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Checkliste: Fünf zentrale Funktionen zur Digitalisierung interner Unternehmensprozesse

Wettbewerbsintensivere Märkte und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen dazu, ihre eigenen Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die Unternehmen ordnungsgemäß handhaben müssen. Ein elektronisches Vertragsmanagement schafft da Abhilfe. Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus, stellt fünf zentrale Funktionen vor, mit denen eine digitale Lösung zur Vertragsverwaltung interne Prozesse verschlanken kann.

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. Nur ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern. Die folgenden fünf Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine Administration nachhaltig optimieren kann:

  • Fristenmanagement: Dank einer automatisierten Fristenkontrolle können Mitarbeiter auch für jahrelang laufende Verträge rechtzeitige Erinnerungen anlegen. Verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an.
  • Schnittstellen: Über eine Schnittstelle zum ERP-System lassen sich Lieferanten- und Kundendaten automatisiert aktualisieren. So sind sie jederzeit auf dem neuesten Stand.
  • Volltextsuche: Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung alle eingescannten Schriftstücke durchsuchbar machen.
  • Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können bspw. im Zuge der Kündigung von Verträgen entsprechende Kündigungsschreiben direkt erstellt, zugestellt und archiviert werden.
  • Zugriffssteuerung: Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder Externen Leserechte eingeräumt werden, z. B. Controllern zu Reportingzwecken oder Prüfern bei einem externen Audit.

Diese fünf Punkte sind ein Auszug dem Whitepaper „Aktiv Gestalten statt nur Verwalten: Wie ein digitales Vertragsmanagement Ihre internen Prozesse verschlanken kann“ der forcont business technology gmbh. Das Softwarehaus zeigt, was eine Lösung zum digitalen Vertragsmanagement können muss, um interne Prozesse nachhaltig zu optimieren und eine Compliance-konforme Verwaltung zu garantieren. So können Mitarbeiter aus den Bereichen Einkauf, Controlling und Vertrieb besser einschätzen, wie ein digitales Vertragsmanagement sie entlasten kann.

Quelle: forcont

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