Digitale Zeiterfassung: Bürokratiemonster oder Chance?

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Nach dem BAG-Urteil fürchten viele, dass die verpflichtende Arbeitszeiterfassung ein Bürokratiemonster erschafft. Jedoch bietet sie auch neue Chancen, wenn der Gesetzgeber die Anforderungen möglichst niedrigschwellig hält.

Wenn Mobile Work und das Homeoffice die Arbeitswelt enorm gewandelt haben, stellt sich die Frage, ob die am 13.09.2022 durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschiedene und mittlerweile begründete Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in ihrer jetzigen Form überhaupt noch zeitgemäß ist.

Denn viele Arbeitnehmende möchten die neu gewonnene Flexibilität, Unabhängigkeit und Autonomie über Arbeitsort und -zeiten nicht mehr missen. Vernachlässigt die Pflicht zur Arbeitszeitverwaltung nicht die Benefits, die viele im heute etablierten Homeoffice liebgewonnen haben? Und was ist mit den Personalabteilungen, die einen wachsenden Verwaltungsaufwand fürchten?

BAG-Begründung: Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

• Arbeitgebende müssen Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit erfassen – einschließlich Überstunden und Pausenzeiten.
• Eine direkte Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung leitender Angestellter besteht nach der Auffassung des BAG nicht.
• Eine Delegation an Arbeitnehmende ist möglich.
• Eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis ist weiterhin möglich, wenn auch hier die Zeiten erfasst werden.
• Zusätzlicher Verwaltungsaufwand voraus?

Klar: Die erste natürliche Reaktion auf Veränderung ist meist Abwehr. Klar ist aber auch, dass die Sorge rund um die Arbeitszeiterfassung unbegründet ist: Das BAG hat lediglich festgestellt, dass eine systematische Erfassung der Arbeitszeiten erforderlich ist.

Wie diese konkret aussehen soll, muss der Gesetzgeber noch bestimmen. Dabei dürfte es unwahrscheinlich sein, dass wir uns einer analogen Ära wiederfinden, in der die Zeiterfassung auf Zetteln noch gang und gäbe war.

Digitale Zeiterfassung: Wieso das Rad neu erfinden?

Viel naheliegender ist es, dass der Gesetzgeber einen pragmatischen Weg gehen und sich an bereits bestehenden regulatorischen Vorgaben orientieren wird. Denn dies geht im Sturm der Entrüstung unter: In vielen Branchen und Unternehmen ist die digitale Zeiterfassung längst gelebte Praxis – und wieso sollte man das Rad neu erfinden?

Somit ist es sehr unwahrscheinlich, dass Unternehmen, die bereits Prozesse zur Zeiterfassung implementiert haben, diese noch anpassen müssen. Vielmehr dürfte die gesamte Bandbreite vorhandener Lösungen zur digitalen Zeiterfassung in Frage kommen. Im besten Fall werden Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen mit einem Klick dokumentiert. Noch besser ist es, wenn die Mitarbeitenden dies via Self Service von überall und jederzeit erledigen können. Wie viel administrativer Aufwand dann noch anfällt, liegt letztendlich in den Händen der Entscheidenden.

Zeiterfassung muss eigenverantwortlich erfolgen

Ein wesentlicher Diskussionspunkt des BAG-Urteils sind flexible Arbeitszeitmodelle oder die Erlaubnis, „zu arbeiten, wann man möchte“. Dabei geht es um Vertrauen: Wenn im Homeoffice mal Hausarbeit erledigt oder die Kinder versorgt werden müssen, heißt das nicht, dass man nicht verantwortungsvoll mit seiner eigenen Arbeitszeit umgehen und später noch weiterarbeiten kann.

Natürlich soll die Arbeitszeiterfassung vor unbezahlten Überstunden schützen und damit die Gesundheit der Belegschaft bewahren. Aber der größte gemeinsame Nenner ist als Maßstab nicht ideal. Nämlich dann, wenn er zum Verlust von Lebensqualität und zu einem unverhältnismäßig hohen bürokratischen Aufwand führt.

Flexibilisierung statt steigender Regulierung

Hier ist nicht die Pflicht zur Zeiterfassung das Problem, sondern vielmehr starre Vorgaben, die nicht mehr in ein dynamisches Lebensumfeld passen, in dem Work und Life immer mehr verschmelzen: Niemandem sollte die Fähigkeit abgesprochen werden, seine Arbeitszeiten eigenverantwortlich zu gestalten. Die Vertrauensarbeitszeit sollte dabei weiterhin möglich sein. Ebenso, wie es den Wünschen der Beschäftigten entspricht und bereits gelebt wird.

Statt Flexibilisierung darf keine weitere Regulierung drohen, statt Vertrauen darf keine Bevormundung regieren. Ansonsten könnten Unternehmen und Mitarbeitende tatsächlich vor einem neuen Bürokratiemonster stehen, der das Miteinander belastet.

Herausforderung und Chance zugleich?

Damit liegt die Herausforderung für Unternehmen darin, sich vor übermäßigem Mikromanagement zu hüten und die Hemmschwellen für die Zeiterfassung so niedrig wie möglich zu halten. Ein übermäßiges Kontrollsystem könnte eine Dienst-nach-Vorschrift-Mentalität fördern, was Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken hemmt.

Dabei eröffnet die digitale Zeiterfassung auch neue Chancen: Indem sie die Gewinnung von datenbasiertem Wissen fördert, können Unternehmen ein Verständnis dafür entwickeln, welche Ressourcen tatsächlich für bestimmte Tätigkeiten benötigt werden. Auch hilft sie dabei, mögliche Unstimmigkeiten zu beseitigen und eine verlässliche Basis zur Berechnung von Löhnen, Gehältern und Überstunden zu schaffen.

Was es für eine reibungslose Zeiterfassung braucht

Wenn Faktoren wie der demografische Wandel, Fachkräftemangel und hybride Arbeitsformen die Herausforderungen bestimmen, ist die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen wichtiger denn je. Die Zeiterfassung kann ein Schlüssel sein, um die dafür erforderlichen Investitionen auf eine datenbasierte Grundlage zu stellen. Und wenn die Mitarbeitenden ihre Zeiten einfach und von überall selbst verwalten können, stellt diese verpflichtende Aufgabe auch kein Bürokratiemonster dar.

Kommt die digitale Zeiterfassung dann noch von einem professionellen Anbieter mit Potenzial für weitere ausgelagerte Prozesse aus einer Hand, ergeben sich weitere Möglichkeiten, die HR für seine digitale Transformation nutzen kann.

Quelle: VEDA