Mit digitalem Vertragsmanagement die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit erhöhen

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Nachhaltig, digital und sicher

Der Arbeitsplatz wird immer wandelbarer. Heute arbeiten wir im Homeoffice, morgen im Büro und übermorgen in einem Coworking Space während einer Geschäftsreise. Das stellt Unternehmen vor die Herausforderung, eine sichere IT-Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, die Remote-Zugang erlaubt und es Angestellten ermöglicht, von nahezu überall auf Daten und Programme zuzugreifen.

Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen haben sich inzwischen daran gewöhnt, eine Reihe von digitalen Werkzeugen in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren. Sogar in der Rechtsabteilung, in der Sicherheit und Datenschutz oberste Priorität haben, hält dieser Trend zunehmend an und es wird nach neuen Wegen gesucht, um die vertraulichen Prozesse mit der neuen Kultur des flexiblen Arbeitens zusammenzubringen.

Und auch für HR-Abteilungen ergeben sich neue Herausforderungen, um etwa Compliance-Anforderungen auch im Homeoffice gerecht zu werden. Gleichzeitig gilt es HR-Prozesse zu digitalisieren, um den Betrieb weiterhin reibungslos zu gestalten. Denn für Abstimmungen funktionieren die Kollaborations-Tools und Video-Chats inzwischen relativ reibungslos, wenn aber eine Unterschrift gebraucht wird, kommt der Prozess oft ins Stocken. Herkömmlich wird Papier ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und dann per Mail zurückgesendet. Wenn es sich um einen wichtigen Vertrag handelt, bleibt meistens keine andere Lösung als der Postweg, oder?

Ohne Medienbruch: Durchgängig digitale Prozesse

Viele Unternehmen nutzen bereits elektronische Signaturen, wie DocuSign sie anbietet. Weit weniger Verantwortliche wissen aber, dass eine elektronische Signatur auch für wichtige Vertragsunterzeichnungen verwendet werden kann – vorausgesetzt, es werden bestimmte Bestimmungen eingehalten. Die sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“, die eine zusätzliche Authentifizierung erfordert, ist rechtlich als Äquivalent zu einer händischen Unterschrift anerkannt.

Oft ist ebenso wenig bekannt, dass nicht nur die Unterschrift, sondern das komplette Vertragsmanagement digitalisiert werden kann: Ein Vertragszyklus besteht aus der Verhandlungsphase, der Dokumentenerstellung, dem eigentlichen Signieren, aber auch der Integration mit vorhandenen Aufzeichnungssystemen und schließlich einer intelligenten Aufbewahrung, so dass spätere Analysen und Vergleiche mit anderen Verträgen möglich sind.

All diese Schritte können digitalisiert werden, zusammengeführt auf einer einzigen Plattform in der Cloud – natürlich mit dem Sicherheitslevel, das für Verträge nötig ist.

Die digitale Transformation erfordert auch eine agilere Arbeitsweise, und es bleibt immer weniger Zeit für Engpässe, Fehler und Verzögerungen in den Abläufen. Mit digitalem Vertragsmanagement können Unternehmen in jeder Branche ihre Geschäftsabläufe dementsprechend grundlegend verändern und Verzögerungen beseitigen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können stattdessen von vielen Orten aus gemeinsam an Verträgen arbeiten – dies macht Prozesse wesentlich effizienter. Wenn Teams schneller und besser vernetzt zusammenarbeiten, bringt dies für Unternehmen spürbare Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen.

Weniger Bürokratie und mehr Nachhaltigkeit

Auch mehr Nachhaltigkeit steht bei vielen Unternehmen inzwischen ganz oben auf der Agenda. Wenn ein Unternehmen Berge von Papier produziert, die dann in Aktenordnern oder gleich im Mülleimer verschwinden, ist dies nicht sehr nachhaltig. Deshalb geht der Trend zunehmend zum papierlosen Büro. Papierlose oder papiersparende Maßnahmen – wie digitale Signaturen, digitale Notizbücher und das Reduzieren von Ausdrucken – können hier einen entscheidenden Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.

Viele Unternehmen werden die neue Art, zu arbeiten weiter konsolidieren und ausbauen – schlankere Prozesse und weniger Bürokratie sind dafür entscheidende Bausteine und werden die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie der Kunden nachhaltig verbessern.

Quelle: DocuSign