Den kompletten Prozess im Fokus
Die Digitale Personalakte hat sich als eigenständiges Produkt etabliert, und immer mehr Unternehmen nutzen sie als Einstieg in die Digitalisierung der Personalarbeit. Thomas Eggert von der BEGIS GmbH wirft einen genauen Blick auf das Thema.
Advertorial
Die Digitale Personalakte ist die Basis für die Digitalisierung der Personalprozesse – ein Anwenderbericht des Prozess- und Digitalisierungsspezialisten Thomas Eggert von der BEGIS GmbH.
Die Digitale Personalakte – ich selbst beschäftige mich nun schon seit mehr als 30 Jahren mit diesem Thema. In den 90er-Jahren haben wir eine Untersuchung für ein Unternehmen mit ca. 16.000 Mitarbeitern durchgeführt. Damals gab es bereits die Idee, die Papierakten zu digitalisieren und entsprechend zu archivieren – und das im Zusammenspiel mit SAP. Doch zu dieser Zeit war das ein Projekt ungeahnter Größenordnung und man konnte weder die Kosten vernünftig argumentieren, noch war klar, ob irgendein Richter oder behördliche Stellen digitale Kopien anerkennen würden.
Die Speicherung sollte auf CDs erfolgen, von denen Hunderte in einer Juke-Box waren, und bei einer Dokumentensuche holte ein Roboter die entsprechende CD mit dem gesuchten Dokument und legte diese in ein Laufwerk. Wollte der End-User ein Dokument aufrufen, konnte er getrost einen frischen Kaffee holen, bis dieses am Bildschirm dargestellt wurde. Alles in allem – ein Projekt, das zu diesem Zeitpunkt und mit den damaligen technischen Möglichkeiten niemals sinnvoll umgesetzt werden konnte.
