Digital ersetzt Papier

Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist seit dem 1. Januar 2023 in Kraft. Pro Jahr werden ca. 77 Mio. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in vierfacher Ausführung ausgestellt – für die Ärzt:innen, die Versicherten, die Krankenkassen und die Arbeitgeber. Seit dem 1. Januar 2023 ist die digitale Variante für alle Beteiligten Pflicht. Der „gelbe Schein“ wurde von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abgelöst. Das vereinfacht Prozesse und spart Papier.

Arbeitgeber sind gemäß Bürokratieentlastungsgesetz III verpflichtet, die AU-Daten ihrer Mitarbeitenden bei deren Krankenkasse elektronisch abzurufen. Dazu müssen Ärzt*innen und Zahnärzt*innen Arbeitsunfähigkeitsdaten, Krankenhäuser die Zeiten eines stationären Aufenthalts mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert an die Krankenkassen melden.

Bei der Krankenkasse wird die eAU in einer zentralen Sammelstelle abgelegt. Damit verschiebt sich die Nachweispflicht über die Erkrankung auf die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die eAU bei der Sammelstelle anzufragen und abzurufen, sobald sie dort bereitsteht.

Krankheitstage müssen genau erfasst werden

Um den Prozess der Übermittlung und Verarbeitung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zu automatisieren und zu vereinfachen, kann die eAU in ein zugelassenes und datenschutzkonformes Workforce-Management-System integriert werden. Es unterstützt Unternehmen dabei, die Daten in ihre Zeiterfassung zu übernehmen. Das beschleunigt das Fehlzeitenmanagement und minimiert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit der manuellen Dateneingabe. Die Workforce-Management-Software von GFOS unterstützt sämtliche Prozesse des Fehlzeitenmanagements, der Personalplanung und der HR-Analyse.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für Arbeitgeber aus Gründen der Lohnfortzahlung besonders wichtig. Im Krankheitsfall haben Mitarbeitende bis zu sechs Wochen lang ein Recht auf Fortzahlung ihres Lohns bzw. Gehalts. Für Unternehmen ist es daher von großer Relevanz, die Krankheitstage genau zu erfassen. Dies geschieht im besten Fall mithilfe einer Zeiterfassungssoftware.

Unternehmen müssen durch die neue elektronische Krankmeldung sicherstellen, dass die internen Prozesse zum Fehlzeitenmanagement ideal funktionieren. Denn durch den Anspruch auf Entgeltfortzahlung sind sie verpflichtet, Abwesenheiten genau zu dokumentieren – zudem gibt es die verpflichtende Arbeitszeiterfassung durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs.

So muss überprüft werden, wie die Kommunikation zwischen den Datenbanken zukünftig geschehen soll. Der Austausch der personenbezogenen Daten sollte sicher zwischen dem System zur Entgeltabrechnung, der Zeiterfassung und der Datenbank der Krankenversicherung erfolgen.

Viele Vorteile durch die elektronische Krankmeldung

Hier kommt intelligente Schnittstellentechnologie zur Anbindung des Abrechnungssystems an eine Zeiterfassungssoftware zum Einsatz. Zum einen können Unternehmen die eAU bei ihren Entgeltsystemen anfordern – anschließend werden die Daten in die Zeiterfassung übergeben. Zum anderen ist es möglich, die Daten direkt über das eingesetzte Zeiterfassungssystem beim Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung anzufragen.

Voraussetzung für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse ist das Vorliegen einer Berechtigung. Diese liegt vor, wenn für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmenden bei dem anfragenden Arbeitgeber bestand und wenn der Arbeitnehmende dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt hat.

Der Arbeitgeber erhält beim Abruf der Daten nur die Informationen, die bisher auch auf den Papier-Bescheinigungen zu finden waren. Eine Diagnose ist nicht hinterlegt. Das neue Verfahren zur elektronischen Krankmeldung hat für alle Beteiligten Vorteile, da die Prozesse anhand einer integrierten Software vereinfacht werden.

Autorin:

Katharina van Meenen-Röhrig, CEO, GFOS mbH

(erschienen in HR Performance 1/2023)