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Transparentes Speichern und Löschen von Beschäftigtendaten

Der Gesetzgeber erlaubt dem Arbeitgeber, die Daten über Beschäftigte – damit meint er sowohl Bewerber als auch aktive und ehemalige Beschäftigte – zu verarbeiten, die zu Entscheidungen im Rahmen der Durchführung, Begründung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (§ 26 Abs. 1 S. 1; Abs.7 BDSG). Das bedeutet im Umkehrschluss, dass andere Informationen ihn insoweit nicht zu interessieren haben, und zwar häufig selbst dann, wenn der Betroffene die Daten freiwillig von sich aus mitteilt beziehungsweise in ihre Verarbeitung einwilligt. Das gilt unabhängig von dem Einsatz automatisierter Verarbeitungsverfahren. Welche Daten im einzeln benötigt werden, entscheidet sich, sofern es keine konkreten gesetzlichen Vorgaben gibt, im Rahmen der von dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz bestimmten Erforderlichkeit.

Für die Beschaffung der benötigten Daten gilt, auch wenn die DS-GVO oder das diese ergänzende BDSG dies nicht ausdrücklich erwähnen, der Grundsatz der Direkterhebung, das heißt, der Arbeitgeber hat sich zunächst an den Betroffenen selbst zu werden. Nur ausnahmsweise kann er auf Drittquellen zurückgreifen.

Unabhängig davon, wie der Arbeitgeber die Informationen beschafft, darf dies nicht hinter dem Rücken des Betroffenen geschehen.
Die diesbezüglichen informationspflichten ergeben sich aus den Art. 13 und 14 DS-GVO.

Von besonderer Bedeutung ist, dass offen zu legen ist, für welche Zwecke die Daten verwendet werden sollen und dass eine spätere
Zweckänderung bzw.-erweiterung wiederum offenzulegen und erneut auf ihre Zulässigkeit zu prüfen ist (Art. 6 Abs. 4 DS-GVO).

Mitzuteilen sind dem Beschäftigten ferner, die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden bzw., falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a, Art. 14 Abs. 2 lit. a DS-GVO). Die Speicherung ist grundsätzlich zu beenden, wenn die Daten für den Zweck, für den sie gespeichert wurden, nicht mehr benötigt werden (Art. 17 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Somit setzen die Informationspflicht über die Speicherdauer bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer implizit das Vorhandensein eines Löschkonzeptes voraus.

Daten nicht eingestellter Bewerber sind nach einer Übergangsfrist von längstens sechs Monaten zu löschen, es sei denn, der Bewerber
erklärt, auch an zukünftig frei werdenden Stellen interessiert zu sein. Die sechsmonatige Aufbewahrungsfrist soll bei angeblich
diskriminierenden Personalentscheidungen helfen, den Entscheidungsvorgang zu belegen.

Auch während des Verlaufs des Beschäftigungsverhältnisses können Löschpflichten entstehen, wenn ein zulässig festgehaltener
negativer Vorgang durch Zeitablauf für das Arbeitsverhältnis bedeutungslos geworden ist. Bei Abmahnungen ist dies nach den Einzelfallgegebenheiten zu entscheiden.

Die Löschungspflicht greift grundsätzlich auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Gleichwohl gilt das nicht für alle Daten, da es durchaus auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses Pflichten bzw. berechtigte Zwecke für die weitere Aufbewahrung von Personalvorgängen gibt. Nach dem neuen Anspruch auf Datenportabilität (Art. 20 DS-GVO) kann ein ausscheidender Beschäftigter ggf. verlangen, dass die über ihn automatisiert gespeicherten Daten ihm bzw. einem neuen Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.

Nicht unerwähnt darf bleiben, dass die Nichterfüllung der genannten Arbeitgeberpflichten mit in Millionen Euro gehende Geldbußen
sanktioniert werden kann (Art. 83 DS-GVO).

Prof-Gola

 

 

 

Autor: Prof. Peter Gola

Quelle: HR Performance 2/2019
(Foto: MK-Photo/Fotolia

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