Die Digitalisierung von HR-Prozessen zum Zeit- und Kostenvorteil machen
Die Zeit drängt, und die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Es gilt, die Personalarbeit insgesamt zu professionalisieren und an die Erfordernisse der digitalen Arbeitswelt heranzuführen.
Impulse für die Professionalisierung der Personalarbeit
Fokus: Was bisher geschah
Die in Papierform vorhandenen Personalakten werden oft von einem Dienstleister eingescannt und im Anschluss zurückgegeben. Die digitale Personalakte befindet sich somit – genau wie die Stamm- und Abrechnungsdaten der Mitarbeiter – im HR-System. Nach dem Scanprozess wird eine Qualitätskontrolle durch das Personalmanagement vorgenommen. Die Mitarbeiter erhalten sodann Gelegenheit, Einsicht in ihre Papierakte zu nehmen, und im Anschluss sollen die Papierunterlagen vernichtet werden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Es stellt sich nun für eine revisionssichere Archivierung die Frage, welche Papierunterlagen trotz Digitalisierung im Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Die verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen lassen nicht einheitlich erkennen, welche Unterlagen das im Einzelnen sind und welche gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen sind.
Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 2/2022, Special „Digitale Personalakte“.
