Mobile Work erfolgreich gestalten

Eine neue Studie unseres Autors, Professor Dr. Markgraf von der AKAD Hochschule Stuttgart, zeigt auf, wie Unternehmen die digitale Transformation im Mobile Office und Homeoffice vorantreiben können. Zugleich erläutert die Studie, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und welche Fallstricke vermieden werden sollten.

Die digitale Transformation ermöglicht uns ein zunehmend flexibles, mobiles und ortsungebundenes Arbeiten. Bereits vor der Pandemie zeigte sich eine Entwicklung hin zu mehr Mobile Office und Homeoffice, allerdings stieg der Anteil sehr langsam. Diese Entwicklung wurde durch die Pandemie schlagartig beschleunigt. Lag der Anteil der Erwerbstätigen, die zumindest einen Teil Ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbrachten, im Jahr 2019 bei 12,8 Prozent, so stieg er während der Pandemie schlagartig auf knapp 25 Prozent, und verharrt seitdem auf diesem Niveau.

Das Statistische Bundesamt erfasst dabei nur die Arbeit im Homeoffice, es kann davon ausgegangen werden, dass der Anteil noch einmal steigt, wenn man Mobile Office zusätzlich erfassen würde. Zum Verständnis sollen die Unterschiede kurz dargestellt werden.

Unter Homeoffice ist ein Arbeitsplatz außerhalb des Betriebes, üblicherweise am Wohnort des Arbeitenden zu verstehen. Entsprechend kann der Arbeitsplatz so gestaltet werden, dass die Mitarbeitende oder der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, genauso organisiert und konzentriert zu arbeiten, wie im Büro des Betriebs. Unter Mobile Office wird hingegen die Arbeitsform verstanden, die nicht an ein festes Büro oder einen häuslichen Arbeitsplatz gebunden ist. Arbeiten kann man also von überall: im Zug, im Café, im Hotel. In unserer Studie zeigte sich, dass mehr als 40 Prozent der Befragten eine der beiden Formen regelmäßig nutzen.

Basis für diese Entwicklungen sind einerseits die technischen Zugangsmöglichkeiten in Form von verfügbaren Internetzugängen und mobilen Endgeräten, aber auch die Verfügbarkeit ortsunabhängiger Kollaborationsräume. Neben diesen Punkten müssen unternehmensintern aber auch die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen werden und die Unternehmenskultur muss an diese neuen Herausforderungen angepasst werden.

Technische Zugangsmöglichkeiten

In den letzten Jahren wurden zahlreiche Arbeitsprozesse automatisiert und digitalisiert. Bereits in unserer 2018er-Studie konnten wir zeigen, dass sowohl der Zugriff als auch die Bearbeitung der Prozesse zunehmend digital und ortsunabhängig gestaltet werden, eine Entwicklung die nach wie vor anhält. Entsprechend zeigen sich auch Änderungen bei der Nutzung von Endgeräten – weg vom klassischen PC, hin zu mobilen Endgeräten.

Mittlerweile sind Notebooks und Smartphones aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, wobei sich diese beiden Geräteklassen ideal ergänzen. Wir nutzen Smartphones neben der direkten Kommunikation per Anruf auch für die kurz gefasste Interaktionen per Mail, in Messengern und sozialen Netzwerken und Notebooks für die tiefergehende Bearbeitung und weiterführende Arbeitsprozesse.

Von geringerer Bedeutung sind Tablets im beruflichen Umfeld. Dass ihnen knapp 30 Prozent dennoch eine hohe Bedeutung in Ihrem Arbeitsprozess zusprechen, zeigt, dass sie gerade im Bereich des mobilen Arbeitens eine lukrative Nische gefunden haben, sie bieten ausreichend Leistung und sind leichter als Notebooks. Parallel zur Bedeutung der mobilen Endgeräte hat sich auch das Nutzungsverhalten angepasst. Mittlerweile lässt sich festhalten, dass jeder zweite Befragte seine mobilen Endgeräte nahezu ausschließlich nutzt. Vor der Pandemie war es noch jeder Vierte.

Ein weiterer Punkt, der in Betracht gezogen werden sollte, ist die Nutzung privater Endgeräte und die Nutzung betrieblicher Technik für private Zwecke. Auch wenn die Technik im Rahmen von Homeoffice und Mobile Office überwiegend vom Unternehmen gestellt wird, gaben mehr als ein Viertel der Befragten an, auch private Endgeräte für die Kommunikation und die Bearbeitung von Prozessen zu nutzen.

In beiden Fällen – sowohl bei der Nutzung privater Geräte für berufliche Zwecke, als auch bei der Nutzung beruflicher Geräte für private Zwecke – sollten Rahmenbedingungen und Regeln geschaffen werden. Derartige Regelungen existieren bei 40 Prozent der Unternehmen nicht oder sind den Mitarbeitenden nicht bekannt, weitere zehn Prozent gaben an, dass derartige Regeln existieren, sich aber nicht daran gehalten wird. Somit existieren nur bei der Hälfte der Befragten Regelungen, die bekannt sind und die eingehalten werden.

Ortsunabhängige Kollaborationsräume

Neben dem Internetzugang und mobilen Endgeräten sind für mobiles Arbeiten und Homeoffice auch Möglichkeiten für die synchrone und asynchrone Zusammenarbeit notwendige Voraussetzung. In den meisten Fällen werden dabei keine eigenen Lösungen genutzt, sondern es wird auf Cloud-Lösungen verschiedener Anbieter zurückgegriffen bzw. auf diesen aufgebaut. Mehr als 80 Prozent der Teilnehmer gaben an, mit existierenden Cloud-Lösungen zu arbeiten.

Dabei zeigt sich, dass Cloud-Lösungen nicht nur eine gute Möglichkeit sind, um orts‐ und zeitunabhängig zu arbeiten, sondern auch, um Kollegen und Kunden stärker in Entwicklungs‐, Gestaltungs‐ und Entscheidungsprozesse einzubinden.

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 1/2024.