Cloud First oder Cloud Only?

Immer dann, wenn eine neue Software für HR benötigt wird, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, entweder eine extern angebotene IT-Infrastruktur (HR-Cloud-Lösung) zu nutzen oder auf eine bewährte Inhouse-Lösung (On-Premises) zu setzen.

Cloud-Computing

Generell wird unter Cloud-Computing die Bereitstellung und Nutzung von Diensten, Anwendungsprogrammen und Ressourcen (z.B. Speicherkapazitäten) über das Internet verstanden.

Das Wort „Cloud“ dient hierbei als Metapher für das Internet und dafür, dass Datenzentren, Hardware-Komponenten, Software und damit verbundene Dienstleistungen für den Anwender nicht sichtbar sind. Der technische Betrieb wird zentralisiert, dem Nutzer bleibt verborgen, wo Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgen.

Bei der privaten Nutzung von Cloud-Speicherdiensten wie beispielsweise Dropbox weiß der Anwender im Regelfall gar nicht, auf welchen Servern und in welchem Land seine Daten letztlich physikalisch gespeichert sind. Auch bei dem weit verbreiteten Anbieter Zoom ist es unklar, wo genau (in welchen Ländern, auf welchen Servern) sich die persönlichen Nutzerdaten sowie die durchgeführten Videokonferenzen letztlich befinden. Cloud-Computing nutzt moderne Web-Technologien, die Dienste sind dynamisch skalierbar, d.h. vom Anwender jederzeit und je nach Bedarf erweiterbar. Die Abrechnung von Cloud-Diensten erfolgt nutzungsabhängig.

Software as a Service

HR nutzt vor allem Software as a Service. Hierbei stellt der Dienstleister die HR-Software über seine eigenen Server zur Verfügung. Außerdem ist der Anbieter für die sichere Datenspeicherung, die Wartung, die Administration, das Aufspielen neuer Software-Updates und die sichere Datenübertragung über das Web verantwortlich.

Der Anwender muss keine lokale Installation auf eigenen Servern und Clients vornehmen, es genügt eine sichere (verschlüsselte) Internetverbindung zum Dienstleister, und natürlich ein Vertrag, in dem Nutzer und Dienstleister den Umfang des Service (Service Level Agreement) und letztlich auch den Preis für den Cloud-Service vereinbaren.

Die Nutzer können von jedem Ort aus, also auch aus dem Homeoffice, bequem auf die HR-Software und den gesamten Datenbestand zugreifen. Für das Unternehmen, insbesondere die IT-Abteilung, bedeutet Cloud eine spürbare Entlastung zum bisherigen Verfahren, dem Eigenbetrieb der HR-Software, auch als „On-Premises“ bezeichnet.

Die grundsätzliche Funktionsweise von Cloud und On-Premises verdeutlicht Abbildung 1.

Public Cloud

Es gibt mehrere Cloud-Computing-Varianten. Bei einer Public Cloud wird die Software über ein offenes Netzwerk frei zugänglich im Internet bereitgestellt. Beispiel ist Google-Docs, welches alternativ zu MS Office zur Dokumentenerstellung und -bearbeitung genutzt wird. Diese Variante ist kostengünstig, das Unternehmen kann teilweise auf die Anschaffung und Installation von Hardware und Software verzichten. Durch eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung wird die Datensicherheit gewährleistet.

Private Cloud

Bei einer Private Cloud steht die HR-Software nur einem begrenzten Nutzerkreis zur Verfügung. Jedes Unternehmen nutzt sein eigenes Virtual Private Network (VPN), für Software und Datenspeicherung stehen dedizierte Server zur Verfügung. Gerade für HR-Anwendungen bevorzugen die meisten Unternehmen diese Variante.

Hybrid-Modell

Schließlich gibt es noch eine dritte Möglichkeit: Bei einem Hybrid-Modell wird eine bestehende On-Premises-Lösung mit einer Cloud-Lösung kombiniert. Beispielsweise könnte ein im eigenen Rechenzentrum laufendes Personalmanagementsystem mit einer Digitalen Personalakte in der Cloud kombiniert werden (vgl. Jänicke).

Warum entscheiden sich heute Unternehmen für eine HR-Cloudlösung. Hierfür gibt es unterschiedliche Gründe, die ich nachfolgend aufführen möchte.

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 4/2023.