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Recruiting mit Plan(stellen): Wissen, was man sucht

Nichts erschwert der Personalabteilung die Suche nach neuen Mitarbeitern so wie unvollständige Informationen. Recruiter müssen wissen, welche Softskills und Fachkompetenzen ein Kandidat für eine Stelle mitbringen muss. Ansonsten bleibt der Rekrutierungsprozess ein Ratespiel. Die Folgen: Bewerbungen matchen nicht mit Anforderungsprofilen und die Fachbereichsleiter ärgern sich über unpassende Kandidatenvorschläge.

Das kann sich kein Unternehmen leisten. Personalplanung mit Planstellen sorgt dafür, dass das Recruiting von Anfang an in die richtige Richtung läuft.

Was sind Planstellen?

Vereinfacht gesagt, sind Planstellen der Link zwischen Geschäftsstrategie und Recruiting.

Innerhalb der Geschäftsjahresplanung legt die Geschäftsführung Ziele fest. Diese werden auf die Unternehmensbereiche und Fachabteilungen „heruntergebrochen“. Zur Realisierung der Umsatzwachstumsziele werden flankierend Mitarbeiter benötigt.

Bereichs- und Abteilungsleiter verhandeln mit der Geschäftsführung, wie viele neue Mitarbeiter sie benötigen, damit sie ihre Ziele erreichen können. Planstellen sind die neuen Mitarbeiterstellen, die von der Geschäftsführung genehmigt wurden. Nach diesen verabschiedeten Mitarbeiterstellen rekrutiert die Personalabteilung.

Worin besteht der Unterschied zur Stellenbesetzung ohne Planstellen?

Vorteile von Recruiting nach Plan(stellen)

Der Stellenbesetzungsprozess läuft mit Planstellen übersichtlicher und klarer. Planstellen sorgen für Standards im Recruiting:

  1. Planstellen werden einmal im Jahr zu Jahresbeginn verabschiedet. Außerplanmäßige unterjährige zusätzliche Planstellen bilden die Ausnahme. Die Personalabteilung kann den Recruitingbedarf für das kommende Geschäftsjahr somit einschätzen.
  2. Jede Planstelle ist mit einem Kompetenzprofil verknüpft, das beschreibt, welche Skills und Qualifikationen die Stelle erfordert. Das heißt für den Recruiter: Der Anforderungsrahmen der Fachabteilungen ist klar vorgegeben. Abstimmungen fallen leichter, weil höchstens noch Details zur konkreten Stellenausschreibung geklärt werden müssen.
  3. Klare Anforderungen in den Kompetenzprofilen sind die Voraussetzung für Stellenausschreibungen, mit denen die richtigen Kandidaten angesprochen werden.
  4. Der Recruiter hat weniger unpassende Bewerbungen zur Prüfung und spart dadurch Zeit beim Sichten der Bewerberunterlagen.

Planstellen sorgen, wie der Name schon sagt, für bessere Planbarkeit und Klarheit bei der Stellenbesetzung. Das vermeidet bei allen Beteiligten Missverständnisse, zum Beispiel bei der Frage: „Wie viele Stellen habe ich für dieses Jahr noch offen?“.

Wie Sie Planstellen in Ihrem Unternehmen einführen

Für die Personalarbeit mit Planstellen benötigen Sie zwei Dinge: einen klar definierten Stellenkatalog und Kompetenzprofile für jede Stelle.

Der Stellenkatalog bildet alle im Unternehmen vorhandenen Positionen ab. Stimmen Sie sich dazu mit den Führungskräften ab und definieren Sie alle notwendigen Stellen nach dem Prinzip: so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Widerstehen Sie der Versuchung, eine Vielzahl an Stellen zu schaffen, ansonsten wird der Stellenkatalog unübersichtlich.

Da Planstellen vor allem der Kategorisierung zu besetzender Stellen dienen, sind die Feinheiten in der Funktionsbezeichnung hier nachrangig. Die Details zur konkreten Stelle liefern Sie dann in der jeweiligen Stellenausschreibung. Das heißt, eine generische Stellenbezeichnung wie „Marketing-Manager“ reicht völlig aus, Sie müssen nicht zwischen Social-Media-Manager, Online-Marketing-Manager oder PR-Referent unterscheiden.

Nötige Kompetenzen erfassen

Im zweiten Schritt erarbeiten Sie gemeinsam mit den Führungskräften die notwendigen Skills und Qualifikationen für die Stellen in Kompetenzprofilen. Diese legen Sie standardisiert in Ihrer HR-Software an. Dazu erfassen Sie je Stelle die Soll-Kompetenzen und die erforderliche Ausprägung. Als Faustregel gilt: bis zu zehn Kompetenzen sind erlaubt, sonst nimmt die Wunschliste überhand.

Für einen Marketing-Manager kann das Kompetenzprofil Soll-Skills wie Kommunikationsstärke, Konfliktfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise umfassen. Eine Kompetenzbeschreibung definieren Sie gemeinsam mit den Führungskräften. Wichtig: Halten Sie die Ergebnisse Ihrer Abstimmungen fest und gleichen Sie diese mit dem Fachbereich ab. Das ist zeitaufwändig, sorgt jedoch dafür, dass es keine Missverständnisse gibt.

Am Ende machen Sie die Probe aufs Exempel: Können alle Mitarbeiter einer Stelle zugeordnet werden, wissen Sie, dass keine Lücken existieren.

Stelle besetzt – und jetzt?

Planstellen helfen nicht nur beim Recruiting. Der Stellenkatalog liefert Ihnen außerdem einen Rahmen für die Mitarbeiterentwicklung. Im Mitarbeiterjahresgespräch wird das Profil des Mitarbeiters mit dem Kompetenzprofil für die Stelle abgeglichen. Bei Abweichungen besteht Entwicklungsbedarf und es kann gezielt fortgebildet werden.

Das kann mit Schulungen und On-the-job-Trainings unterstützt werden. Starken Mitarbeitern liefern Sie so eine interessante Entwicklungsmöglichkeit und somit einen überzeugenden Grund, Ihnen möglichst lange die Treue zu halten.

Ob es darum geht, im Mitarbeiterjahresgespräch Entwicklungsziele zu vereinbaren, Fortbildungen anzubieten oder vielversprechende Potenzialträger auf eine Führungsfunktion vorzubereiten: Planstellen und Stellenprofile sind die Basis für strategische Personalmaßnahmen.

Daten sind das A und O

Zudem bildet der Stellenkatalog die Basis für Ihr Reporting. Die Voraussetzung: Sie pflegen Stellenkatalog, Kompetenzprofile und Planstellen in Ihrer HR-Software. Auf dieser Basis können Sie standardisierte Auswertungen zur Personalsituation in der Software anlegen und jederzeit durchführen.

So können Sie sich beispielsweise anzeigen lassen, welche Planstellen bereits besetzt und welche Positionen noch offen sind. Sie können schnell auf die Situation reagieren und Ihre Recruiting-Maßnahmen anpassen.

Damit das alles klappt, sollten Sie eines sicherstellen: Ihre Personaldaten müssen aktuell sein. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter der Personalabteilung wissen, wie sie Daten in Ihrer HR-Software pflegen. Stellen Sie sicher, dass der Stellenkatalog und dazugehörige Kompetenzprofile hinterlegt sind.

Dann läuft‘s bei der Stellenbesetzung ganz nach Plan.

Autorin: Melanie Gauland, Abteilungsleiterin Personal bei Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

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