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Digitale Personalakte – ein Must-have für jede Personalabteilung

Alle relevanten Dokumente und Daten müssen vollständig und ohne Auslassungen gespeichert werden – und zwar für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum oder länger. Folglich sollte auch ein Schutz gegen Datenverlust durch regelmäßige Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen bestehen.

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Digitale Personalakte
Foto: ©AdobeStock/FAMILY STOCK

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Mit fortschreitender Digitalisierung liegen Personalakten immer häufiger elektronisch archiviert vor. Zu Recht, denn zum einen bietet das einen flexiblen Informationszugriff, was in Zeiten von standortunabhängiger Arbeit von Vorteil ist. Zum anderen spart die digitale Personalakte Lagerplatz, Druck- und Papierkosten ein.

Da die Suche, Verwaltung und Aktualisierung von Informationen schneller möglich ist, werden HRler auch noch effektiv entlastet. Aber bei allen Vorteilen gilt: Die digitale Personalakte muss rechtlich wasserdicht und revisionssicher sein.

Grundsätze der digitalen Personalakte

Vertraulichkeit, Richtigkeit, Zulässigkeit und Transparenz: Die klassischen Grundsätze des Personalaktenrechts gelten auch für das Führen und Archivieren digitaler Personalakten. Wer die rechtliche Konformität gewährleisten möchte, muss daher drei Aspekte ins Zentrum stellen:

1. Datenschutz und -sicherheit:

Da Personalakten sensible Informationen enthalten, die dem Schutz des Persönlichkeitsrechts unterliegen, sind die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) einzuhalten. Zusätzlich sind Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und sichere Zugriffskontrollen unerlässlich.

2. Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte:

Die Informationen einer Personalakte dürfen nicht für jeden Mitarbeitenden oder jede Abteilung zugänglich sein. Ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.

3. Revisions- und Compliance-Anforderungen:

Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die revisionssichere Archivierung von Dokumenten sind für digitale Personalakten verpflichtend. Dazu muss es möglich sein, jederzeit einen Nachweis über die Unveränderlichkeit und Vollständigkeit der gespeicherten Daten zu erbringen.

Revisionssichere Archivierung

Datenschutz und Berechtigungskonzepte sind fest verankerte Prinzipien in jeder Unternehmens-IT. Anders ist es mit der Revisionssicherheit. Ursprünglich bezieht sich dieser Begriff auf den Schutz vor Änderungen oder Revisionen. Im Bereich der digitalen Dokumentenarchivierung ist vor allem der Schutz digitaler Dokumente gegen Manipulationen gemeint. Sprich: die sichere und unveränderliche Speicherung von Dokumenten und Daten in einer Weise, die den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entspricht.

Revisionssicher werden Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind. Die dabei gültigen Regeln finden sich in folgenden Gesetzestexten: HGB, AO, GoBD.

Alle relevanten Dokumente und Daten müssen also vollständig und ohne Auslassungen gespeichert werden – und zwar für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum oder länger. Folglich sollte auch ein Schutz gegen Datenverlust durch regelmäßige Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen bestehen.

Insgesamt trägt die revisionssichere Archivierung von Personalakten zu einer zuverlässigen und effizienten Personalverwaltung bei. Weil die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen, wie z. B. Datenschutzgesetze und Arbeitsrecht, gewährleistet ist, sinkt das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Bußgeldern aufgrund von Compliance-Verstößen.

Last, but not least spart der schnelle und einfache Zugriff auf Personalakten Zeit bei der Suche nach Dokumenten und verbessert die allgemeine Verwaltungseffizienz. Und: Revisionssichere Systeme schützen vor Datenmanipulation und -verlust. Sie stellen sicher, dass Personalakten unverändert und vollständig erhalten bleiben.

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 1/2024.

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