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Wie der digitale Wandel den HR-Bereich herausfordert

Wo stehen Unternehmen bei der Digitalisierung ihres HR-Bereichs? Ist es vielen Personalabteilungen bereits gelungen, administrative Prozesse zu automatisieren und so den Verwaltungsaufwand deutlich zu senken? Vor welchen aktuellen Herausforderungen haben HR-Führungskräfte den größten Respekt? Etwa fünfzig Personalmanager haben sich am 4. April in München zu diesen und weiteren Fragen ausgetauscht: beim ersten forpeople day der forcont business technology gmbh. Bei verschiedenen Vorträgen und einer Podiumsdiskussion haben sich folgende vier Schlüsselerkenntnisse herauskristallisiert.

 

1. Erkenntnis: Prozessautomatisierung birgt enormes Potenzial, um Zeit zu gewinnen

Tiefgreifende Veränderungen der Arbeitswelt haben eine Fülle von neuen Herausforderungen für den HR-Bereich hervorgebracht. So ist es etwa in den letzten Jahren immer anspruchsvoller geworden, geeignete Mitarbeiter zu finden, zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden. Darüber hinaus steckt die Wirtschaft mitten in der digitalen Transformation. Die Fragen der forpeople day-Teilnehmer haben gezeigt, dass der digitale Wandel des HR-Bereichs vielerorts noch am Anfang steht. Personalmanager empfinden die Digitalisierung oft als Angst einflößendes Mammutprojekt. Gleichzeitig ist ihnen bewusst, dass sie die Aufgabe jetzt angehen müssen. Angesichts dieser Stimmung machten die Vorträge von Ines Zacher, Abteilungsleiterin bei der GEMA, Rechtsanwältin Dr. Nina Springer und mehrerer Experten von forcont Mut. Neben den Hürden der Digitalisierung für den HR-Bereich zeigten sie eindrücklich deren Chancen auf.

Die HR-Abteilung muss wie kein anderer Bereich tagtäglich einen Berg an administrativen Aufgaben abarbeiten. Wer diese Prozesse sinnvoll automatisiert, kann viel Zeit sparen. „In den meisten Unternehmen fließen 74 Prozent[1] der zeitlichen und finanziellen Ressourcen in die Dateneingabe, die Prozesskoordination und die Arbeit an Dokumenten und Prozessen“, sagte Dr. Springer. „Durchschnittlich 15 Prozent[2] der Arbeitszeit gehen in Unternehmen allein für das Suchen von Dokumenten verloren.“ Diese Zeit fehlt, um sich mit Themen wie neue Arbeits- und Führungsmodelle, War for Talents, innovative Qualifizierungsmethoden etc. angemessen zu beschäftigen.

Vielen Teilnehmern war bislang nicht bewusst, welches Potenzial zum Zeitgewinn beispielsweise eine digitale Personalakte birgt. Sie hatten sich darunter ein Tool vorgestellt, das Mitarbeiterdaten und -dokumente elektronisch verfügbar macht – mehr nicht. Die wichtige Erkenntnis: Eine digitale HRM-Lösung ist nicht einfach ein Aktenschrank 2.0, sondern kann nahezu alle administrativen Personalprozesse durch Automatisierung standardisieren, vereinfachen und beschleunigen. So lassen sich etwa Dokumente mit wenigen Klicks erstellen, bearbeiten, per E-Mail verteilen und an der richtigen Stelle im System ablegen. Personalsachbearbeiter können über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg Dokumente effizient managen: von der Bewerbung über Einstellung, Onboarding, Weiterbildung etc. bis hin zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Tools wie ein Employee Self Service (ESS) erlauben es zudem den Mitarbeitern, eigenständig Routineanfragen an die Personalabteilung zu tätigen – auch mobil per Tablet oder Smartphone. Kurz gesagt: Über das bloße Digitalisieren von Papierakten hinaus lautet das Ziel, Systeme und Prozesse effizienter und vor allem zukunftsfähig zu gestalten.

 

2. Erkenntnis: Alle Stakeholder sind von Anfang an ins Projekt einzubinden

Worauf Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Personalakte achten sollten, erläuterte Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und Vergütung, aus Sicht der GEMA. Die Verwertungsgesellschaft hatte sich zum Ziel gesetzt, sämtliche Personaldokumente standortübergreifend zu digitalisieren und eine elektronische Aktenstruktur einzuführen – von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge und Mitarbeitergesprächsprotokolle bis hin zum Schriftverkehr. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für dieses Projekt war die frühzeitige Einbindung der diversen Interessensgruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

„Bei der Auswahl des Scandienstleisters war unser Datenschutzbeauftragter maßgeblich involviert“, erläuterte Zacher. „Während wir gemeinsam mit unserem IT-Einkaufsteam nach einem geeigneten Softwareanbieter für die Aktenlösung suchten, haben wir den Betriebsrat stets auf dem Laufenden gehalten. Nicht zuletzt haben wir auf der Betriebsversammlung die Mitarbeiter informiert, dass wir die Einführung einer digitalen Personalakte planen.“ Alle Stakeholder zu identifizieren und zu koordinieren, ist gewiss eine anspruchsvolle Aufgabe für den Leiter des Digitalisierungsprojekts. Gleichzeitig zeigt das Beispiel der GEMA: Mitarbeiterakten zu digitalisieren und Personalprozesse zu automatisieren, ist kein Vorhaben, das ein HR-Manager allein stemmen muss. Vielmehr bringen die verschiedenen Beteiligten neben ihren jeweiligen Ansprüchen auch ihr Know-how mit ein.

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3. Erkenntnis: Eine digitale Lösung kann den Datenschutz verbessern

Im Kontext der Digitalisierung und der neuen EU-DSGVO ist Datenschutz ein weiteres Thema, das Personalverantwortliche besonders umtreibt. Entsprechend groß war die Resonanz auf den Vortrag von Dr. Nina Springer, Partnerin bei der Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland. Die Fachanwältin für Arbeitsrecht erklärte: „Unternehmen sollten anlässlich der Einführung der digitalen Personalakte eine Bestandsaufnahme machen und – den Grundsatz der Datensparsamkeit beachtend – ihre Personalakten kritisch daraufhin überprüfen, welche Dokumente vernichtet werden müssen oder gar nicht erst in eine Personalakte hätten Eingang finden dürfen.“ Letzteres betrifft beispielsweise Gehalts- oder Prämienlisten, die die Namen von mehreren Mitarbeitern beinhalten. Wenn Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren wollen, sollten sie diese also zunächst bereinigen. Es gilt zu definieren, welche Dokumente aktuell und zukünftig in der Personalakte vorhanden sein müssen und dürfen, und sicherzustellen, dass das Handling von Personaldokumenten persönlichkeitsrechts- und datenschutzkonform erfolgt. Auch während dieser Vorbereitung selbst sind der Schutz und die Sicherheit der Daten jederzeit zu gewährleisten.

Um papierbasierte in digitale Personalakten zu überführen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Zunächst sind die Papiere nach Dokumententyp zu kategorisieren. Für alle Arten von Urkunden – Dokumente, die in Schriftform vorliegen müssen, um in einem Gerichtsverfahren als Beweismittel anerkannt zu werden, wie beispielsweise eine arbeitsrechtliche Kündigung – sollte eine rechtliche Risiko-Analyse klären, welche Dokumenttypen weiterhin in Papierform aufzubewahren sind und welche nicht. Die als irrelevant eingestuften Urkunden muss das Unternehmen sicher vernichten.

In der digitalen Personalakte regelt ein Rollen- und Rechtesystem den Zugriff, sodass nur befugte Personen Mitarbeiterdaten und -dokumente einsehen können. Somit ist die Einführung einer digitalen Aktenlösung häufig eine Gelegenheit, den Umgang mit Personalakten auf Datenschutzkonformität zu überprüfen und bestehende Mängel zu beseitigen.

 

4. Erkenntnis: KI & Co. können noch warten

Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI) sind in aller Munde. Es wird etwa diskutiert, wie sich HR-Prozesse durch Robotic Process Automation (RPA) unterstützen lassen und wie KI-Tools beim Recruiting helfen können. Der forpeople day zeigte jedoch, dass die meisten Personalabteilungen noch mit anderen Baustellen beschäftigt sind. Thomas Fahrig, Vertriebsgeschäftsführer bei forcont und Moderator der Veranstaltung, formulierte es so: „Unternehmen sollten nicht den zweiten Schritt vor dem ersten gehen. Zunächst gilt es, sinnvolle, effiziente Prozesse zu definieren und diese mit digitalen Lösungen zu automatisieren. Damit ist der erste Schritt der Digitalisierung getan. Erst dann ist es an der Zeit, zu überlegen, wo der HR-Bereich neuartige, KI-basierte Tools nutzbringend einsetzen kann.“ Marius Hutzl, Mitarbeiter der Abteilung Personal (im Grundsatzbereich) und u.a. zuständig für das Projekt "digitale Personalakte" beim Debeka Krankenversicherungsverein a. G., pflichtete dem bei: „Die weitere Digitalisierung der Personalarbeit ist bei uns im Moment ein sehr wichtiges Vorhaben. Die höchste Priorität liegt aktuell darauf, eine digitale Personalakte einzuführen. Wir versprechen uns davon effizientere Prozesse und eine höhere Zufriedenheit: sowohl für die Personalsachbearbeiter, die ihre Aufgaben einfacher und schneller erledigen können, als auch für die Mitarbeiter, denen wir so einen besseren Service bieten.“

Quelle: Christine Balonier, freie Redakteurin für die forcont business technology gmbh, www.forcont.de



[1] Personalwirtschaft, Ausgabe 12/2013, Special „Digitale Personalakte“, S. 30ff.

[2] Ebd.

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