Von der Zeiterfassung zum Mehrwert
Mit einer modernen Zeitwirtschaftslösung entsteht aus den Arbeitszeitdaten für Unternehmen ein betriebswirtschaftlicher Mehrwert. Im Idealfall übermittelt die Lösung geleistete Arbeitsstunden automatisch an ein Lohn- und Gehaltssystem. Doch die Arbeitszeiten lassen sich zusätzlich beispielsweise mit anderen Unternehmenskennzahlen kombinieren und analysieren. So lassen sich aus Produktivitätsanalysen oder Fehlzeiten Informationen zu Über- und Unterkapazitäten ableiten und Produktionsprozesse besser steuern.
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Die eigene Arbeitszeit flexibel mitzugestalten, ist für viele Beschäftigte heute selbstverständlich. Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten anbieten, sind attraktivere Arbeitgeber. Doch moderne Zeitwirtschaft bietet weitere Vorteile.
Lange ist es noch nicht her, als in der Bundesrepublik starre Arbeitszeitmodelle üblich waren. Erst seit den 1970er-Jahren wurden sie allmählich flexibler. Denn die Unternehmen benötigten Lösungen, um rare Fachkräfte anzuwerben. Die „gleitende Arbeitszeit“, wie eines der damals neuen Konzepte hieß, war eine davon. Auch heute punkten Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels, wenn sie die Work-Life-Balance von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern berücksichtigen. Ein Unternehmen, das schon früh den Mehrwert von Gleitzeit für Beschäftigte und Unternehmen gleichermaßen erkannte, war die Interflex Datensysteme GmbH. Unternehmensgründer Wilhelm Haller war überzeugt, dass starre Arbeitszeitmodelle unwirtschaftlich sind. Gleitzeit spare Kosten, gebe Beschäftigten mehr Eigenverantwortung und führe zu einer motivierteren Belegschaft. Aus diesem Ansatz heraus entwickelte das Unternehmen Mitte der 1970er-Jahre elektronische Zeiterfassungssysteme. Seine 50-jährige Erfahrung fließt heute in die Entwicklung moderner Lösungen für Zeitwirtschaft ein.
Mehr als „Zeiten stempeln“
Neue Fachkräfte mit flexiblen Arbeitszeiten im Sinne von New Work zu gewinnen, ist das eine – doch ein modernes Zeitwirtschaftssystem kann weitaus mehr als nur das systematische Erfassen von Arbeitszeiten: Es unterstützt Unternehmen auf der einen Seite dabei, Zeitbuchungen gemäß den tariflichen, gesetzlichen und innerbetrieblichen Vorgaben zu erfassen und regelkonform zu verarbeiten. Auf der anderen Seite ermöglicht es, starre Schichtsysteme flexibler zu gestalten. Das vereinfacht es für Unternehmen, ihre Arbeitskräfte effizienter einzusetzen. Ein weiterer Vorteil: Moderne Zeitwirtschaftslösungen binden Beschäftige optimal in HR-Prozesse ein und ermöglichen ihnen, ihre Arbeitszeiten eigenverantwortlich zu planen.
Eigenverantwortung fördern
So dokumentieren mit einem Employee Self-Service Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbständig und transparent: egal, ob stationär am Computer, am Zeiterfassungsterminal oder mobil von unterwegs auf dem Smartphone. Das ermöglicht ihnen mehr Selbstbestimmung und Eigenverantwortung am Arbeitsplatz. In der Software sehen sie beispielsweise ihre Arbeitszeitsalden in Echtzeit und können Urlaube sowie andere Abwesenheiten beantragen – und das rund um die Uhr. Damit berücksichtigt der Employee Self-Service die Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Er ermöglicht ihnen, ihren Arbeitsalltag und ihr Privatleben besser aufeinander abzustimmen. Dadurch sind sie zufriedener, motivierter und produktiver.
Teilzeitkräfte aktivieren
Enthält eine Lösung für Zeitwirtschaft eine Personaleinsatzplanung, können Beschäftigte darüber hinaus im Employee Self-Service Wunschdienste anmelden und Schichten tauschen. Teilzeitkräfte können damit ihre Arbeitszeit einfacher und flexibel planen. Beispielsweise Elternteile, die ihren Arbeitstag am Alltag ihrer Kinder ausrichten. Unternehmen könnten unter Umständen so die „stille Reserve“ aktivieren – Personen, die wegen Betreuungspflichten keine Arbeit aufnehmen. Ein modernes Zeitwirtschaftssystem hilft auch Verantwortlichen für Schicht- und Dienstplanung, die mit wenigen Klicks einen Überblick über den Personalbedarf sowie Über- und Unterbesetzungen erhalten. Solch eine Lösung fordert allerdings ein Umdenken weg von der klassischen Schicht- und Dienstplanung, die häufig noch in einer Excel-Tabelle erfolgt. Eine zeitgemäße und flexible Personaleinsatzplanung ist damit kaum zu realisieren.
Betriebswirtschaftliche Mehrwerte schaffen
Mit einer modernen Zeitwirtschaftslösung entsteht aus den Arbeitszeitdaten für Unternehmen ein betriebswirtschaftlicher Mehrwert. Im Idealfall übermittelt die Lösung geleistete Arbeitsstunden automatisch an ein Lohn- und Gehaltssystem. Doch die Arbeitszeiten lassen sich zusätzlich beispielsweise mit anderen Unternehmenskennzahlen kombinieren und analysieren. So lassen sich aus Produktivitätsanalysen oder Fehlzeiten Informationen zu Über- und Unterkapazitäten ableiten und Produktionsprozesse besser steuern. Das Kostenmanagement bietet außerdem auf Basis der Arbeitszeiten eine detaillierte Übersicht darüber, wofür im Unternehmen Personalkosten anfallen. Führungskräfte erhalten aus Arbeitszeiten schnell und transparent eine fundierte und nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage. Dabei vermeidet eine automatische Datenübertragung und -verarbeitung Fehler und vereinfacht den administrativen Aufwand abteilungsübergreifend.
Zeitwirtschaft für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Der Fachkräftemangel erfordert von Unternehmen Maßnahmen, um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enger zu binden. Ein modernes Zeitwirtschaftssystem ermöglicht den Beschäftigten mit einem Employee Self-Service mehr Selbstbestimmung bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten und trägt zu besseren Arbeitsbedingungen bei. Personalerinnen und Personaler hingegen können mit einer Lösung für Zeitwirtschaft vorhandene Fachkräfte optimal einsetzen und die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber verbessern. Schlussendlich geht es bei der Zeitwirtschaft deshalb um Mehrwerte für Arbeitnehmer und Arbeitgeber – das gilt heute noch genauso wie in den 1970er-Jahren.
Fotos/Quelle: Interflex Datensysteme GmbH
Manuel Förster ist Product Manager Time Management bei der Interflex Datensysteme GmbH.
