Digitale Personalakte mit SAP SuccessFactors und cuSmarText HR bei der Erste Group

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Begonnen hat alles mit dem Plan, mehr als 17.000 Akten mit rund 330.000 Dokumenten zu digitalisieren und revisionssicher zu archivieren. Vor dieser Aufgabe stand 2014 die Česká Spořitelna, die größte Bank der Tschechischen Republik mit Sitz in Prag.

Aufgrund neuer rechtlicher Bestimmungen musste das Geldinstitut damals jedem seiner rund 11.000 Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus Zugriff auf seine Personalakte gewähren. Dies erforderte zwangsläufig die Digitalisierung aller Personaldokumente. Zudem sollten weitere Prozesse im HR-Bereich papierlos werden. So erhielten die Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital über den Zugriff auf die eigene Personalakte.

Individuelle Anpassung innerhalb der Erste Group

Die Česká Spořitelna ist Teil der Erste Group, einem der größten Finanzdienstleister in Zentral- und Osteuropa. „Der erfolgreiche Einsatz der Lösung cuSmarText HR in Tschechien war der Auftakt für die Implementierung in zahlreichen unserer Gesellschaften in mehreren Ländern“, sagt Ivan Bucko, Human Capital Management Solutions bei der Erste Digital GmbH. Es folgten die Einführungen bei Erste Group Services, Erste Holding, den Sparkassen in Österreich und der Slovenská sporitelňa in der Slowakei, jeweils an die Landessprache und die rechtlichen Voraussetzungen angepasst.

Schon beim ersten Projekt in Tschechien war klar, wie wichtig eine enge Zusammenarbeit mit der HR-­Abteilung war, denn nur gemeinsam mit der Fachabteilung kann eine übersichtliche Ordnerstruktur für den individuellen Nutzen erstellt werden. Hinzu kommen die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen aller Mitarbeiter. „Eine durchdachte Dokumentenstruktur gehört mit den Erfolgsfaktoren beim Einführen einer digitalen Personalakte. Es bildet die Basis für weitere Entscheidungen wie die Definition von Zugriffsgruppen und die damit verbundene Berechtigungslogik“, sagt Bucko.

Hybride Nutzung mit SAP SuccessFactors

Seit der erstmaligen Implementierung der digitalen Personalakte 2014 sind viele neue Herausforderungen hinzugekommen. Inzwischen kommt übergreifend SAP SuccessFactors Employee Central zum Einsatz. Da cuSmarText HR ohnehin eine SAP ­basierte Lösung ist, war eine Einbindung nie ein Problem.

„Unsere digitale Personalakte ist auch im hybriden Einsatz nutzbar. Sie ist nicht nur an SuccessFactors angebunden, sondern auch gleichzeitig mit SAP HCM nutzbar“, sagt Stefan Heins, Geschäftsführer Circle Unlimited GmbH, a valantic company.

Bei der Nutzung von SuccessFactors kommen unterschiedliche Module zum Einsatz. Mit Employee Central und der Stammdatenverwaltung, dem Recruiting­ und Onboarding­Prozess, kommt die digitale Personalakte bei ganz unterschiedlichen Prozessen ins Spiel. „Die Dokumentenerstellung läuft dabei über das System cuSmarText HR. Ohne eine so problemlose Anbindung an SuccessFactors wären unsere Personalprozesse nicht so optimal abgedeckt“, sagt Ivan Bucko. Darüber hinaus sind zahlreiche Selfservice­Prozesse in SuccessFactors abgebildet. Alle dort eingereichten Dokumente werden automatisch in der jeweiligen Personalakte abgelegt, um prozessübergreifend eine Steuerung und vollständige Ablage aller relevanten Dokumente zu erreichen.

„Die Personalakte stellte in unserer IT­Strategie für den Personalbereich einen zentralen Baustein dar, um alle dokumentbasierten Prozesse zusammenzuführen.“, sagt Thomas Joschenak, Head of Department Human Capital Management Solutions bei der Erste Digital GmbH.

Autorin: Mira Baack, Pressereferentin Circle Unlimited GmbH – a valantic company, www.cuag.de

(erschienen im Special „Digitale Personalakte“ (HR Performance 2/2022))