Startseite » Fachbeiträge » Outsourcing der Entgeltabrechnung

Outsourcing der Entgeltabrechnung : Vertrauen ist Trumpf!

Wer seine Lohnbuchhaltung selbst macht, braucht Entgeltexperten. Doch die sind kaum noch auf dem Arbeitsmarkt verfügbar. Es darf also niemand krank werden oder gar kündigen, denn sonst gerät die Payroll in Gefahr.

2 Min. Lesezeit
Kollegen arbeiten zusammen
©SP_Data

Advertorial

Die Entgeltabrechnung ist eine komplexe Pflichtaufgabe für jedes Unternehmen, die Haftungsrisiken sind hoch. Und es gibt immer weniger Entgeltexperten auf dem Markt. Vieles spricht also dafür, sich mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen externen Anbieter zu beschäftigen.

Die Lage

Jedes Unternehmen in Deutschland muss allmonatlich für alle eigenen Beschäftigten pünktlich die Entgeltabrechnung erstellen und die zugehörigen Meldepflichten erfüllen. Das ist mit hohem Arbeitsaufwand verbunden und erfordert erhebliches Fachwissen. Geht etwas schief, haftet der Arbeitgeber – und das kann teuer werden. Hinzu kommt ein eklatanter Mangel an Lohnbuchhaltern, Notlagen in der Payroll sind vorprogrammiert.

Es wundert also nicht, dass sich immer mehr Betriebe für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung an externe Lohnexperten entscheiden. Diese Dienstleister sind Vollprofis, verfügen über umfangreiche und stets aktuelle Fachkenntnisse und arbeiten mit modernster Abrechnungssoftware – idealerweise in der Cloud.  Und es gibt gute Gründe für das Outsourcing der Entgeltabrechnung.

Die Vorteile

Zeit

Es fallen etliche aufwendige Arbeiten in der Personalabteilung weg – und es bleibt endlich Zeit für wertschöpfende Aufgaben wie die Gewinnung neuer Arbeitskräfte.

Geld

Spezialisierte Dienstleister sind in allen Bereichen der Payroll erfahren, ihren Experten sind selbst exotische Fälle nicht fremd. Das spart viel Zeit und Ärger. Aus diesen und anderen Gründen können viele Anbieter mit günstigen Preisen arbeiten.

Fehler & Haftung

Fehler sind teuer, denn sie kosten Zeit und möglicherweise viel Geld – in erster Linie haftet der Arbeitgeber. Das kann teuer werden, man denke diesbezüglich an die hohen Nachzahlungen in den Bereichen Sozialversicherung und Lohnsteuer, welche durch Betriebsprüfungen zustande kommen. Wer die Payroll auslagert, trägt diese Risiken nicht mehr alleine.

Personalsuche

Wer seine Lohnbuchhaltung selbst macht, braucht Entgeltexperten. Doch die sind kaum noch auf dem Arbeitsmarkt verfügbar. Es darf also niemand krank werden oder gar kündigen, denn sonst gerät die Payroll in Gefahr. Diese Herausforderung erledigt sich mit dem Outsourcing der Entgeltabrechnung.

Den passenden Anbieter finden

Hat sich ein Unternehmen für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung entschieden, sollte sich eine interne Arbeitsgruppe zunächst alle bisherigen Payroll-Prozesse genau ansehen und entscheiden, welche davon einem Dienstleister anvertraut werden und welche im Betrieb verbleiben sollen. Aus den Erkenntnissen kann ein Pflichtenheft mit den Anforderungen an den Anbieter erstellt werden.

Es empfiehlt sich ein erfahrener Anbieter mit modernen, cloudbasierten Tools. So können viele HR-Prozesse digitalisiert und effiziente Self-Services ermöglicht werden. Das Controlling sollte ebenfalls profitieren, neben aussagekräftigen Reports müssen wichtige HR-Kennzahlen und Analysen zum Pflichtprogramm gehören.

Auch bereits vorhandene HR-Module sollten nahtlos zu einem effektiven Gesamtprozess integriert werden können. Außerdem sind feste Ansprechpartner auf der Anbieterseite sehr wichtig, denn gerade im sensiblen Bereich der Entgeltabrechnung geht es um Vertrauen und Verlässlichkeit.

SP_Data – die optimale Wahl für Ihr Outsourcing!

Entgeltabrechnung ist seit mehr als drei Jahrzehnten unser Kerngeschäft. Sonderfälle und besonders komplexe Abrechnungen sind uns daher vertraut. Als Hersteller der genutzten Software profitieren Sie von einer Expertise, die Sie sicher durch den gesamten Outsourcing-Prozess führt. Mit unserem SP_Data-Studio pflegen Sie Ihre Daten komfortabel ein – das Ziel: leichte und schnelle Kommunikation für und mit unseren Kunden. Außerdem haben Sie Ihre Entgeltabrechnung über das Studio stets im Blick, das heißt rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Stamm- und Bewegungsdaten in einer gesicherten Umgebung in der Cloud. Mit dem Outsourcing bei SP_Data arbeiten Sie rechtskonform, pünktlich und fehlerfrei. Sie ersparen sich eine Menge Zeit und Kosten – wir freuen uns auf Sie!

Zur Outsourcing-Übersicht

 

Andere interessante Fachbeiträge

Kündigung per Handy

Formunwirksamkeit einer arbeitnehmerseitigen Kündigung per WhatsApp

Das Urteil des LAG Rheinland-Pfalz veranschaulicht damit, dass Arbeitgeber besonders vorsichtig und sorgfältig sein sollten, wenn es um eine Eigenkündigung von Arbeitnehmern geht. Wird diese nicht in der gesetzlichen Form erklärt, heilt auch eine Bestätigung der (formunwirksamen) Kündigung durch den Arbeitgeber den Formmangel in der Regel nicht.

Betriebsrat

Kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei ChatGPT & Co.

Das Gericht war der Auffassung, dass die Nutzung von ChatGPT keine technischen Einrichtungen zur Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten darstelle und somit kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats auslöse. Denn in dem Fall, dass die Arbeitnehmer einen selbst angelegten Account nutzen, auf den der Arbeitgeber keinen Zugriff hat, wisse der Arbeitgeber nicht, wann welcher Arbeitnehmer wie lange und mit welchen Anliegen ChatGPT genutzt habe.

Reaktanz

Reaktanz: Das sollten Führungskräfte wissen

Auch in der Arbeitswelt ist das Wissen, um das Phänomen „psychologische Reaktanz“ von Bedeutung, denn es führt in der alltäglichen Zusammenarbeit immer wieder zu Missverständnissen und oft sogar Konflikten – und zwar insbesondere dann, wenn sich Veränderungen am Horizont abzeichnen.