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Mitarbeiterengagement mit Künstlicher Intelligenz messen und fördern

Ausgangsbeschränkungen und Social Distancing erschweren es uns derzeit, den Kontakt zu unseren Kollegen zu halten. Nicht nur die zwischenmenschlichen Interaktionen im Büroalltag fallen weg, sondern auch die Möglichkeit die allgemeine Stimmung innerhalb der Belegschaft im Auge zu behalten und bei Problemen zeitnah einzuschreiten. Doch wenn es um akute Belange der eigenen Mitarbeiter geht, sollte der Vorstand schnell reagieren können. Ansonsten läuft er Gefahr, dass sich das Engagement verschlechtern und das Unternehmen weniger produktiv und effizient vorankommt. Auf welche Weise können Mitarbeiterbefragungen dabei helfen, das Engagement trotz schwieriger Umstände aufrechtzuerhalten und wie lassen sich in diesem Rahmen Human Resources und Künstliche Intelligenz miteinander verbinden? Steven Buck, Head of People Science EMEA von Glint, geht auf diese Fragen ein.

Die Auswirkungen von fehlendem Engagement für das Unternehmen und dessen Vision können verheerend sein: Da sich die Mitarbeiter nicht als Teil des Ganzen verstehen, werden sie immer unzufriedener und arbeiten weniger produktiv. Ein solcher Negativtrend kann sich schließlich auf die Geschäftszahlen auswirken. Umso mehr müssen Unternehmen in Strategien investieren, um den Grad des Engagements innerhalb ihrer Belegschaft regelmäßig zu messen. Erst dann sind sie in der Lage, zeitnah auf sinkende Moral und beunruhigende Trends reagieren zu können.

 Jährliche Befragungen vs. Pulsbefragungen

Eine effektive Vorgehensweise bilden regelmäßige Mitarbeiterbefragungen. Durch sie erhalten sämtliche Mitarbeiter nicht nur eine Stimme, um ihren Gedanken, Gefühlen und Sorgen in Bezug auf Arbeitsklima und Unternehmenskultur Ausdruck zu verleihen. Die Betriebsführung ist ebenfalls in der Lage, die aktuelle Stimmung sowohl in einzelnen Abteilungen als auch über das gesamte Unternehmen hinweg einzufangen. Jeder Mitarbeiter bekommt das Gefühl, dass seine Stimme dazu beiträgt, Veränderungen zum Positiven hin anzutreiben.

Doch viele Unternehmen entscheiden sich dazu, solch wichtiges Feedback lediglich einmal jährlich oder sogar alle zwei Jahre zu erheben. Dadurch ergibt sich ein nicht zu vernachlässigendes Problem: Diese Mitarbeiterbefragungen sind in der Regel sehr umfangreich, da jeder Bereich auf einmal abgedeckt werden muss. HR-Mitarbeiter werten die Umfragen meist noch händisch aus, was sehr viel Zeit verschlingt. Die Analyseergebnisse erreichen die verantwortlichen Manager mit spürbarer Verspätung. Je länger die Auswertung in Anspruch nimmt, desto später erfolgen die erwarteten Reaktionen von Seiten der Manager. Mit jeder Woche, die vergeht, steigt das Risiko, dass sich Mitarbeiter weder gehört noch ernst genommen fühlen. Dies hat wiederum einen direkten Einfluss auf Mitarbeiterzufriedenheit sowie das Engagement.

Pulsbefragungen wirken diesem Risiko entgegen: Sogenannte „Pulschecks“ sind weniger umfangreich, denn die Fragen werden zielgerichtet formuliert. Auswahl und Formulierung orientieren sich dabei an einer übergeordneten Fragestellung, die im Einklang mit den Geschäftszielen stehen sollte. Die Umfrage selbst setzt sich im Idealfall aus quantitativen (Skalen und Rankings) wie auch qualitativen Fragen gleichermaßen zusammen. Bei Letzteren handelt es sich um Kommentarfelder, in denen die Mitarbeiter angehalten werden, ihre Anregungen und Gedanken selbst zu formulieren.

Der Vorteil von „Pulschecks“ besteht demnach vor allem darin, Zeit zu sparen, denn sie können ohne viel Aufwand von den Mitarbeitern ausgefüllt werden. Kürzere, gezielte Umfragen und schnelleres Ausfüllen führen folglich dazu, dass die Auswertung ebenso zeitnah durchgeführt werden kann und die Ergebnisse früher zugänglich sind. Eine gute Grundlage für Manager, sofort Maßnahmen einzuleiten: mit Optimierungsansätzen bei Problemen, aber auch mit Anerkennung und Lob bei positiven Ergebnissen. Die schnelle Durchführung und Auswertung der Umfragen erlaubt es somit, dass diese regelmäßiger und mehrmals im Jahr durchgeführt werden können.

Doch wie passen Mitarbeiterbefragungen und der Einsatz einer Künstlichen Intelligenz nun zusammen?

Digital und ‚menschlich‘ zugleich: Wie KI HR-Teams bereichert                    

Kurz gesagt: Eine KI wertet das gezielt erhobene Feedback in Echtzeit aus und sucht nach Mustern. Folglich liegen die Auswertungsergebnisse unmittelbar vor und Manager erhalten somit wesentlich schneller tiefe Einblicke in das Betriebsklima und andere kritische Themen, die die Mitarbeiter beschäftigen. Auf Grundlage dieser Smart Insights können sie dann einen Aktionsplan erstellen, der Maßnahmen beinhaltet, mit denen sie zeitnah auf Trends, Probleme und Anregungen reagieren wollen.

Doch leistet ein KI-basierter Ansatz nicht nur Unterstützung bei der Auswertung von quantitativen Daten. Der „virtuelle Mitarbeiter“ ist im Rahmen einer Smart Sentiment Analysis in der Lage, Tonalität und Stimmung aus dem geschriebenen Wort herauszuarbeiten. Durch Natural Language Processing (NLP) analysiert das System die eigens formulierten Texte und erkennt und interpretiert deren Inhalt. Diese Fähigkeit kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn Mitarbeiter über Kommentarfelder die Möglichkeit erhalten, ihre eigenen Gedanken zu verfassen.

Doch jeder Mitarbeiter drückt sich auf seine eigene Weise aus: ob strukturiert und mit rotem Faden oder völlig unstrukturiert in Stichpunkten. Ein weiterer Mitarbeiter formuliert seine Gedanken womöglich in seiner Muttersprache, weil er sich so am besten artikulieren kann. Die KI entlastet an dieser Stelle das HR-Team, das bei der Auswertung selbst geschriebener Kommentare bislang selbst Hand anlegte, und bringt auch das unstrukturierteste Feedback in einen übersichtlichen Kontext. Dies beschleunigt sämtliche Prozesse, die mit Mitarbeiterbefragungen zusammenhängen, und ist gleichzeitig ressourcenschonend.

Predictive Analytics: Mit KI Einblicke in die Zukunft erhalten

Dass nicht mehr Wochen oder (im schlimmsten Fall) Monate vergehen müssen, bis die ersten Maßnahmen eingeleitet werden, beweist den Mitarbeitern, dass der Führungsebene ihre akuten Probleme und Meinungen wichtig sind. Ein Anstieg des Mitarbeiterengagements und der allgemeinen Zufriedenheit hängt unmittelbar mit diesem Umstand zusammen. Die Mitarbeiter spüren, dass sie im Unternehmen Veränderungen bewirken können, wodurch sie sich viel mehr mit ihrem Arbeitgeber, seiner Vision und seinen Zielen identifizieren.

Doch KI-gesteuerte Systeme können Manager ebenso dabei unterstützen, Prognosen für potenzielle Veränderungen zu erstellen. Hierfür ist es wichtig, dass die KI regelmäßig mit Daten gespeist wird, um akkurate Ergebnisse zu erzielen. Über integrierte Machine-Learning-Mechanismen lernt sie mit jeder weiteren Information dazu, um vielseitige Muster zu erkennen. Vergleicht sie nun historische mit aktuellen Daten, offenbaren sich mögliche Ereignisse und Veränderungen, die in Zukunft einen direkten Einfluss auf Unternehmenskultur und Geschäftsergebnisse haben. Diese Prognosen, die sich beispielsweise auf Umsatz- und Leistungseinbrüche sowie Kündigungen beziehen können, bilden die Grundlage für Präventivmaßnahmen, damit es erst gar nicht zu solch einschneidenden Veränderungen kommen kann.

Fazit

Auch in Zeiten, in denen zwischenmenschlicher Kontakt erschwert wird, müssen Unternehmen wissen, wie es ihrer Belegschaft geht. Mehr denn je ist es wichtig, eine Verbindung und ein Zugehörigkeitsgefühl aufzubauen. Kurze und bündige „Pulschecks“ erlauben einen tiefgehenden, direkten Einblick in die aktuelle Stimmung und ermöglichen zeitnahe Auswertung und schnelles Handeln mithilfe von KI-basierter Technologie.

Quelle: Glint