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Personalplanung goes digital

Personalplanung digital? Für viele kleine und mittlere Betriebe ist das nicht selbstverständlich. Dabei verlangsamen analoge Prozesse gerade bei Betrieben mit mehreren Standorten die Abläufe und mindern letztendlich die Konkurrenzfähigkeit. Das Projekt _Gemeinsam digital hat einer Bäckerei bei der Digitalisierung des Personalbereiches geholfen.

Nach wie vor erledigen viele kleine und mittlere Unternehmen ihre Personalplanung händisch und auf Papier. Auch die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfassen sie zunächst analog. Spontane Änderungen und die Dokumentation und Lohnabrechnung verursachen dabei viel Aufwand. Vom Eintragen, Übertragen, Scannen, Drucken über das Verschicken gehen die Mitarbeitenden täglich viele Wege bevor eigentlich einfache Prozesse abgeschlossen sind. Zeitnahe Kommunikation und Transparenz bleiben dabei oftmals auf der Strecke.

Auch der Geschäftsführer der Bäckerei Wahn im Spreewald und sein Personal in der Zentrale und den Filialen hatten diese Probleme. Für die analoge Personalplanung und die Lohnabrechnung benötigte das Unternehmen jeweils mehrere Arbeitstage pro Woche. Die Mitarbeitenden führten eigene Listen mit ihren Arbeitszeiten und schickten diese in die Zentrale, wo sie manuell übertragen wurden. Die handschriftlichen Personalpläne wurden abgetippt, ausgedruckt und per Hauspost an die Filialen geschickt. Kurzfristige Änderungen wurden telefonisch übermittelt und in den Filialen wiederum händisch in den ausgedruckten Plänen vermerkt.

     „Die Komplexität der Personalplanung stellt uns täglich vor neue Herausforderungen. Die Unterstützung hat uns geholfen, geeignete digitale Lösungen für das Unternehmen und für die Mitarbeiter zu identifizieren.“

    – Philipp Fumfahr, Geschäftsführer -

Mit einer neuen cloud-basierten Software-Lösung können nun alle Mitarbeitenden der Bäckerei auf für sie relevante Bereiche zugreifen. Standortunabhängig können sie Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten eintragen und den agilen Personalplan einsehen. Abrechnungen erstellt das System automatisch, es berücksichtigt vertraglich festgelegte Wochenarbeitsstunden bei der Schichtverteilung und zeigt verfügbares Personal bei krankheitsbedingen Ausfällen an. Die Lösung macht die Prozesse transparenter, reduziert die Arbeitsschritte und den Papierverbrauch.

Unternehmen sollten vor der Auswahl einer Anwendung oder Software klar herausarbeiten, welche Anforderungen sie und das Personal an das neue System stellen. Es lohnt sich, Mitarbeitende bereits im den Findungsprozess einzubinden. Je mehr Mitarbeiter für den veränderten Ablauf sensibilisiert sind, desto erfolgreicher wird die Softwareeinführung.

Hier finden Sie weitere Best-Practice-Beispiele als Anregung:

gemeinsam-digital.de/projekte und gemeinsam-digital.de/materialien

Was ist _Gemeinsam digital, das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Berlin?

gemeinsam-digital.de/ueber-uns

Autorin: Marie Landsberg, Referentin, Mittelstand 4.0 - Kompetenzzentrum Berlin

(Foto: Unsplash, Wesual Click)

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