Der wichtigste Baustein der HR-Digitalisierungsstrategie : Die elektronische Personalakte

Digitalisierung bleibt ein wichtiger Trend im Personalwesen. Auslöser war die Corona-Pandemie und damit verbunden die Notwendigkeit, digital und mobil zu arbeiten. Für die Mitarbeiter in den HR-Abteilungen bedeutet dies, dass sie Zugriffsmöglichkeiten vom heimischen Laptop auf die HR-Software, die Personaldaten und die Personaldokumente in der Zentrale benötigen.

Das funktioniert aber nur, wenn HR komplett digital arbeitet, also vor allem kein Papier mehr nötig ist und ein schneller und sicherer Zugriff auf alle erforderlichen Daten möglich ist. Alle übrigen Arbeitnehmer, die Fragen oder Wünsche an HR haben, bevorzugen ebenfalls digitale Kanäle. Hierdurch kann z. B. von Zuhause aus auf den Verdienstnachweis oder das Seminarangebot des Unternehmens zugegriffen werden. Rund um die Uhr können Mitarbeiter ihre Fragen zu Karrieremöglichkeiten, Arbeitszeitkonten oder Sozialversicherungen über Chatbots loswerden – unabhängig von den telefonischen Sprechzeiten der HR-Abteilung.

Diese moderne Form der Personalbetreuung funktioniert nur dann, wenn auch wirklich alles digitalisiert ist. Sämtliche Dokumente, Formulare und handschriftliche Notizen, die bislang vielleicht doch noch – zur Sicherheit oder aus Gewohnheit – in der analogen Personalakte oder einfach in Ordnern oder Mappen abgelegt wurden, müssen in digitaler Form über den Browser abrufbar sein.

Inhalt der digitalen Personalakten

Ganz generell gehören alle personenbezogenen Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, in eine Personalakte. Neben der Papierform existieren Dateien mit personenbezogenen Angaben, etwa in Form von Excel- oder Word-Dateien, sowie E-Mails mit und ohne Anhang, die ebenfalls aufzubewahren sind.

Personalakten enthalten somit sämtliche Schriftstücke und Dateien, die entweder aufgrund rechtlicher Vorgaben auf bewahrt werden müssen oder aus praktischen Gründen oder auch aus Tradition aufbewahrt werden. Inhaltlich fallen diese Dokumente während des gesamten Lebenszyklus eines Arbeitnehmers im Unternehmen an, beginnend mit den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag bis hin zum Kündigungsschreiben oder Renteneintritt.

Die Akten werden meistens zentral in der Personalabteilung aufbewahrt. Es gibt jedoch auch zusätzliche dezentrale „Schattenakten“, wenn etwa ein Vorgesetzter bestimmte Unterlagen seiner Mitarbeiter als Kopie aufbewahrt.

Einige Dokumente gehören nicht in die Personalakte, auch nicht in eine digitale Akte. Hierzu zählen z. B. Dokumente, die das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters gefährden, Daten zum gesundheitlichen Zustand, Krankheitstage oder Krankheitsgründe, Unterlagen des Betriebsarztes über einen Mitarbeiter, psychologische Gutachten.

Vorgehensweise bei Auswahl und Einführung der digitalen Personalakte

1. Projekt initialisieren

Auswahl und Implementierung eines Tools zur Personalaktenführung sollte im Rahmen eines Projekts in mehreren Schritten erfolgen. Zu Beginn werden Projektziele definiert und eine Projektgruppe eingerichtet. HR muss hierbei die Projektleitung übernehmen, um auch alle wichtigen personalwirtschaftlichen und arbeitsrechtlichen Anforderungen abzudecken.

Auch Mitarbeiter aus der eigenen IT sollten von vornherein im Projekt mitarbeiten, weil diese zukünftig das neue System betreiben und erster Ansprechpartner für alle technischen Fragen sein werden. Ferner empfiehlt es sich, von vornherein Betriebsrat und Datenschutz zu beteiligen, weil eine digitale Personalakte letztlich äußerst sensible, schutzbedürftige persönliche Daten enthält. Vom Management muss ein bestimmtes Budget genehmigt werden; ebenso sind Projektstart und -ende festzulegen.

2.HR-Prozesse analysieren

Die geplante digitale Aktenführung bietet die Chance, sämtliche administrativen HR-Prozesse einer genauen Prüfung zu unterziehen. Alte Zöpfe können hierbei ruhig abgeschnitten werden. Es werden zunächst einmal die relevanten Prozesse im Zusammenhang mit der Personalakte untersucht.

Beispielsweise wird geprüft, welche Dokumente in welcher Form (Original oder Kopie) an welcher Stelle (zentral oder dezentral) wie lange aufbewahrt werden. Oder wie häufig auf die Papierakte zugegriffen wird, wie lange nach bestimmten Dokumenten gesucht wird, wie der Einblick von Arbeitnehmern in ihre Akten geregelt ist.

Mit einer digitalen Akte ändern sich traditionelle Vorgehensweisen in der Regel, beispielsweise könnten einzelne Mitarbeiter temporär einen Zugriff auf ihre Akte erhalten oder Vorgesetzte könnten ausgewählte Teile der Mitarbeiter-Akten online einsehen.

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus dem Special „Digitale HR-Verwaltung“.