Großes Potenzial bei Digitalisierung der Deskless Workforce

In vielen Bereichen profitieren Mitarbeitende von den Vorteilen der immer weiter voranschreitenden digitalen Transformation. Routineaufgaben werden zunehmend automatisiert ausgeführt, Softwarelösungen ermöglichen mobiles und flexibles Arbeiten. Doch Ausnahmen bestätigen die Regel: Ob im Handel, in der Fertigung, im Gesundheitswesen oder im Gastgewerbe – zahlreiche Branchen sind von Tätigkeiten, die ohne festen Computer-Arbeitsplatz ausgeübt werden, geprägt.

Was in Zeiten von New Work für viele Berufsgruppen längst zur Normalität geworden ist, sucht man im Bereich der Deskless Workforce nach wie vor vergeblich: ortsunabhängiges und weitgehend selbstbestimmtes Arbeiten. Entsprechende Konzepte wurden im Laufe der Pandemie innerhalb kürzester Zeit umgesetzt und sind heute aus dem Arbeitsalltag vieler Büro-Mitarbeitender nicht mehr wegzudenken. Non-Desk-Workers profitieren hingegen bislang weniger von dieser Entwicklung: Während die Kolleg*innen im Office – unterstützt durch Employee Self Services, digitale Antragswesen und weitere innovative Cloudlösungen – zunehmend mobil arbeiten, sind Deskless Workers weiterhin an feste Arbeitszeiten und -orte gebunden und verfügen nur selten über arbeitserleichternde IT-Anwendungen. Hier besteht enormer Aufholbedarf.

Status quo der Deskless Workforce

Ganze 80 Prozent der Berufstätigen weltweit arbeiten nicht am Schreibtisch und zählen somit zur Deskless Workforce. Diese sogenannten Blue-Collar-Jobs sind im Normalfall nicht nur
schlechter bezahlt, sondern zudem mit Schichtdiensten und körperlich belastenden Tätigkeiten verbunden. Hinzu kommen mangelnde Flexibilität und Möglichkeiten, die Work-Life-Balance durch Homeoffice, Arbeitszeitflexibilisierung und Co. zu verbessern. Auch die Integration in personalrelevante Prozesse und Kommunikationsabläufe fällt hier deutlich schwieriger aus.

All das spiegelt sich nicht zuletzt in hohen Fluktuationsquoten wider. Zwar wurden viele dieser Non-Desk-Jobs – insbesondere in der Pflege oder dem Gesundheitswesen – im Verlauf der Pandemie als unentbehrlich definiert, eine Verbesserung der Arbeitssituation im Sinne von New Work ist dennoch nicht in Sicht. Denn technologische Unterstützung ist weitestgehend den BüroMitarbeitenden vorbehalten: Lediglich ein Prozent der betrieblichen Investitionen in moderne Softwarelösungen konzentriert sich auf den Bereich der Deskless Workforce.

Dabei existiert eine Vielzahl an intelligenten Software- und App-Anwendungen, von deren Einsatz auch schreibtischlose Mitarbeitende profitieren. Diese digitalen Hilfsmittel können nicht nur einen erheblichen Beitrag zur Verbesserung der Employee Experience leisten, sondern bringen ebenso großes Potenzial im Hinblick auf Prozessoptimierungen, Automatisierung von Abläufen und Kommunikation mit sich – eine Win-win-Situation für Unternehmen und Belegschaft. Dennoch scheitert dieses Vorhaben oftmals bereits bei der Ausstattung der Deskless Workforce mit mobilen Endgeräten – Dienst-Smartphones und -Tablets gehören hier längst nicht zu den gängigen Benefits.

New Work für Non-Desk-Workers

Insbesondere vor dem Hintergrund des anhaltenden Fachkräftemangels besteht Handlungsbedarf. Personalverantwortliche sind gefordert, New Work auch für die Deskless Workforce ein Stück weit Realität werden zu lassen und ihre Digitalisierungsstrategie auszuweiten.

Eine erste Maßnahme in Richtung neue Arbeitswelt ist die Ausstattung schreibtischloser Mitarbeitender mit den erforderlichen mobilen Endgeräten. Kombiniert mit einer innovativen Workforce-Management-Software, wie sie die GFOS Gruppe ihren weltweiten Kund*innen bietet, werden Personalverantwortliche dabei unterstützt, den Arbeitsalltag abseits des
Schreibtisches effizient zu strukturieren, die Kommunikation  mit der entsprechenden Arbeitnehmergruppe zu verbessern und deren Zufriedenheit langfristig zu steigern.

Digitale Kommunikationskanäle für einen effizienten Informationsaustausch

Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz können nicht ohne Weiteres auf interne Info-Portale oder Kommunikationstools zugreifen und sind so schnell von der Firmenkommunikation abgeschnitten. Aktuelle Informationen, sowohl für Büroangestellte als auch Deskless Workers, zeitnah und transparent bereitzustellen, gehört somit zu den größten Herausforderungen von Führungskräften und Personalverantwortlichen. Auch die Vermittlung der Unternehmenskultur und damit die Bindung an das Unternehmen fällt ohne regelmäßigen Austausch deutlich schwerer. Die Ausstattung der Deskless Workforce mit Smartphones und Tablets bietet hier die Möglichkeit, diese Herausforderungen zu meistern, um Non-Desk-Mitarbeitenden den Zugang zu Informationen zu erleichtern und sie in die interne Kommunikation zu integrieren.

Interaktion der Deskless Workforce fördern

Ein weiterer Vorteil dieser Digitalisierungsstrategie ist die Förderung der Interaktion der Deskless Workforce und damit die Identifikation mit dem Arbeitgebenden. Ob Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen, die Verwaltung der eigenen personenbezogenen Daten oder Mitsprache bei der Vergabe von Schichten über digitale Wunschbücher – verschiedene Anwendungen stehen hierfür cloudbasiert oder als App zur Verfügung.

Flexible Dienstplangestaltung softwaregestützt ermöglichen

Starre, bereits veraltete Dienstpläne am Schwarzen Brett – in vielen Unternehmen noch immer gängige Praxis. Dabei existieren intelligente und mobile Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung, die eine flexible Dienstplangestaltung ermöglichen. Anforderungsprofile, individuelle Qualifikationen, Gerechtigkeitsquoten, Schichtwünsche und vieles mehr können auf diese Weise automatisiert berücksichtigt werden und so die Employee Experience nachhaltig verbessern.

Eine digitale Personaleinsatzplanung bindet Mitarbeitende zudem aktiv in personalrelevante Prozesse ein und steigert sowohl deren Motivation als auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. So haben sie die Möglichkeit, Schichten eigenverantwortlich anzunehmen, abzulehnen oder in einer Diensttauschbörse qualifizierten Kolleg*innen zum Tausch anzubieten – Echtzeitübertragung und mobile Dienstpläne sorgen für eine stets aktuelle Datenbasis.

Prozesse optimieren und Effizienz steigern

Mit der Erhöhung des Digitalisierungsgrades der Deskless Workforce lassen sich zeitgleich zahlreiche Prozesse optimieren. Wiederkehrende Arbeitsfolgen werden automatisiert, papiergebundene Abläufe übersichtlich und digital abgewickelt. Neben der Dienstplanung können auf diese Weise auch die Erfassung der Arbeitszeiten sowie das betriebliche Antragswesen zukunftsfähig gestaltet werden. Denn cloudbasierte Lösungen bieten den Vorteil, Arbeitsstunden und Projektzeiten bequem remote erfassen, zentral verwalten und unmittelbar – ohne manuelle und fehleranfällige Übertragung – für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereitzustellen. Gleiches gilt für die Beantragung von Abwesenheiten: Digital erfasst, behalten sowohl Antragsstellende als auch Vorgesetzte jederzeit den Überblick über den aktuellen Status der Anträge, werden bei Änderungen automatisch informiert und können Anpassungen jederzeit digital vornehmen.

Fazit: Potenziale für Deskless Workforce sind vorhanden!

All diese Beispiele verdeutlichen, welch großes Potenzial die Ausweitung der Digitalisierungsstrategie auf die Deskless Workforce mit sich bringt. Dennoch werden diese Möglichkeiten beim Großteil der Unternehmen im Blue-Collar-Bereich aktuell nicht ausgeschöpft oder beschränken sich in ihrem Angebot häufig auf die Angestellten im Office. Dabei profitieren nicht nur Non-Desk-Worker von einer Erhöhung des Digitalisierungsgrades: Das gesamte Unternehmen gewinnt durch die Verbesserung der Arbeitssituation und Employee Experience, durch die Steigerung der Effizienz und durch die potenzielle Senkung der Fluktuations- und Krankenquoten – ein weiterer Schritt in Richtung New Work.

(erschienen in HR Performance 3/2022)