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Willkommen in der Selbstbedienungs-HR

Über digitale Mitarbeiterportale binden Personalabteilungen die ganze Belegschaft bei der Personalverwaltung ein und sparen Zeit und Aufwand. Selbstbedienung in der Personalarbeit – was soll das sein? Jeder nimmt sich, was er will, ohne Beschränkung und ohne Kontrolle? Holt sich seine Personalakte selbst aus dem Schrank, und womöglich die des Kollegen mit dazu? Die Mitarbeiter der Personalabteilung legen die Füße hoch und machen keinen Finger krumm? Und das, obwohl sie in der neuen Arbeitswelt Dienstleister fürs ganze Unternehmen sein sollen!

Self-Service-Portal: Hilfe zur Selbsthilfe

So ist das natürlich nicht gemeint. „Selbstbedienung“ kommt in diesem Fall vom angelsächsischen „Self-Service“. Im Kontext von HR bedeutet das: Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten Infos und Dokumente digital anstatt in der Personalabteilung. Personalprozesse laufen (teil-)automatisiert, beispielsweise die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung.

Die Folge: kurze Wartezeiten und kaum noch Handarbeit bei der Verwaltung. Dadurch wird die Selbstbedienung zur Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Möglich machen das sogenannte Mitarbeiterportale. Die etwas sperrige Bezeichnung ESS/MSS-Portal, die sich im deutschen Sprachraum eingebürgert hat, steht für „Employee-Self-Service“ beziehungsweise „Manager-Self-Service“.

Kontaktdaten sofort parat

Es klingt simpel, spart aber viel Zeit: Im ESS/MSS-Portal sehen die Mitarbeiter die Kontaktdaten und Zuständigkeiten von Kollegen. Sie müssen nicht lange in der Telefonliste – die möglicherweise veraltet ist – nach der Durchwahl suchen. Sie wissen außerdem mit einem Blick, ob die betreffende Person tatsächlich der richtige Ansprechpartner ist, und wer sie bei Abwesenheit vertritt. Wird das Self-Service-Portal auf diesem Level genutzt, hat es viel mit einem Firmen-Intranet gemein. Gerade in kleineren Unternehmen, die kein Intranet haben, ersetzt das Portal diese Funktion. Mitarbeiter holen sich die nötigen Infos selbstständig und müssen dafür nicht in der Personalabteilung oder bei Kollegen nachfragen.

Dokumente digital versenden

Über ein Personal-Portal versenden Mitarbeiter der HR-Abteilung Dokumente und Informationen schnell und sicher. Fragt beispielsweise ein Kollege die Abschrift des Mitarbeiterjahresgesprächs vom Vorjahr an, kann der Bearbeiter sie mit wenigen Klicks in der digitalen Personalakte finden und über das Portal bereitstellen. Das gleiche gilt bei Anfragen von Führungskräften, sei es nach bestimmten Dokumenten oder Auswertungen zur Personalsituation.

Dabei hat die Personalabteilung volle Kontrolle darüber, wem sie Zugriff auf Unterlagen und Informationen gibt. In der Regel erscheint vor dem Versand eines Dokuments ein Kontrolldialog, der den Bearbeiter auffordert, den Empfänger zu überprüfen. Das dient als Schutz vor Flüchtigkeitsfehlern.

Urlaubsantrag digital und ohne Papierstau

Damit werden Sie Ihre Mitarbeiter begeistern: Über ein ESS/MSS-Portal können Abwesenheitsanträge digital erledigt werden. Warum das so toll ist?

  1. Ihre Mitarbeiter beantragen den Urlaub, wann und wo sie wollen. Sei es von der Wohnzimmercouch, wo sie die Reise zusammen mit dem Partner planen, oder im Restaurant, wo sie Pläne mit Freunden schmieden. Sie loggen sich über einen Browser ins Portal ein und sehen im Bereich für die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, ob jemand im Team zur gleichen Zeit abwesend ist. Den Antrag schicken sie direkt im Portal an den Vorgesetzten.
  2. Führungskräfte sehen sofort, ob es bei einem Urlaubsantrag Überschneidungen mit anderen Kollegen gibt. Wenn keine Konflikte bestehen, bestätigen sie den Antrag online.
  3. Der Arbeitsaufwand für die Personalabteilung ist gleich null: Die Software übernimmt die genehmigten Abwesenheiten automatisch. Ist das Programm mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verzahnt, sind die Fehlzeiten in der Entgeltabrechnung gleich mit verbucht.

Krankmeldung per App

Wenn es einen Mitarbeiter mit einer Krankheit so richtig erwischt hat, will er nur eines: im Bett liegen bleiben. Das Letzte, worum er sich kümmern möchte, ist Bürokratie. Doch die kennt selbst bei der schlimmsten Grippewelle kein Erbarmen: Die berüchtigte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) muss spätestens am dritten Tag in der Personalabteilung vorliegen. Also doch fiebrig zur Tür hinaus und ins Auto quälen, nur um den gelben Zettel zur Post oder sogar bis zur Arbeitsstätte zu bringen?

Das ist gottseidank nicht mehr nötig. Denn die Personalabteilung braucht die AU-Bescheinigung nicht im Original. Über ein Mitarbeiterportal sendet sie der Mitarbeiter digital an den Arbeitgeber. So funktioniert’s:

  1. AU mit dem Kamera-Tool des Smartphone abfotografieren
  2. App zum Versenden von Personalbelegen öffnen
  3. Datei auswählen und direkt an die digitale Personalakte schicken

Der Personalsachbearbeiter bekommt im Portal eine Nachricht, dass ein Dokument eingegangen ist. Er prüft die AU und legt sie in der digitalen Personalakte ab – fertig.

Lohndokumente digital zustellen

Die Entgeltabrechnung kann ebenfalls komplett elektronisch ablaufen – bis hin zum Versand der Lohn- und Gehaltsunterlagen. Die kann die Personalabteilung digital über das ESS/MSS-Portal zur Verfügung stellen. Damit spart sie sich das Drucken, Kuvertieren und Versenden von Papierdokumenten – also Zeit und bares Geld.

Der Vorteil für die Mitarbeiter: Sie haben über das Portal jederzeit Zugriff auf ihre Abrechnungen – auch rückwirkend. Das ist beispielsweise beim Kreditgespräch mit der Bank oder bei einer Wohnungsbesichtigung extrem praktisch.

Mitarbeiterportal: So funktioniert’s

Eines vorweg: Um Datenschutz und -sicherheit müssen Sie sich bei einem professionellen Portal-Anbieter keine Sorgen machen. Diese hosten die Anwendung und alle zugehörigen Daten in Rechenzentren, in denen Sicherheits- und Schutzvorkehrungen den höchsten Standards entsprechen. Das gilt insbesondere, wenn der Standort in Deutschland ist.

Sie und Ihre Mitarbeiter greifen per Browser auf das Portal zu. Damit sind Sie komplett unabhängig von Zeit und Ort. Besonders praktisch ist das für Unternehmen mit verschiedenen Standorten, Filialen oder Einsatzorten, wie Bauunternehmen oder Einzelhandelsketten. Mitarbeiter, die viel auf Reisen sind, wie Berater oder Vertriebsexperten, haben so ebenfalls jederzeit Zugang zu den verschiedenen Personalprozessen.

Die Daten, die dabei hin und her geschickt werden, sind in einem Mitarbeiterportal mehrfach verschlüsselt und damit bestmöglich geschützt. Eine herkömmliche E-Mail mit Dokumentenanhang birgt dagegen viel mehr Sicherheitsrisiken.

Viel Spaß mit der Self-Service-HR!

Fazit: Mit einem Mitarbeiterportal machen Sie allen Beteiligten das Arbeitsleben leichter. Sie drehen an vermeintlich kleinen Stellschrauben, was Ihre Personalabteilung jedoch spürbar entlastet. Ihre Mitarbeiter werden die kürzeren Wartezeiten und komfortablen HR-Prozesse schätzen. Nicht zuletzt geben Sie Ihrer Personalarbeit damit ein absolut modernes Image. Viel Spaß und viel Erfolg!

Autor: Christian Ruhland, Abteilungsleiter Produktmanagement Personalmanagement bei Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

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