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Besseres Arbeitsklima dank größtmöglicher Transparenz

Die Marquardt GmbH mit Stammsitz in Rietheim-Weilheim gehört zu den weltweit führenden Herstellern von elektromechanischen und elektronischen Schaltern und Schaltsystemen. Die Produkte des Mechatronik-Spezialisten – darunter Bedienkomponenten, Fahrzeugzutritts- und Fahrberechtigungs- sowie Batteriemanagementsysteme – kommen bei vielen namhaften Kunden der Automobilindustrie zum Einsatz. Auch in zahlreichen Hausgeräten, industriellen Anwendungen, Elektrowerkzeugen und in E-Bikes sind Komponenten von Marquardt verbaut. Jährlich investiert das innovative Unternehmen rund zehn Prozent des Umsatzes in Forschung und Entwicklung. Weltweit beschäftigt Marquardt mehr als 10.000 Mitarbeiter an 19 Standorten.

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Zeiterfassung

Bereits 1991 entschied sich das zukunftsorientierte Familienunternehmen dafür, die internen Prozesse zu automatisieren. Im Bereich Zeitdatenerfassung (ZDE) fiel die Entscheidung zugunsten der Essener GFOS mbH. Die elektronische Personalzeiterfassung gfos.Workforce | Zeiterfassung konnte die gestellten Anforderungen am überzeugendsten abdecken. Durch die softwarebasierte Zeiterfassung versprach sich die Marquardt GmbH vor allem eine Reduktion des Erfassungsaufwands.

Flächendeckend werden die Arbeitszeiten seit 1995 in gfos erfasst. Im Vorfeld wurden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit einem sehr starren System registriert, welches auch viele manuelle Eingriffe erforderte. Hinzu kommt, dass es bei Marquardt über 170 verschiedene Arbeitszeitmodelle gibt. „Wir haben sehr viele unterschiedliche Schichtmodelle, diese sind dann wiederum unterteilt in Vollzeit und Teilzeit. Zudem haben wir ganz unterschiedliche Pausenbandbreiten, unter anderem je nach Alter des Mitarbeiters.“, erläutert Vanessa Weinert-Klein, Business Analyst HR/IT-Systeme, verantwortlich für die Zeitdatenerfassung und Zutrittskontrolle bei Marquardt. „Außerdem stellen wir drei verschiedene Gesellschaften in gfos dar, die alle unterschiedlichen Regularien und Pausenregelungen unterliegen. Von unseren drei Gesellschaften in Deutschland sind zwei tarifgebunden und eine nicht. Das prägt sich in der Zeitwirtschaft stark aus“, erklärt die Zeitverantwortliche die Spezifikationen weiter.

Auch die geleisteten Wochenarbeitsstunden variieren bei Marquardt stark. Vollzeitbeschäftigte haben eine individuelle regelmäßige Wochenarbeitszeit von 35 bis 42 Stunden. Schichtmitarbeiter haben feste Arbeitszeiten, wobei es unterschiedliche Schichtmodelle gibt. Mitarbeiter in Normalarbeitszeit können ihre Stunden sehr flexibel gestalten. „So sind über die Jahre sehr viele verschiedene Arbeitszeitmodelle gewachsen, die sich in gfos glücklicherweise alle problemlos abbilden lassen“, zeigt sich Weinert-Klein vom System überzeugt.

Während die Mitarbeiter dem System zunächst skeptisch gegenüberstanden, war die Führungsebene bei Marquardt sehr schnell von dessen Vorteilen überzeugt. „Die Zeiterfassung hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Ein solches System ist heute Standard und nicht mehr wegzudenken. Eine manuelle Zeitdatenerfassung und Bewertung ist aus Aufwandsgründen vollkommen unvorstellbar“, berichtet die Systemverantwortliche.

 

Workflow

2015 erweiterte die Marquardt GmbH ihr System um ein weiteres Modul der Softwarefamilie von GFOS -  gfos.Workforce | Workflow. Der Mechatronik-Spezialist verwendet das Modul für die Beantragung und Genehmigung von Urlaubstagen, für den Überstundenabbau sowie für das Nachmelden von fehlenden Terminalbuchungen. Anträge für Fehlzeiten und Überstundenabbau werden an den direkten Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet und Anträge zu fehlenden Buchungen an die jeweiligen Zeitbeauftragten. Die Informationen, welche/r Vorgesetzte/r und Zeitbeauftragte/r für den jeweiligen Mitarbeiter zuständig ist (Workflow-Hierarchie), werden bei Marquardt täglich über eine Schnittstelle automatisiert aus dem SAP-Organisationsmanagement an gfos übergeben, sodass in gfos keine manuelle Datenpflege notwendig ist. Auch die entsprechenden Vertreterregelungen werden in SAP gepflegt, täglich nach gfos importiert und bei der Antragstellung und Genehmigung automatisch berücksichtigt.

Darüber hinaus dient die Workflowkomponente bei Marquardt als Informationsquelle für die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte. Das Unternehmen nutzt eine Vielzahl der Auswertungsmöglichkeiten, die das Modul bietet, darunter die Resturlaubsliste, die Fehlzeitenplanung, die Saldenübersicht sowie geplante Anwesenheitszeit, das An- und Abwesenheitsmonitoring und das Zeitkonto. Letzteres bietet Vorgesetzten und Mitarbeitern jederzeit die Möglichkeit, Einblick in das jeweilige Stundenkonto zu nehmen.

Aktuell verwenden nur Mitarbeiter mit eigenem PC-Arbeitsplatz den Workflow. Das soll sich aber zeitnah ändern. Momentan spielen die Verantwortlichen dafür zwei unterschiedliche Szenarien durch. „Es gibt Bereiche, die den Ansatz eines Kiosk-Systems für ihre Mitarbeiter bevorzugen, und Bereiche, die die Antragstellung zentral über Schichtleiter mit der Funktion „Antrag für andere“ befürworten“, erzählt Vanessa Weinert-Klein.

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Zeitersparnis und Transparenz

Dank der Workflow-Komponente konnte der administrative Zeitaufwand erwartungsgemäß sehr stark reduziert werden. „Zuvor haben wir tatsächlich noch Papier durch die Firma geschoben. Die Zeitbeauftragten mussten die Daten dann manuell erfassen“, erinnert sich die Zeitverantwortliche.Heute können Anträge online gestellt und storniert und vom Vorgesetzten mit elektronischer Unterschrift per Mausklick genehmigt oder abgelehnt werden. Nach der Bearbeitung wird der Mitarbeiter automatisch per Mail informiert. Diese enorme Aufwandsersparnis hat bei der Entscheidung für gfos.Workforce |Workflow  bei Marquardt dennoch eine eher untergeordnete Rolle gespielt. „Der größte Faktor ist für uns die Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf beiden Seiten, sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Vorgesetzten“, zeigt sich Weinert-Klein überzeugt. Der einzelne Mitarbeiter kann sich seine erfassten Arbeitszeiten jederzeit in einer Übersicht anzeigen lassen und so genau ermitteln, wie viele Arbeitsstunden er in der laufenden oder der vorherigen Abrechnungsperiode geleistet hat. Diese Möglichkeit wird sehr regelmäßig genutzt und findet im gesamten Unternehmen großen Anklang. „Man kann sagen, dass die Mitarbeiter insgesamt zufriedener sind. Denn viele verspüren immer wieder das Bedürfnis, die erfassten Zeiten zu kontrollieren. Das liegt auch an der Komplexität unserer Zeitmodelle“, berichtet Vanessa Weinert-Klein.

 

Fazit und Ausblick

Vor der Einführung des Workflows hielten einige Mitarbeiter ihre elektronisch bereits erfassten Arbeitszeiten zusätzlich in einer Excel Liste fest, da sie Sorge hatten, dass sich Fehler im System einschleichen könnten. „Seit Einführung des Workflows  verlassen sie sich ganz auf das System. Denn sie können jederzeit einsehen, was gfos aus ihren Buchungen macht. Das schafft Vertrauen. Und sorgt letztendlich für zufriedenere Mitarbeiter und ein besseres Arbeitsklima.“, erzählt die Zeitbeauftragte.

Insgesamt blickt Marquardt sehr positiv auf die knapp drei Jahrzehnte andauernde partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Essener Softwarehaus GFOS mbH zurück. „gfos hat sich über die Jahre kontinuierlich in unserem Sinne weiterentwickelt“, resümiert Vanessa Weinert-Klein. Demnächst steht bei dem Mechatronik-Spezialist wieder ein Release-Wechsel ins Haus, dem die Systemverantwortliche schon freudig entgegenblickt: „Das, was ich vom neuen Release auf der letzten Anwendertagung gesehen habe, hat mich sehr beeindruckt. In Sachen Optik und Bedienbarkeit hat z.B. der Workflow noch einmal einen großen Schritt nach vorn gemacht.“ Mittelfristig ist auch die Einführung der Personaleinsatzplanung sehr gut vorstellbar. Konkrete Pläne gibt es allerdings derzeit noch nicht. „Es ist noch eine sehr vage Planung. Aber ich kann mir gut vorstellen, dass das Projekt innerhalb der nächsten fünf Jahre realisiert wird“, zeigt sich Weinert-Klein zuversichtlich.

Autorin: Anna Wielki, www.gfos.com

Fotos: © Marquardt GmbH