Privat Profi – beruflich Amateur?

Titelgeschichte

Oder wo wir in der Personalarbeit der Digitalisierung hinterherlaufen

Bereits im Jahr 1989 veröffentlichte Günter F. Gross seinen Bestseller „Beruflich Profi – privat Amateur“, den es mittlerweile in der 20. Auflage gibt. Das Buch ist ein spannender Ratgeber für Menschen, die in ihrem Berufsleben erfolgreich sind, aber in ihrem privaten Leben noch Verbesserungspotenzial sehen sowie Tipps für eine ausgewogene Work-Life-Balance suchen und dabei Vorgehensweisen aus dem Berufsleben auch im privaten Umfeld einsetzen. Wenn wir heute die Digitalisierung betrachten, müssen wir den Titel eher umwandeln in „Privat Profi – beruflich Amateur“, denn wir nutzen die Möglichkeiten, die uns geboten werden, zwar im privaten immer mehr, im beruflichen Umfeld sieht es hier aber noch sehr bescheiden aus.

Doch an welchen Themen kann man das festmachen und gibt es überhaupt Möglichkeiten, aus den Erfahrungen und Tools der privaten Digitalisierung auch im beruflichen zu profitieren? Gerade dem Bereich Human Resources wird immer wieder nachgesagt, dass er nicht gerade sehr „technikaffin“ und bei neuen technischen Entwicklungen nicht gerade als Vorreiter bekannt ist. Doch bei welchen Themen kann Human Resources Techniken nutzen, die wir im privaten Bereich schon längst im Einsatz haben und tagtäglich anwenden?

Vom Kontoauszug zur digitalen Gehaltsabrechnung

Ich habe in den frühen 1980er-Jahren eine Banklehre absolviert und ich erinnere mich noch sehr gut an die morgendliche Hauptaufgabe: Einsortieren oder Versenden der Kontoauszüge der Kunden. Diese kamen jeden Morgen frisch gedruckt aus der Zentrale und mussten dann von Hand in die einzelnen Kundenmappen einsortiert werden oder – je nach Kundenwunsch – kuvertiert und mit der Post verschickt werden. Das war jeden Morgen ein Ritual, an dem fast alle Mitarbeiter teilnahmen, denn die Auszüge mussten bis zur Schalteröffnung einsortiert werden. In den späten 1990er-Jahren führten die ersten Banken digitale Kontoauszüge ein, die ersten Kontoauszugsdrucker wurden installiert und Kunden konnten – oder sollten – sich die Auszüge direkt am Drucker ausdrucken.

Somit wurden sofort der Druck und die Sortierung in der Filiale eingespart, und die Kunden konnten zu jeder Tageszeit die Auszüge in jeder Filiale abholen. Was gab das für Diskussionen! Die Kunden werden das nicht nutzen, wir verlieren den Kontakt zum Kunden, das rechnet sich nicht, das ist zu kompliziert, das ist rechtlich nicht ok und so weiter.

Und heute? Heute ist es selbstverständlich, dass Kontoauszüge nicht nur am Drucker, sondern auch jederzeit online verfügbar sind. Im Portal Ihrer Bank finden Sie Auszüge, Wertpapiermitteilungen oder Kreditkartenabrechnungen über mehrere Jahre, und die meisten Kunden drucken diese schon gar nicht mehr aus.

Doch welchen Bezug hat das nun zur Personalarbeit? Auch hier haben wir mindestens ein Dokument, das heute Monat für Monat gedruckt, kuvertiert und per Post oder Hauspost verteilt wird – die Gehaltsabrechnung. Und mehr als 30 Jahre nach Einführung eines digitalen Kontoauszugs wird ein Großteil der Gehaltsabrechnungen immer noch in der papierbehafteten Version an den Mitarbeiter verschickt.

Dabei können hierfür die gleichen Techniken wie für den Kontoauszug der Banken genutzt werden: Portale, in denen die Gehaltsabrechnung digital zur Verfügung gestellt wird und die von jedem Ort dieser Welt genutzt werden können. So kann zum Beispiel über die Lösung EDIB Payroll Portal der Firma BEGIS die Gehaltsabrechnung vollautomatisch in einem Portal abgelegt und dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Das geht auch mit Dokumenten wie der Jahressteuerbescheinigung, Zeitnachweisen oder anderen relevanten Personaldokumenten. Warum geben Sie also dem Mitarbeiter auch für Gehaltsabrechnungen nicht die gleiche Möglichkeit, die er seit vielen Jahren für seine Kontoauszüge nutzt?

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus dem Special Digitale HR-Verwaltung.