Recruiting mit bewährten digitalen Prozessen optimieren
In der Personalabteilung der AWO Bremerhaven sind inklusive des HR Directors sieben Mitarbeiter für die tägliche Abwicklung der klassischen HR-Prozesse verantwortlich. Bewerbungen werden nach einem zweistufigen Verfahren bearbeitet. Nach der Vorauswahl durch den HR Director gehen die Bewerbungsunterlagen zunächst an die jeweiligen Fachbereichsleitungen.
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AWO Bremerhaven setzt beim Bewerbermanagement auf MHMeRecruiting
Zwischen 250 bis 300 Bewerbungen gehen bei der AWO in Bremerhaven monatlich ein. Um die bis dato manuell durchgeführten Prozesse rund um die Stellenausschreibungen zu optimieren, setzt der Wohlfahrtsträger seit dem Sommer 2022 die Softwarelösung MHMeRecruiting ein. Die Digitalisierung hat die Prozesse beschleunigt und transparenter gemacht – und damit auch wichtige Weichen gestellt, um im „War for Talents“ qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen.
Der AWO Kreisverband Bremerhaven e.V. ist Teil der dezentral organisierten deutschen Arbeiterwohlfahrt e.V. – einem der sechs Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege in Deutschland. Mehr als 1.350 hauptamtliche Mitarbeiter kümmern sich in der norddeutschen Stadt sowie im Umland um die sozial Schwächeren der Gesellschaft.
Das Dienstleistungsspektrum reicht von der Kinder- und Familienbetreuung über Programme für Arbeit und Bildung oder die Suchthilfe bis hin zur Migrationsberatung. Hinzu kommt die Betreuung älterer Mitbürger. Hier gehören Pflegedienste, Pflegeheime, die Tagespflege von Senioren, aber auch betreutes Wohnen zu den Leistungen des Wohlfahrtsverbandes.
Teilhabe am sozialen Leben zu ermöglichen, ist ein wesentliches Ziel der AWO. Das erfordert neben ehrenamtlicher Unterstützung vor allen Dingen gut ausgebildete Mitarbeiter, die aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels nur schwer zu finden sind. Um die Bewerbungsprozesse zu vereinfachen, transparenter zu gestalten und damit zu beschleunigen, fiel bei der AWO Bremerhaven daher im Sommer 2022 die Entscheidung, ein softwaregestütztes Bewerbermanagement zu etablieren.
Bewerbungen digitalisieren und zentralisieren
Bis dato gingen die Bewerbungen auf unterschiedlichen Wegen ein. Viele der monatlich etwa 250 bis 300 Bewerber meldeten sich per E-Mail. Ein großer Teil der Unterlagen kam aber immer noch auf dem klassischen Postweg an.
Diese wurden dann per Hauspost an die knapp 60 Einrichtungen verteilt. „Das war nicht nur organisatorisch, sondern auch datenschutzrechtlich eine Herausforderung“, erklärt Sebastian Rannacher, HR Director der AWO Bremerhaven.
„Darüber hinaus dauerte es lange, bis Bewerber Antwort bekamen. Bei dem aktuellen Fachkräftemangel ist das natürlich fatal. Kandidaten sagten oft anderen Stellen zu, weil unsere Reaktion nicht zeitnah kam.“
Die manuelle Bearbeitung erschwerte es zudem, festzustellen, ob ein Bewerber überhaupt Rückmeldung erhalten hatte. „Es fehlte einfach hinten und vorn an Transparenz, weshalb wir uns entschieden haben, ein digitales Bewerbermanagement einzuführen“, so Rannacher.
Standardisierte Abläufe für schnellere Auswahlprozesse
In der Personalabteilung der AWO Bremerhaven sind inklusive des HR Directors sieben Mitarbeiter für die tägliche Abwicklung der klassischen HR-Prozesse verantwortlich. Bewerbungen werden nach einem zweistufigen Verfahren bearbeitet. Nach der Vorauswahl durch den HR Director gehen die Bewerbungsunterlagen zunächst an die jeweiligen Fachbereichsleitungen. Diese geben eine erste Einschätzung darüber ab, ob und für welche Einrichtung eine Bewerbung passt.
Erst nach dieser Zuordnung gehen die Unterlagen zur gründlichen Beurteilung an die Leitung der jeweiligen Einrichtung. Auf diese Weise wird verhindert, dass die internen Organisationen miteinander um Bewerber konkurrieren.
Philipp Wilhelm, freier Autor in München
