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Ein systematisches Reisemanagement ist unabdingbar

Nicht der Wohnort, sondern der Arbeitsort entscheidet darüber, ob Arbeitnehmer an einem gesetzlichen Feiertag freihaben oder nicht. Nicht immer müssen Arbeits- und Wohnort identisch sein. Nun ist in der mobilen Arbeitswelt (great place to work, workation etc.) bereits der Arbeitsort oft nicht mehr eindeutig erkennbar.

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Dienstreise
Foto: ©AdobeStock/Nina Lawrenson/peopleimages.com

Unser Autor, Raschid Bouabba, erläutert in seinem Beitrag die wichtigsten Änderungen für das globale Reisemanagement und berücksichtigt dabei auch die neuesten gesetzlichen Änderungen.

Das Personalmanagement sieht sich neuen Herausforderungen gegenüber. In der klassischen Arbeitswelt mit festen Arbeitsorten am Sitz des Unternehmens (Betriebssitz, Filiale etc.) war die Abgrenzung dienstlicher Reisen vergleichsweise einfach. Nun ist in der mobilen Arbeitswelt (great place to work, workation etc.) bereits der Arbeitsort oft nicht mehr eindeutig erkennbar. Folglich muss der Arbeitsort, der vertraglich vereinbart wurde, vom tatsächlichen Arbeitsort abgegrenzt werden. Wie können in dieser Hinsicht Dienstreisen auch von Remote work in der globalen Arbeitswelt klar abgegrenzt und sachlich und rechnerisch richtig in der Payroll abgebildet werden?

Arbeitsrecht

Es obliegt den Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer), die wesentlichen Bestimmungen des Arbeitsvertrags zu vereinbaren. Dies hat verschiedene Rechtsfolgen. Zunächst wird dort das anzuwendende Arbeitsrecht bestimmt. Dies kann das Recht am Sitz des Arbeitgebers, aber auch am abweichenden inländischen Arbeitsort (z.B. anderes Bundesland) oder am ausländischen Arbeitsort (z.B. anderer EU-Staat) sein. Ganz zentral ist die Festlegung des Arbeitsorts als Ort der Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung durch den Arbeitnehmer. Dies hat Auswirkungen auf die Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung, wenn Feiertage bestehen. Zählt dort der Arbeitsort oder der Wohnort des Arbeitnehmers?

Klassische Feiertagsregelung

Nicht der Wohnort, sondern der Arbeitsort entscheidet darüber, ob Arbeitnehmer an einem gesetzlichen Feiertag freihaben oder nicht. Nicht immer müssen Arbeits- und Wohnort identisch sein. Teilweise leben Arbeitnehmer direkt an der Grenze zwischen zwei Bundesländern oder an einer Staatsgrenze und fragen sich entsprechend, welcher Ort in Bezug auf bestimmte Feiertage maßgeblich ist. Schließlich gelten nicht alle Feiertage für jedes Bundesland.

So gilt Allerheiligen in Baden-Württemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland als gesetzlicher Feiertag. Was geschieht, wenn der Arbeitnehmer in Hessen lebt, sein Arbeitsort sich in Bayern befindet? In diesem Fall gilt Folgendes: Arbeitsrechtlich zählen die Feiertage am Arbeitsort und nicht am Wohnort. Wenn in diesem Fall ein Arbeitnehmer in Hessen wohnt, kann er an Allerheiligen zu Hause bleiben, wenn er in Bayern arbeitet.

Mobile Feiertagsregelung

Und all das ändert sich, wenn das Homeoffice zum Arbeitsort wird. Wenn also jemand in Brandenburg wohnt und hybrid (also sowohl im Homeoffice in Brandenburg als auch am Sitz des Arbeitgebers in Sachsen) arbeitet. Dann gilt der arbeitsrechtlich vereinbarte Arbeitsort für die Bestimmung der feiertagsrechtlichen Folgen. Aus der arbeitsrechtlichen Beurteilung folgt die Pflicht zur Erbringung einer Arbeitsleistung (= kein Feiertag am tatsächlichen Arbeitsort) oder die bezahlte Freistellung (Feiertag am Arbeitsort).

Was folgt hieraus? Nun, wenn der Beschäftigte am Buß- und Bettag Homeoffice in Brandenburg vereinbart hat, dann besteht an diesem Tag eine Arbeitspflicht. Hätte er sich an diesem Tag hingegen für den Firmensitz in Sachsen als Arbeitsort entschieden, so wäre ein Rechtsanspruch auf bezahlte Freistellung an einem gesetzlichen Feiertag entstanden.

Steuerrecht

Diese arbeitsrechtlichen Folgen wirken sich gleichermaßen auf das Steuerrecht aus. Ob ein gesetzlicher Feiertag vorliegt, richtet sich nach dem Ort der Arbeitsstätte; dies ist der Ort, an dem der Arbeitnehmer jeweils beruflich tätig wird. Zu den gesetzlichen Feiertagen i.S.d. § 3b Abs. 1 Nr. 3 EstG gehören der Oster- und der Pfingstsonntag, auch dann, wenn sie in den am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften nicht ausdrücklich als Feiertage genannt werden.

Erfolgreiches und mobiles Reisemanagement

Das Reisemanagement bildet die Schnittstelle zwischen Reisenden, Reiseverantwortlichen, Finance und HR. Wie modernes Business Reisemanagement funktioniert und warum es wichtig ist, die internen Reiseprozesse zu überdenken, resultiert aus den geschilderten Sachverhalten. Reisemanagement beinhaltet sämtliche Aufgaben, die im Zusammenhang mit Dienst- und Geschäftsreisen anfallen. Von der Suche nach preiswerten Angeboten über die Buchung bis hin zur Abrechnung.

Dazu gehören auch die Optimierung interner Prozesse, die Erstellung von Reiserichtlinien und die Mitarbeiterbetreuung während einer Reise. Eine effiziente und kostendeckende Abwicklung steht hierbei im Vordergrund. Zugleich dürfen jedoch auch die Bedürfnisse der Reisenden nicht außer Acht gelassen werden.

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 4/2023.

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