Digitale Transformation als Chance und Herausforderung auf unternehmerischer Ebene
Knapp ein Fünftel der schriftlichen Kommunikation erfolgt mittlerweile über Chat- und Messagingtools. Dabei wird die E-Mail allerdings nicht ersetzt, sondern ergänzt. Die kombinierte Nutzung bietet viele Vorteile für die Kommunikation und Arbeitsprozesse.
Die digitale Transformation ist keine neue Herausforderung für Unternehmen. Bereits seit den Fünfzigerjahren des letzten Jahrhunderts werden immer mehr Bereiche in Unternehmen digitalisiert. Zu erkennen ist aber eine immer höhere Geschwindigkeit, mit der die Digitalisierung erfolgt.
Die fortschreitende digitale Transformation ist dabei längst nicht mehr auf Prozesse beschränkt, sondern gestaltet neue Geschäftsmodelle, etabliert neue Märkte, und bietet viele Chancen, aber auch neue Herausforderungen im Alltag eines Unternehmens. Die Digitalisierung vereinfacht die Abstimmungen, ermöglicht hybrides Arbeiten und agile Office-Konzepte, erfordert aber auch neue Denkweisen im Hinblick auf die physische Anwesenheit und die digitale Außenwirkung.
Bereits diese Entwicklungen zeigen, dass die digitale Transformation Unternehmen vor unterschiedlichste Herausforderungen stellt, ihnen aber auch eine Vielzahl von Chancen bietet. Wie sich diese und deren Wahrnehmung entwickelt, haben wir in den Jahren 2013, 2018 und zuletzt im Jahr 2022 erfasst und ausgewertet.
Zu erkennen ist, dass Unternehmen der Digitalisierung mittlerweile größtenteils positiv gegenüberstehen. Knappe 64 Prozent der Befragten sehen die Digitalisierung als Chance an, was noch einmal neun Prozentpunkte mehr sind als 2018. 29 Prozent der Befragten sehen die Digitalisierung als Herausforderung. Bei nur noch 5 Prozent der Unternehmen spielt die Digitalisierung keine Rolle und lediglich 2,4 Prozent sehen sie als Bedrohung an. Insgesamt zeigt sich eine wesentlich positivere Wahrnehmung der Digitalisierung als 2018.
Digitalisierung der Kommunikation und Zusammenarbeit
In den Unternehmen erfolgte die asynchrone Kommunikation schon länger digital, bspw. per E-Mail. In den letzten Jahren haben sich mit verschiedenen Cloud- aber auch Messaging- und Chat-Lösungen weitere Möglichkeiten für die asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit etabliert, die aber vielfach auch die synchrone Arbeit unterstützen. Knapp ein Fünftel der schriftlichen Kommunikation erfolgt mittlerweile über Chat- und Messagingtools. Dabei wird die E-Mail allerdings nicht ersetzt, sondern ergänzt.
Die kombinierte Nutzung bietet viele Vorteile für die Kommunikation und Arbeitsprozesse. Kurze und schnelle Informationen oder Rückmeldungen können per Chat gegeben werden, während sich für dokumentierte und längere Kommunikationen nach wie vor die E-Mail anbietet. Entsprechend zeigt sich, dass der überwiegende Teil (65 %) der Mitarbeiter vornehmlich mit E-Mails arbeitet und Chats zur Ergänzung nutzt. Es kann aber davon ausgegangen werden, dass sich dieser Anteil mit zunehmender Flexibilität und Agilität weiter in Richtung der Chat- und Messagingtools verschieben wird.
Die coronabedingten Einschränkungen haben allerdings auch die synchrone Kommunikation schlagartig verändert. Die Zeit, die Mitarbeiter in Meetings verbringen, hat sich weiter erhöht, sodass mittlerweile mehr als ein Viertel der Arbeitszeit in Meetings verbracht wird. Dabei zeigt sich tendenziell, dass Meetings in größeren Unternehmen wichtiger sind als in kleinen. Umgekehrt ist dies allerdings beim E-Mail-Aufkommen. Der Kommunikationsbedarf wird demnach in kleineren Unternehmen eher über E-Mail-Kommunikation und damit asynchron erfüllt als über synchrone Besprechungen.
Neben der Zahl der Besprechungen hat sich allerdings auch die Art der Durchführung verändert. Wurden im Jahr 2019 noch 81 Prozent aller Besprechungen in Präsenz durchgeführt, sind es aktuell nur noch 29 Prozent. Zwar können diese Änderungen auf die Einschränkungen in den letzten Jahren zurückgeführt werden, allerdings zeigt die Erwartung an die Zukunft, dass es kein Zurück in die alte Welt geben wird. Auch in Zukunft werden lediglich 32 Prozent der Besprechungen in Präsenz erwartet.
Dies stellt allerdings nicht die einzige Herausforderung dar, denn zunehmend finden Meetings nicht mehr in einer singulären Durchführungsform statt, sondern eher hybrid. Schon heute werden nur noch 58 Prozent der Besprechungen als reine Online- oder Präsenzveranstaltungen durchgeführt, aber mittlerweile 42 Prozent hybrid. Auch hier kann davon ausgegangen werden, dass sich dieser Anteil nicht wieder verringern wird. Eine klare Nebenwirkung der Digitalisierung zeigt sich in der zunehmenden Parallelarbeit. So arbeiten mittlerweile 75 Prozent der von uns Befragten in Besprechungen parallel an anderen Dingen. Dies führt zu Ablenkungen und im Zweifel zu einer verringerten Effizienz von Meetings, da Punkte mehrfach besprochen oder erläutert werden müssen.
Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 3/2023.
