Entlastung erhielt. Daher entschied sich das Unternehmen für ein fortschrittlicheres Zeitwirtschaftssystem.

Aufgrund der guten Zusammenarbeit mit Interflex in den letzten Jahren tauschte sich Mundschenk mit den zuständigen Beratern erneut zu ihren aktuellen und künftigen Anforderungen sowie den verschiedenen Lösungsmöglichkeiten aus. Nach diversen Gesprächen und Analysen fiel die Wahl auf die neueste Version der IF-6020 und die Einführung des Moduls WebClient. Mundschenk entschied sich für das System, da es bereits ausgereift, erprobt und verlässlich ist. Neu daran ist unter anderem die Integration des Employee-Self-Service, der Selbstverwaltung durch die eigenen Mitarbeiter. Diese sollten vom Erneuerungsprozess ebenso profitieren und in die Organisation ihrer Zeitdaten aktiv eingebunden werden. Mit einem elektronischen Antragsverfahren galt es, den Genehmigungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Künftig stehen den Nutzern diverse neue Funktionalitäten zur Verfügung:

•    Arbeitszeitkonten verwalten
•    Detaillierte Informationen einsehen (Zeitkonten, Urlaubsstände, Entgeltbelege,
     Beurteilungen)
•    Anträge und Genehmigungen papierlos stellen und bearbeiten (Gleitzeit, Urlaub,
     Dienstreisen etc.)
•    Korrekturen in Zeitdaten und falschen Buchungen vornehmen
•    Stundenkontierungen überblicken (Projekte, Kostenstellen etc.)
•    Arbeitszeitsalden und Einsatzpläne abfragen
•    Geplante Arbeitszeiten mit geeigneten Mitarbeitern tauschen

Alle Maßnahmen zielen darauf ab, den Administrationsaufwand um ein Vielfaches zu verringern sowie unternehmensweit mehr Transparenz zu schaffen.

Moderne Workflows machen Papieranträge überflüssig
Bisher arbeitete Mundschenk mit einer Zeitwirtschaftslösung in Verbindung mit Infrarot-Terminals. Diese haben in der Zwischenzeit allerdings das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Die Gefahr bestand nun, dass es keinen Ersatz mehr gibt, sollte einmal ein Terminal ausfallen. Durch die Integration der neuesten Version der IF-6020 war es möglich, bestehende Systeme von Mundschenk weiterhin zu nutzen und zu übernehmen. So wurden etwa die vorhandenen Arbeitszeitmodelle übertragen. Neue Softwaremodule, wie WebClient, Workflow, Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge oder Korrekturen, kamen hinzu. Der modulare Aufbau ermöglicht, dass sich das System kostenschonend um zusätzliche Module erweitern lässt.

Um künftig Zeitdaten zu erfassen, wurden moderne Hardwaregeräte der Interflex-Serie eVAYO vor Ort von erfahrenen Beratern implementiert und in Betrieb genommen. Als Nachfolger empfahl sich die ID-Technologie. Ausgestattet mit den allerneuesten Mifare-Desfire-Leseverfahren identifizieren die Geräte gängige RFID-Leseausweise. Damit werden Zeitdaten durch das Buchen am Zeiterfassungsterminal automatisch und in Echtzeit an die Software übermittelt, dort abgebildet und auf entsprechende Konten gebucht. Abhängig vom hinterlegten Zeitprofil lassen sich Zulagen oder Tarife ebenso automatisch zuweisen. Die umfassenden Daten werden über Schnittstellen an das Gehaltssystem übertragen und sorgen für eine leistungsgerechte und pünktliche Vergütung der Mitarbeiter.

Mit dem Employee-Self-Service stellen die Mitarbeiter des Weiteren elektronisch ihre Urlaubsanträge. Dieses Verfahren erleichtert und beschleunigt den Genehmigungsprozess um ein Vielfaches, da mithilfe hinterlegter Workflows die Anträge automatisch den Vorgesetzten vorgelegt werden. Die Mitarbeiter freuen sich über das deutlich verbesserte und vereinfachte Antragsverfahren. Darüber hinaus funktioniert die automatische Zuweisung der Zeitzuschläge einwandfrei. Eine manuelle Bearbeitung ist für Mundschenk nicht mehr vorstellbar.

[1] Studie „Innovatives Personalmanagement“, PAC, März-April 2016

https://www.pac-online.com/pac-studie-zum-personalmanagement-herausforderungen-sorgen-f-r-modernisierungsdruck-bei-hr-software

[2] Studie „HR-Software-Report 2016“, Magazin personal manager mit Unterstützung der Netzwerkportale HRM.at, HRM.de und HRM.ch

http://www.hrm.de/fachartikel/hr-software-report-2016-%7C-recruiting-und-talent-management-im-blickfeld-13969

 

Quelle: Interflex GmbH