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Was Unternehmen tun können, damit das Arbeiten im Homeoffice sicher und effizient ist

Momentan können sich alle Mitarbeiter glücklich schätzen, die flexibel von zu Hause arbeiten können. Nicht alle Unternehmen haben hier bereits klare Richtlinien, müssen jetzt aber dringend darüber nachdenken. Was können Unternehmen also tun, um das Arbeiten von zu Hause sicher und effizient zu gestalten?

„In der derzeitigen Lage wird es wichtiger denn je, von zu Hause arbeiten zu können“, sagt Jens Bothe, Sicherheitsexperte und Director Global Consulting bei der OTRS AG. „Hier sind einige Sicherheitsmaßnahmen notwendig, die von Mitarbeitern und Unternehmen aber relativ schnell und einfach umgesetzt werden können.“

Überblick über IT-Equipment – aktuelle Software

Was die IT-Sicherheit angeht, so ist es für Homeoffice-Arbeiter wichtiger denn je, mit dem richtigen Equipment ausgestattet zu sein, das vom Unternehmen unterstützt wird. Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmen und deren Mitarbeiter noch mit alter Software arbeiten, die nicht mehr dem neusten Stand der Technik entspricht. Damit gehen Unternehmen das Risiko ein, gegen die aktuelle Datenschutzgrundverordnung zu verstoßen und gegebenenfalls hohe Strafen zahlen zu müssen. Deshalb ist es immer empfehlenswert, auf die aktuellste Software-Version zu aktualisieren.

Arbeiten in der Cloud macht Zugriff einfach, aber die Sicherheit sollte höchste Priorität haben

Wenn die Systeme, auf die zugegriffen werden muss, in der Cloud betrieben werden, können alle Mitarbeiter bequem darauf zugreifen - egal, ob sie im Büro, von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Das klingt erst einmal bequem. Es lohnt sich allerdings, einen genauen Blick auf den Cloud-Provider zu werfen, um sicher zu gehen, dass alle Daten gemäß der DS-GVO verarbeitet werden. Unternehmen sollten unter anderem darauf achten, dass Compliance-Zertifizierungen vorliegen. Sie sollten sich außerdem anschauen, wie die Daten beim Austausch verschlüsselt werden, welche Back-up-Verfahren es gibt und wo sich die Datencenter befinden.

Bring your own Device

Bring your own Device ist nach wie vor ein wichtiges Thema, das für die Arbeit von zu Hause geregelt sein sollte. Wenn Mitarbeiter kein Firmenhandy haben, dürfen sie dann im Homeoffice mit ihren privaten Geräten beruflich telefonieren oder kommunizieren? Das liegt in der Entscheidung des Unternehmens. Dabei sollte aber immer auch der Datenschutz gewährleistet sein. So sollten also Verschlüsselung, Passwortschutz und Virenscanner auch auf privaten Geräten installiert sein. Die WLAN-Verbindung sollte auch in den eigenen Räumen immer geschützt sein. Dass sensible Daten nicht lokal gespeichert werden, muss eine Selbstverständlichkeit sein. Ebenso wie in den Büroräumen gilt, dass der Rechner auch im eigenen Heim immer gesperrt werden sollte, sobald sich der Anwender davon entfernt. Falls mehrere Anwender Zugriff auf ein Gerät haben, müssen die Zugänge mit unterschiedlichen Passwörtern geschützt sein.

Digitale Kollaborations-Tools helfen dabei, die Kommunikation zu erhalten

Beim Arbeiten von zu Hause oder unterwegs können sich Mitarbeiter nicht mal eben zwischendrin persönlich austauschen. Deshalb ist es wichtig, die Kommunikation im Fluss zu halten. Digitale Kollaborations-Tools helfen Mitarbeitern dabei, auch virtuell in Teams zusammen zu arbeiten und immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Aber auch die Wahl des Kommunikationskanals spielt eine Rolle: Mittlerweile kommunizieren Kollegen per E-Mail, Telefon, WhatsApp, SMS, Skype und weiteren Kommunikationsmitteln. Aber auch das sollte durchdacht sein, um in der Nachrichtenflut nicht den Überblick zu verlieren. Die Flut der E-Mails kann auch schnell verwirrend sein.

Quelle: OTRS AG

(Foto: AdobeStock/deagreez)

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