Fachkräfte gewinnen und halten mit digitalen HR-Prozessen

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Der Bedarf an Fachkräften ist so hoch wie seit zehn Jahren nicht mehr. Das zeigt eine Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB). Viele Stellen bleiben unbesetzt und das stellt HR-Abteilungen vor zunehmend größere Herausforderungen bei der Suche nach den besten Kandidatinnen und Kandidaten. Wie kann die Digitalisierung hier helfen?

Ein fokussierter Bewerbungsprozess unterstützt HR-Teams dabei, Top-Talente effektiver anzusprechen. Im Idealfall überzeugt man diese bereits während des Recruitings vom Unternehmen und besetzt so erfolgreich die vakante Stelle. Allerdings beanspruchen die Routineaufgaben in der HR-Abteilung oft viel Zeit. Die Prozesse im Bewerber-Management können sehr ressourcenintensiv sein: von der Stellenausschreibung über die Platzierung in verschiedenen Kanälen bis hin zur Bewerberverwaltung und -betreuung in den einzelnen Bewerbungsstufen. Oft werden diese Prozesse noch manuell oder mit Hilfe einfacher Office-Tools wie einer Tabellenkalkulation durchgeführt. Die Erstellung einer passenden Stellenausschreibung erfordert umfangreiche Planung und Kontrolle durch das Vier-Augen-Prinzip. Zudem sollte sie auf verschiedenen Kanälen wie der eigenen Website, Jobbörsen und Social Media verbreitet werden.

Doch damit allein ist es nicht getan: Die eingehenden Bewerbungen müssen zunächst gesichtet und bewertet werden. Oftmals ist es auch notwendig, zusätzliche Assessments durchzuführen, um die Bewerberinnen und Bewerber näher einschätzen zu können. Die am besten geeigneten werden zu persönlichen Gesprächen eingeladen. Auch hier erfolgt eine Bewertung. Alle Daten, die aus diesen Prozessen gewonnenen wurden, müssen nun sorgfältig ausgewertet werden.

Professionelles Bewerbermanagement für mehr Übersicht und Effizienz

Dieser kurze Einblick verdeutlicht, wie aufwendig es ist, schon in diesem Stadium des Bewerbermanagements die Übersicht zu behalten. Es erfordert einen relativ hohen Zeit- und Ressourcenaufwand, um alles zügig und dennoch gewissenhaft abzuwickeln. Die ALOS GmbH, ein Unternehmen der Kyocera-Gruppe, setzt an dieser Stelle mit digitalen Prozessen an, die eine weitgehende Automatisierung der während des Recruiting-Prozesses anfallenden Aufgaben ermöglichen.

Ob Personalakte, Urlaubsantrag, Krankmeldung, Onboarding, Offboarding oder das Bewerbermanagement: Mit digitalen Prozessen und Services erleichtert ALOS HR-Prozesse schon ab der Erstellung von Stellenausschreibungen, deren Qualität durch eine Vorlagenfunktion sichergestellt wird. Außerdem werden interne Kanäle automatisch über neue Ausschreibungen informiert, um eine effektive Bewerbung zu gewährleisten.

Eine zentrale Übersicht erleichtert die Verwaltung der eingehenden Bewerbungen sowie den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Der gesamte Bewerbungsprozess, angefangen von der Erfassung bis hin zur Unterschrift, ist für jede Bewerbung abgebildet. Die Erfassungsmaske kann einfach auf der Unternehmens-Website, einer Job-Plattform oder für Social Media integriert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, bereits vorgemerkte Kandidatinnen und Kandidaten aus einem integrierten Pool über neue Ausschreibungen zu informieren, um Stellen schneller mit geeigneten Fachkräften besetzen zu können.

Der nächste Schritt: Onboarding voll digitalisiert

Sobald geeignete Bewerberinnen und Bewerber für die offenen Stellen gefunden wurden, beginnt das Onboarding. Auch hier unterstützt ALOS mit einer digitalen Lösung für die verschiedenen Aufgaben und Abläufe, die beim Onboarding anfallen und bietet eine optimale Übersicht des aktuellen Prozessstatus. Da in der Regel unterschiedliche Abteilungen involviert sind, können auch verschiedene Ansprechpartner – beispielsweise aus der jeweiligen Fachabteilung, der IT, der HR und dem Facility Management – hinterlegt und in den Kommunikationsprozess eingebunden werden.

So lässt sich schnell feststellen, ob der neue Arbeitsplatz bereits eingerichtet wurde, die zukünftigen Vorgesetzten gebrieft sind und die erforderliche IT-Hardware mit den notwendigen Anwendungen ausgerüstet wurde. Jeder Schritt im Onboarding-Prozess wird dabei dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar. Zusätzlich ist es möglich, bereits im Vorfeld Dokumente und Informationen für die neue Kollegin oder den neuen Kollegen zu hinterlegen.

Das schafft Transparenz über den gesamten Prozess und stellt sicher, dass für die neue Kraft alle erforderlichen und gewünschten Ressourcen rechtzeitig verfügbar sind. Berechtigungen werden eingerichtet und nach erfolgreichem Start kann der gesamte Prozess per PDF-Ausgabe dokumentiert werden. Dies ermöglicht eine sichere und effiziente Integration der „Neuen“ in die Unternehmensstruktur. Das ist entscheidend, da ein gutes Onboarding die Absprungquote senkt.

Die digitale Personalakte: Alle Informationen an einem Ort

Mit den digitalen Bewerbungsprozessen und dem Onboarding folgt als nächster Schritt die digitale Personalakte. Hier werden alle Informationen zu den Mitarbeitenden zentral und rechtssicher gespeichert und verwaltet. Für einen reibungslosen Ablauf des vollständig digitalisierten Prozesses bietet ALOS mit dem Modul „Sign“ eine rechtskonforme Anwendung für die elektronischen Unterschrift. Sie kann nahtlos in viele Drittanwendungen integriert werden und bietet eine optimale Signiermöglichkeit, die das Ausdrucken, Unterschreiben und erneute Scannen der Dokument überflüssig macht.