Automation in der Personalkostenplanung
Die transparente Personalkostenplanung, die für schnell verändernde Unternehmenssituationen eine vitale Funktion darstellt, muss einen weiteren Schritt der digitalen Transformation durchlaufen. Mit geeigneten Tools stehen nicht nur die internen Daten der Personalabteilung valide und tagesaktuell zur Verfügung, sondern auch die Personalkosteninformationen und Anforderungen aus anderen Abteilungen.
Eine kontinuierliche, operative Personalkostenplanung versetzt das Management, HR und das Controlling in die Lage, ihre Mitarbeitenden und die Personalkosten effektiv, effizient, schnell und genau darzustellen und zu steuern und sorgt so für Transparenz und hilft bei der Mitarbeitermotivation.
Die Personalabteilung hat unter anderem die Aufgabe, im Unternehmen das benötigte Fachpersonal bereitzustellen und die Verwaltung für den Mitarbeiterstamm durchzuführen. Unter hohem Aufwand erfolgt dies in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen, mit dem Controlling sowie mit der Geschäftsleitung und es unterliegt einem engen Kostenrahmen. Die Herausforderung: Auch für die Personalabteilung sind neue Mitarbeiter schwer zu finden. Unternehmen suchen daher intensiv zusätzliche Talente für diese Abteilung.
Ein Problem entsteht dann, wenn sie versuchen, neue Mitarbeiter für ein nach wie vor traditionelles HR-Arbeitsumfeld zu akquirieren. Dem gegenüber stehen die hohen Forderungen der jungen Kandidaten an eine digitalisierte und möglichst automatisierte Arbeit. Zeitgleich ist die Personalabteilung in einer Phase des Umbruchs. Die digitale Transformation der Personalabteilung ist – beispielsweise im Vergleich zur Finanzabteilung – oft ein paar Schritte hinterher und es wird noch zu viel manuell gearbeitet.
Mehr Transparenz durch digitalisiertes Personalkosten-Controlling
Personalplanungen, Lohnabrechnungen und viele weitere Aufgaben werden mit Spezialsoftware oder mit Funktionen des ERP erledigt. Damit scheint die Personalabteilung auf den ersten Blick gut digitalisiert. Doch was ist mit der Wirtschaftlichkeit und der engen Zusammenarbeit mit dem Controlling? Wie arbeitet die Personalabteilung mit den Abteilungen zusammen, welche veränderte Anforderungen an das Personal haben? Wie kann das Management tagesaktuell beurteilen, ob mit dem bestehenden Personal eine Kursänderung des Unternehmens möglich ist?
Das Kernproblem: Die Digitalisierung der letzten Jahre hat auch in der Personalabteilung zu Digitalisierungsinseln geführt, die nur wenig untereinander verknüpft sind. Durch die Fragmentierung der Anwendungen und Softwarelösungen werden beispielsweise die kontinuierliche Interaktion mit anderen Abteilungen, wie etwa der Produktion, dem Vertrieb, der Logistik, dem Controlling oder dem Management, kompliziert und verlangsamt. Das Resultat: Unternehmen tun sich schwer, die Personalkosten fortlaufend und aktuell im Blick zu behalten. Das führt zu einer eingeschränkten Agilität, und die Kostenfeststellung sowie die Planung für Personalkosten bei veränderten Bedingungen sind nur schwer zu realisieren.
Zu viele Unternehmen versuchen sich nach wie vor mit traditionellen Hilfsmitteln zu helfen und setzen für die Personalkostenplanung und den Datenaustausch zu anderen Abteilungen auf manuelle und Excel-basierte Abläufe. Diese stehen jedoch nicht in Einklang mit den zunehmende digitalisierten Prozessen und den Anforderungen an die Agilität. Die Folge sind nicht aktuelle Personalkostendaten, auf denen die Abteilungen und das Management Entscheidungen treffen. Ein unzuverlässiger und retrospektiver Blick auf die Personalkosten, anstatt einer in die Zukunft gerichteten Szenarienplanung, stellt weder die Personalabteilung noch das Unternehmensmanagement zufrieden.
Die transparente Personalkostenplanung, die für schnell verändernde Unternehmenssituationen eine vitale Funktion darstellt, muss einen weiteren Schritt der digitalen Transformation durchlaufen. Mit geeigneten Tools stehen nicht nur die internen Daten der Personalabteilung valide und tagesaktuell zur Verfügung, sondern auch die Personalkosteninformationen und Anforderungen aus anderen Abteilungen. Mit integrierten, automatisierten Prozessen kann das Management Entscheidungen auf Basis valider Daten treffen und das Controlling die echten Personalkosten in seine Kalkulation und Szenarien einbeziehen.
Wanted: Digitale Kompetenz im Personal-Controlling
Die digitale Transformation in der Personalabteilung hat positive Auswirkungen auf die Mitarbeiter und kann Unternehmen bei der Talentegewinnung helfen. Viele Unternehmen suchen nach engagierten Mitarbeitern im Personalwesen und im Personal-Controlling, wie beispielsweise eine Erhebung von Hays bestätigt. Doch potenzielle Mitarbeiter haben hohe Ansprüche an das Arbeitsumfeld und die Art der zu erledigenden Aufgaben. Es ist schwer, jemanden zu finden, indem man manuelle und stupide Aufgaben schmackhaft machen möchte, während bei anderen Jobangeboten eine Arbeit mit viel digitalisierter Unterstützung und mit wesentlich besseren Entfaltungsmöglichkeiten lockt.
Im aktuellen „Talent War“ zahlen sich die positiven Aspekte einer modernen Personalkostenplanungslösung aus. Sie bieten Mitarbeitern einen wesentlich geringeren manuellen Aufwand bei der Erfassung und Zusammenführung von Daten.
Zudem erlauben sie eine Situation, in der die Mitarbeiter den Freiraum haben, sich weiterzuentwickeln. Sie schaffen ein Umfeld, in dem die Arbeit einen wesentlich sichtbareren Mehrwert für den Einzelnen und für das gesamte Unternehmen darstellt. Denn durch die digitale Automation und Szenarienplanung sind die Mitarbeiter in der Lage, als „Berater“ im Unternehmen aufzutreten.
